Hatékonyságnövelés a BMD workflow-megoldásaival

2022.02.10 | Általános hírek | Mag. Jürgen Spannring, support osztályvezető BMD Svájc

A workflow-k segítenek abban, hogy alkalmazottai több időt fordíthassanak stratégiai és operatív szempontból fontos feladatokra.

A következő előnyöket kínálják a workflow-k

A papíralapú munka sok cégnél még mindig a mindennapi munka része, viszont a számlák, álláspályázatok, szabadságigénylések vagy egyéb papíralapú dokumentumok feldolgozása nehézkes és sok időt vesz igénybe. Az intelligens munkafolyamatoknak köszönhetően a mindennapi, ismétlődő feladatok esetében a kézi, papíralapú munkavégzés nagy mértékben helyettesíthető a folyamatautomatizálással a. A digitális munkafolyamatok előnyei sokrétűek:

• fokozott átláthatóság,

• hatékonyság,

• idő- és költségmegtakarítás,

• kevesebb ismétlődő feladat,

• alacsonyabb hibaráta az automatizálás révén

• a folyamatok valós idejű elemzése.

Kezdje el üzleti folyamatainak digitális kezelését most, és használja a worfklow-kat a hatékonyság növelésére az egész vállalaton belül.

Gyorsítsa fel számlázási folyamatait

A mobilitás vagy az otthoni munkavégzés korában fontos a rugalmasság és az üzleti folyamatok újragondolása. A folyamatok digitalizálásával, mint pl. a bejövő szállítói számlák elektronikus jóváhagyásával, időt és pénzt takaríthat meg. A számlaellenőrzés és -jóváhagyás gyorsabban elvégezhető, és minden lépés automatikusan jegyzőkönyvezésre kerül. A mobiltelefonos alkalmazás további rugalmasságot jelent, és lehetővé teszi, hogy bárhonnan elérhetővé váljanak a számlaellenőrzéshez kapcsolódó feladatok.

A bejövő számlákát közvetlenül az Outlook bővítményen keresztül, vagy szövegfelismeréssel, OCR- vagy QR-kóddal beolvasott PDF-fájlban is továbbíthatja, és egy vagy több előre meghatározott workflow vezérli, hogy milyen jóváhagyási folyamaton menjen végig az adott dokumentum. Négy szem elv, értékalapú jóváhagyási szintek, illetékességek, felettesek – csak néhány szempont, amelyek alapján a workflow-k vezérelni tudják a számlák ellenőrzési folyamatait.

A bejövő számla ellenőrzési funkciónk teljes körű áttekintést nyújt az összes szállítói számla státuszáról, ami különösen a könyvelők számára jelent kiemelt előnyt.

Digitális szabadságtervezés - papírkáosz nélkül

A felettesek közvetlenül saját felhasználói fiójukban vagy útközben, okostelefonon, a BMD Mobile App segítségével is jóvá hagyhatják a szabadságigényléseket, akár egy- vagy többlépcsős folyamatban is. A szabadságkérelmek automatikusan továbbításra kerülnek a felettesek, vagy az illetékes adminisztrátorok felé. A felelős munkatársa gyorsan és egyszerűen jóváhagyhatják a szabadságolási kérelmeket, és mindenkor teljes betekintést nyerhetnek az munkatársak szabadság- és munkaidőegyenlegébe.

Hatékony munkafolyamatok az ERP-ben

Számos esetben már az ajánlatok kiadásánál szükség van egy jóváhagyási folyamatra, hogy biztosítva legyenek a megfelelő kalkulált értékek. Fontos szempont, hogy a kiajánlott órák, költségkalkulációk megfelelők-e vagy esetleg szükség van korrekcióra? A BMD workflow-k egyedi testre szabhatóságának köszönhetően, akár egy adott projekt felelősei is bevonhatók az engedélyezési folyamatba.

A workflow-k akár a kimenő, vevői számla jóváhagyására is alkalmazhatól. Ebben az esetben is bármikor megjeleníthetők a munkafolyamat státuszai, áttekintést adva arról, hogy mely számlák kerültek már továbbításra az ügyfélnek, és melyek várnak még jóváhagyásra.

A BMD beszerzési moduljában is automatizálhatja a folyamatait a workflow-k segítségével. Az automatikusan generált beszerzési ajánlatok mellett erőforrásokat és költségeket takaríthat meg a raktári rendelések jóváhagyási folyamata révén.

Támogatás a toborzástól az offboardingig

A digitális workflow-k , és ezáltal sztenderdizált folyamatok jelentős előnyt biztosítanak a toborzás területém. Állásinterjúk esetén sokkal egyszerűbbé válik az egyeztetés, az időpontok megszervezése, és elősegíti az információ zökkenőmentes áramlását és a jelöltkeresés általános hatékonyságát. A munkavállaló belépése után a HR osztályt akár egy egyedi workflow is támogathatja. A feladatok rendszerezett feldolgozásával egyetlen lépés sem kerül feledésbe az alkalmazottak belépésekor vagy távozásakor.

A munkatársak oktatásának és továbbképzésének növekvő jelentőségét nem hagyhatja figyelmen kívül egyetlen vállalat sem. A munkatársak által, a BMD HRM rendszerében berögzített képzési igények a workflow-folyamatok segítségével átláthatóan kezelhetők, és jóváhagyhatók.

Változatos felhasználási területek – erőforrás megtakarítás

Legyen szó szerződések jóváhagyásáról vagy kiküldetések engedélyezéséről - számtalan felhasználási terület igazolja a BMD worklfow-k létjogosultságát. A manuálisan elvégzett feladatok időigényét és hibaarányát gyakran alábecsülik, összességében rengeteg értékes időt és költséget takarít meg az automatizált jóváhagyási folyamatokkal.

Ön is szeretné üzleti folyamatait jövőbiztossá tenni? Örömmel mutatjuk be az ezirányú lehetőségeket. További információért kattintson ide!