Redundáns adatbevitel vs. integrált rendszer: mennyi időt és pénzt takaríthat meg a céged havonta?

A legtöbb vállalatnál ma már természetes, hogy az adatokkal való munka a napi működés szerves része. Megrendelések, számlák, készletmozgások, ügyféladatok – ezek mind digitálisan rögzítésre kerülnek, de sokszor párhuzamos rendszerekben, különálló táblázatokban, részben kézzel, részben automatizáltan. 
Az így kialakuló redundancia – azaz az adatok többszöri, különböző helyeken történő bevitele – nemcsak időigényes, hanem rendkívül kockázatos is. Egy hiba a rendelésnél végiggyűrűzhet a számlázásig, és akár egy teljes üzleti folyamatot is megzavarhat. Az integrált rendszerek, mint a BMD megoldásai, pontosan ezeket a problémákat hivatottak kiküszöbölni. De vajon mennyi időt és pénzt takaríthat meg egy cég ezzel havonta? Nézzük meg közelebbről.

Az ismételt adatbevitel láthatatlan költségei

Sok szervezetben előfordul, hogy ugyanazt az adatot több különböző rendszerben is rögzítik. Egy megrendelés adatait először beírják egy Excel-táblába, majd továbbítják e-mailben, utána bekerül egy számlázóprogramba, végül pedig felviszik egy készletnyilvántartó rendszerbe is. Ez a módszer nemcsak felesleges időt vesz el, de növeli a hibalehetőségek számát is.

Egy elgépelés, egy elmaradt frissítés vagy egy elfelejtett módosítás következménye lehet egy téves szállítás, hibás számla vagy éppen készlethiány. Ezeknek az aprónak tűnő hibáknak havonta több munkaórányi többletterhelés és akár több tízezer forintos pluszköltség is lehet az eredménye – nem beszélve az ügyfelek bizalmának megingásáról. A BMD integrált rendszere pontosan ezt a fajta adatduplikációt szünteti meg, mivel egy közös adatbázisban, egységes logika mentén kezeli az összes adatot.

Automatizált folyamatok, egységes adatállomány

Az integrált rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy a különböző részlegek – mint a beszerzés, értékesítés, raktár, pénzügy – ugyanazzal az adatállománnyal dolgoznak. 

Egyetlen adatbevitel után az információ automatikusan elérhetővé válik minden érintett modulban. Például egy új megrendelés rögzítésekor a rendszer automatikusan frissíti a készletadatokat, előkészíti a számlázást, és rögzíti a várható teljesítési határidőt is.

Ezzel nemcsak az adminisztrációs idő csökken, hanem a vállalaton belüli kommunikáció is egyszerűsödik. Nincs szükség külön egyeztetésekre vagy adatellenőrzésekre – minden információ pontosan ott és akkor áll rendelkezésre, ahol arra szükség van.

Időmegtakarítás

Egy közepes méretű vállalatnál, ahol napi szinten több tucat megrendelés, szállítólevél és számla készül, az integrált rendszer bevezetésével akár napi 1-2 munkaóra is megtakarítható egyetlen munkatárs esetében. 

Ha ezt heti és havi szintre vetítjük, könnyen látható, hogy már néhány hét alatt jelentős időnyereség érhető el. Ez az idő nemcsak felszabadul más, értékteremtő feladatokra, hanem csökkenti a dolgozók leterheltségét is. A BMD felhasználói gyakran számolnak be arról, hogy a szoftver bevezetését követően jelentősen visszaesett a hibás számlák száma, javult a belső adatáramlás, és érezhetően csökkent a manuális adminisztráció.

Pénzben mérhető előnyök

Az időmegtakarítás mellett az integrált rendszerrel elkerülhető hibák is jelentős pénzügyi előnyöket jelentenek.
 Egyetlen hibás szállítás vagy téves számla javítása nemcsak időt, hanem konkrét pénzt is visz – különösen, ha az ügyfél kompenzációra jogosult, vagy új szállítás szükséges. Emellett a pontosabb készletkezelés kevesebb felesleges beszerzést, hatékonyabb raktárgazdálkodást és kisebb készlettartási költséget jelent. A BMD szoftver strukturált működése segít abban, hogy a vezetők időben észleljék a felesleges kiadásokat, és optimalizálják a működési folyamatokat. Ez hosszú távon stabilabb pénzügyi eredményeket hozhat, anélkül hogy a működés bonyolultabbá válna.

A digitalizáció nem cél, hanem eszköz

Egyre több vállalat ismeri fel, hogy a digitalizáció nem önmagáért való cél, hanem hatékonyságnövelő eszköz. A redundáns adatbevitel kiiktatásával nemcsak napi szinten könnyebb a munka, hanem a teljes vállalati működés átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá válik. Aki ma még külön rendszerekben dolgozik, és manuálisan egyezteti az adatokat, az nemcsak időt veszít – hanem lehetőségeket is.

Keressen minket, amennyiben felkeltettük az érdeklődését!