Papírmentes iroda, a jövő irodája

2023.03.09 | Általános hírek

A fenntarthatóság követelménye napjainkban egyre nagyobb mértékben gyűrűzik be a vállalatok mindennapjaiba, így az irodai életbe is. A felhasznált papír mennyiségének csökkentése ennek a törekvésnek egyik zászlóshajója lehet, amelyből nem csupán a bolygó, de már rövid távon a cég is számtalan módon profitálhat. A következőkben az irodák papírhasználatának csökkentéséből származó néhány áldásos hatást mutatunk be, megspékelve egy elérhető és gyors megoldással is a megvalósításhoz. Kezdjük is az egyik legfontosabb érvvel!

A „piszkos anyagiak”

A papírmentes irodák egyik hatalmas előnye a költségcsökkenés. Napjainkban az emelkedő alapanyag és kellékanyag árak drasztikusan megemelték a nyomtással kapcsolatos költségeket is, kezdve a festékpatrontól a nyomtatópapíron át egészen az időről-időre felmerülő szervizköltségekig, hiszen Murphy óta tudjuk, hogy „ami el tud romlani, az el is romlik” és ez a törvény mintha az irodai nyomtatókra hatványozottan igaz lenne.

A megtakarított összeg akár jelentős is lehet egy átlagos irodában, ahol az iratkezelés és az ügyintézés nem papír alapon folyik. A digitalizációval (például a könyvelés papírmentessé tételével) akár 50% is megspórolható az irodai fogyóeszközök költségein, nem beszélve a fizikai tárolóeszközökről, bútorokról stb. Ez a kérdés pedig át is vezet minket a következő nagy előnyre.

Kevesebb papír, több hasznos hely

Annak, aki a digitalizáció útjára lép, és papírmentes irodát teremt, nem kell bajlódni az iratok tárolásával sem, vagyis a „fizikai térben” való megőrzéssel. A jogszabályok értelmében bizonyos iratokat és dokumentumokat hosszú évekig meg kell őrizni, így a digitális alapú tárolás jelentős könnyebbség lehet.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot, beleértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és a részletező nyilvántartásokat is legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

A papírmentes irodában a szekrények és polcok többé nem az évekre visszamenőleg megtartott porosodó és nehezen kereshető anyagokkal van tele, sőt, a robosztus bútorok végre akár ki is kerülhetnek a munkahelyről.

Egyszerűbb és biztonságosabb kezelés

A sikeres és modern vállalkozások, intézmények működéséhez elengedhetetlen, hogy az adatok tárolása, elérése és továbbítása gyorsan, megbízhatóan és biztonságosan történjen. Az anyagokat digitális alapon kezelő iroda ebben is jeleskedik.

A BMD elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszere is éppen ezt nyújtja. A visszakeresés a legkülönbözőbb módokon lehetséges, akár kulcsszavakkal vagy a teljes szövegben történő kereséssel. Ugyanazon dokumentum megtalálható bármely adata, pl. dátum, tartalom, partner, projekt alapján.

PR, HR és Branding

A papírmentesség nem csupán hasznos, de a XXI. században kifejezetten trendi, és jól kommunikálható tulajdonsága egy vállalatnak.

Mind a felelős - illetve a felelős viselkedést megkövetelő - megbízók, befektetők, partnerek és beszállítók, mind pedig a meglévő és jövőbeni tudatosabb kollégák nagyra értékelik majd az ilyen „apróságokat”, amely a partnerkapcsolatok építése, valamint a branding és a HR területeken is közvetlen előnyökkel járhat.

Ki ne szeretne manapság egy olyan irodának dolgozni, aki „ad magára” ezen a fontos területen is?

És ahogy mindez elérhető!

A BMD a digitális iratkezelés útján messzemenően támogatja partnereit átfogó szoftveres megoldásokkal. Velünk a beérkező postaküldeményektől a papír nélküli könyvelésig, minden lényeges információ azonnal és gyorsan elérhető, függetlenül attól, hogy ki és mikor archiválta a dokumentumot, amelyet csak egyszer és egy helyen kell lementeni.

A BMD Dokumentumkezelő rendszere az optimális megoldás, ha modernizálni szeretné iratainak tárolását, és el szeretne indulni irodája „papírmentes jövője” felé.