Wissenswertes zu Warenwirtschaftssystemen: Teil 2

28.09.2020 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Helene Roselstorfer

Im letzten Artikel der Serie zum Thema "Faktura und WWS" ging es um die korrekte Rechnungserstellung. Diesmal widmen wir uns den Vorteilen und Funktionen von Warenwirtschaftssystemen.

Warenwirtschaftssysteme: Vorteile und Funktionen

Mit einem Warenwirtschaftssystem bezeichnet man ein Modell, das Warenströme innerhalb eines unternehmerischen Geschäftsprozesses abbildet. Meist wird der Begriff in Zusammenhang mit Softwarelösungen verwendet, die solche Prozesse optimieren, vereinfachen und effizienter gestalten.

Welche Arbeitsbereiche unterstützt ein Warenwirtschaftssystem?

Um am Markt bestehen zu können, müssen Betriebe zahlreiche Tätigkeiten gleichzeitig und innerhalb kürzester Zeit abwickeln. Inzwischen setzen kontinuierlich mehr Unternehmen dafür ein Warenwirtschaftssystem ein und sichern sich dadurch Wettbewerbsvorteile. War es früher nur den großen Handelsfirmen vorbehalten, Warenwirtschaftssoftware einzusetzen, so greifen aktuell auch viele kleine und mittelständische Unternehmen zu IT-Lösungen für die Warenwirtschaft, um die vielfältigen Vorteile für sich zu nutzen. Mit der BMD Business Software steht Ihnen ein System zur Seite, das Unternehmen unterschiedlicher Größen optimal unterstützt.

Warenwirtschaftsprogramme vereinfachen und automatisieren zahlreiche Aspekte der Lagerhaltung, des Ein- sowie Verkaufs und haben auch Einfluss auf Geschäftsaktivitäten in den Bereichen Disposition und Produktion. Sie erleichtern und optimieren eine Vielzahl an Tätigkeiten und helfen Unternehmen damit nicht nur Zeit, sondern gleichzeitig auch Kapazitäten und Geld zu sparen.

Deshalb sind IT-Lösungen für die Warenwirtschaft und darüber hinaus ein relevanter Erfolgsfaktor für Unternehmen. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen und optimieren unzählige Routineaufgaben von Anwender/innen, Abteilungen und Unternehmensbereichen.

Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?

In der Regel sind IT-Lösungen für die Warenwirtschaft auf einer zentralen Datenbank aufgebaut, die alle relevanten Daten verwaltet. Die Inkonsistenz von Datensätzen ist damit praktisch ausgeschlossen.

Verwaltete Datensätze bestehen in der Regel aus Stammdaten – wie z. B. Daten zu Kunden, Lieferanten, Artikeln oder Stücklisten – und dynamischen Bewegungsdaten. Dazu zählen z. B. Daten zu Angeboten, Aufträgen, Lagerbewegungen, Bestellmengen oder -daten.

Man unterscheidet zwischen geschlossenen, offenen und integrierten Warenwirtschaftslösungen.

In einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle unternehmerischen Kernaufgaben wie Einkauf, Lager, Vertrieb und Produktion über ein einziges System abgewickelt.
Im Vergleich dazu ist bei einer offenen Warenwirtschaftssoftware mindestens eine Funktion über ein anderes System ausgeführt.
Einen großen Vorteil bieten integrierte Warenwirtschaftssysteme, wie z.B. BMD NTCS: Sie wickeln nicht nur alle relevanten Warenwirtschaftsprozesse ab, sondern bieten darüber hinaus auch Verbindungen oder Schnittstellen nach außen – z. B. zu Lieferanten, Banken oder Steuerberatungskanzleien.

Der Betrieb einer Standardsoftware für die Warenwirtschaft erfolgt entweder auf eigenen Rechnern (On-Premise, auch als Inhouse-Lösung bezeichnet), in Service-Rechenzentren oder über eine Cloud-Lösung. Aktuell wird der Trend zur Cloud immer stärker. Bei BMD entscheiden Sie, ob Sie Ihr Warenwirtschaftsprogramm lieber über eine eigene Hardware oder über die flexible BMD Cloud betreiben möchten.

Warum rentiert sich der Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware?

Grundlegende Funktionen eines Warenwirtschaftssystems umfassen die Steuerung von Warenströmen sowie Inventur, Rechnungslegung und Erfassung bzw. Bereitstellung von Kunden- und Artikeldaten.

Neben dem Monitoring der Warenflüsse nimmt die Bereitstellung und Auswertung von relevanten Informationen einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Daten sollen nicht nur so aktuell und präzise wie möglich, sondern jederzeit ortsunabhängig abruf- und auswertbar sein. Übersichtliche und sinnvolle Echtzeit-Statistiken optimieren nicht nur die Lagerhaltung, sondern beispielsweise auch Bestell- oder Verkaufsprozesse und liefern nicht zuletzt auch wesentliche Impulse für Marketingaktivitäten.

Darüber hinaus ist es Ziel eines Warenwirtschaftssystems, Arbeitsaufwände für wiederkehrende Tätigkeiten zu reduzieren. Belege wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen lassen sich damit bedeutend schneller erstellen. Eine effiziente Softwarelösung eliminiert darüber hinaus zahlreiche Fehlerquellen bereits im Vorhinein. Mitarbeitende können sich auf zentrale Tätigkeiten konzentrieren und sparen dank softwaretechnischer Automatismen wertvolle Arbeitszeit.

Um Prozesse, die über die reine Warenwirtschaft hinausgehen, besser steuern und optimieren zu können, wird eine Anbindung an andere Bereiche – wie z. B. an eine Buchhaltungssoftware oder ein CRM-System – von Unternehmen verstärkt nachgefragt. Die BMD Business Software bietet eine Lösung, die sich individuell an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst und bei Bedarf komplett integrierbar ist.

Funktionen und Eigenschaften von Warenwirtschaftssystemen

Für welche konkreten Tätigkeiten bieten Warenwirtschaftspgrogramme eine wertvolle Unterstützung? Mit Hilfe der Warenwirtschaftssoftware erstellt der Verkauf zunächst das Angebot, sowie im Anschluss daran den Auftrag, den Lieferschein und die Rechnung. Je nach Bedarf ist es möglich, dass weitere Funktionen und Belege – wie z. B. Auftragsbestätigungen oder Lagerausgabebelege, Kundenverfolgungsprozesse oder externe Datenerfassungen – abgedeckt werden.

Im Bereich Einkauf unterstützt ein Warenwirtschaftssystem Prozesse der Bedarfsermittlung und Bestellung. Auf Grundlage von Verkaufsdaten und der Lagerhaltung ist es möglich, dass Warenwirtschaftsprogramme z. B. Bestellvorschläge automatisch ermitteln und auf Wunsch selbstständig einen konkreten Bestellvorgang auslösen. Warenwirtschaftssysteme überwachen darüber hinaus auch die Lagerbestände von Unternehmen und unterstützen Prozesse der Inventur.

Die am Markt erhältlichen Softwarelösungen bieten meist unterschiedliche Zusatzfunktionen, die stark vom jeweiligen Hersteller abhängig sind. Beispiele dafür sind integrierte Kassensysteme, Schnittstellen zu CRM- oder Buchhaltungssoftware, App-Lösungen für Termine außer Haus, integrierte eCommerce-Lösungen, Zeiterfassungen und vieles mehr. Es rentiert sich, die angebotenen Zusatzmodule vor dem Kauf der Software zu überprüfen.

Mit der BMD Business Software steht Ihnen ein System zur Verfügung, das mit Ihren unternehmerischen Aktivitäten mitwächst und jederzeit flexibel erweiterbar ist. Ob Einzelhandel, KMU oder Großbetrieb: Dank BMD sind Unternehmen unterschiedlicher Größen optimal betreut.
(Gerhard Poschinger, BMD Verkauf)

Weitere Vorteile von Warenwirtschaftssystemen

Warenwirtschaftssysteme haben Einfluss auf den Erfolg von Unternehmen. Die vollumfängliche Lagerverwaltung sorgt dafür, dass Lagerbestände zu jedem beliebigen Zeitpunkt bekannt und abrufbar sind. Somit ist es bedeutend einfacher, den Überblick über aktuelle Bestände zu wahren, Nachbestellungen zeitgerecht anzufordern oder mehrere Lager gleichzeitig zu verwalten. Darüber hinaus lässt sich z. B. auch auswerten, welche Produkte oder Artikel sich wie gut verkaufen, damit sowohl das Sortiment als auch Marketinginitiativen optimiert werden können.

Von der Warenwirtschaft zum ERP-System: Je mehr unternehmerische Prozesse in die Softwarelösung integriert sind, umso einfacher gestaltet sich der firmeninterne Informations- und Datenfluss. Sie profitieren so von Effizienzen über alle Abteilungen und Firmenbereiche hinweg. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf Softwarelösungen wie BMD, die eine schrittweise Integration aller Geschäftsprozesse unterstützen. Dank zahlreicher Parameter lässt sich die BMD Business Software an die individuellen Anforderungen unterschiedlicher Betriebe anpassen und bietet EPUs, mittleren und größeren Unternehmen gleichermaßen eine ausgezeichnete Lösung.

Mit BMD bauen Sie auf einen Erfahrungsschatz im Bereich Warenwirtschaft von nahezu 50 Jahren.

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