7 megkerülhetetlen szempont számlázó program választáshoz!

Mi várható el egy valamirevaló számlázó programtól? A kérdés számos aspektusból megközelíthető, és a különböző felhasználási területekhez, célokhoz és módokhoz mérten nagyban változhat a válasz is.  A számlázó program kiválasztása fontos döntés lehet az üzleti siker szempontjából, ezért most bemutatunk 7 fontos szempontot, amelyeket mindenképp érdemes figyelembe venni, mielőtt letesszük a voksunkat valamelyik számlázó szoftver mellett.

Funkciók tárháza versus egyszerűség

Az első dolog, amire figyelni kell a számlázó program kiválasztásakor, az a funkciók kérdése. Ha már megismertük az opciókat, meg kell vizsgálnunk, hogy a számunkra fontos funkciókkal rendelkezik-e az általunk preferált számlázó program. 

A legtöbb számlázó program bizonyos alapfunkciókat biztosít, mint például a számlák e-mailes küldése és nyomtatása, e-számla kiállításának lehetősége, vagy a nyelv kiválasztása. Az ennél speciálisabb funkciókat leginkább a fizetős megoldások biztosítják.

A vállalkozás mérete gyakran determinálja azt, hogy mennyire szükséges a számlázó programnak valóban a funkciók széles tárházával rendelkeznie. Érdemes olyan megoldást választani, ami skálázható, így ha a cégünk növekszik, könnyedén válthatunk a már megszokott platformon belül egy nagyobb csomagra.

Integráció nélkül nem megy!

Az integráció kérdése szintén rendkívül fontos a számlázó program kiválasztása során. Ha vállalkozásodban több különböző szoftveres megoldást is használsz - mint például CRM rendszer vagy online kassza - , akkor érdemes olyan számlázó programot választani, amely képes együttműködni ezekkel a szoftverekkel. Ez megkönnyíti a számlázást és csökkenti az adminisztratív terheket is.

A BMD számlázó és készletkezelő programján belül például minden adat központilag integráltan kerül rögzítésre. Ez biztosítja az egy rendszeren belüli egyszerű adatkezelést. 

A költségek kérdése

Az árak nagymértékben eltérőek lehetnek a különböző számlázó programok között. Néhány számlázó program ingyenes, míg mások esetében havi vagy éves díjat számítanak fel a szolgáltatók.

A cégvezetők számára a költségek csökkentése mindig nagy csáberővel bír, azonban ökölszabályként elmondható, hogy számlázó program esetén sosem az árat, hanem mindig az ár-érték arányt kell nézni, hiszen a szoftver egy kritikus kérdésben, a bevételek és a cash-flow területén támogatja a céget és a számlázási osztályon dolgozó kollégákat, könyvelőket. 

Érdemes a vállalat méretét és árbevételét is figyelembe venni, valamint magát a tevékenységet, a megfelelő szoftver, illetve modul kiválasztásánál.

Minél különlegesebbek a körülmények (pl. külföldre történő idegen nyelvű számlázás, változó  devizák, webáruházzal való összekötés stb.) annál valószínűbb, hogy egy magasabb díjú csomagot kell majd választanunk.

Felhasználói felület, mindenek felett

Az egyszerű és intuitív felhasználói felület kulcsfontosságú a hatékony számlázáshoz. A felhasználói felületnek könnyen használhatónak kell lennie minden olyan személy számára, akinek jogosultsága van a szoftver kezeléséhez.

A jó számlázó program felhasználóbarát felülettel rendelkezik, amely átlátható már a kezdő felhasználó számára is, és melyben a különböző funkciók könnyen elérhetők. A szoftvernek testreszabhatónak kell lennie, hogy a vállalkozás igényeihez és preferenciáihoz a lehető legjobban illeszkedjen.

Fontos szempont például, hogy a szoftver a meglévő számlákat könnyen hozzáférhető helyen tárolja-e, hogy a beállítások logikusan, az átlag felhasználó számára is érthető módon vannak-e elrendezve, és el vannak e látva magyarázó kommentárokkal, vizuális segédletekkel, vagy sem.

Biztonság és adatvédelem

Napjainkban az adatvédelem rendkívül fontos a vállalkozások számára, ez különösen igaz a pénzügyi adatokra. Éppen ezért esszenciális kérdés, hogy a kiválasztott számlázó program biztonságos legyen, és megfeleljen az adatvédelmi szabályozásnak is.

A programnak biztosítania kell az adatok zárt kezelését, az adatvesztés elleni védelmet és a visszaállítás lehetőségét is. Érdemes alaposan megvizsgálni a választott program adatvédelmi politikáját, és meggyőződni arról, hogy megfelelnek-e a helyi törvényeknek.

Rugalmasság és skálázhatóság

Egy cég folyamatosan változik, fejlődik, bővül, vagy adott esetben új területre terjeszkedik, mely változások újfajta tranzakciókat, pénzügyi műveleteket kívánhatnak meg.

A jó számlázó program erre is felkészült. A BMD számlázási és készletkezelő rendszere például rugalmasan testre szabható és teljes mértékben hozzáileszthető a cégek folyamataihoz. Ezt számos paraméter segíti, olyan apró „fogaskerekek”, melyekkel a legkifinomultabb beállítások is elvégezhetők. Alkalmazásai mindig és mindenhonnan elérhetők, legyen szó saját szerverről vagy felhő alapú környezetről.

Támogatás és ügyfélszolgálat

Végül, de nem utolsó sorban, rendkívül fontos szempont a számlázó program használatakor a külső támogatás vagy ügyfélszolgálat.

A jó számlázó programok rendelkeznek részletes dokumentációval és online támogatással is, amely segítséget nyújt a felhasználóknak, amennyiben bárhol elakadnának, vagy hibát észlelnének.

Ha bármilyen probléma vagy kérdés merül fel, fontos, hogy a számlázó program szolgáltatója gyorsan és hatékonyan reagáljon az online ügyfélszolgálaton keresztül.

Összegzés

A megfelelő számlázó program kiválasztása fontos döntés a vállalkozások számára. Ahhoz, hogy a legjobb döntést hozzuk, fontos meghatározni az igényeinket és alaposan megvizsgálni a számlázó programokat is.

A funkciók, a felhasználóbarát felület, az ár, a biztonság és az adatvédelem, az integrációk és a kompatibilitás, valamint a támogatás és ügyfélszolgálat szempontjait figyelembe véve, könnyebben megtalálhatjuk a számunkra legmegfelelőbb számlázó programot.

A BMD megoldása ezeket a szempontokat magában foglalva nyújt teljes körű megoldást a számlázás során. Ha felkeltettük érdeklődésedet, keress minket további infókért!