Vielfalt und optimale Abläufe

21.05.2019 | Praxisberichte | Willi Krenn

Deloitte hat mit BMD die richtige Produktentscheidung getroffen

Deloitte ist die umsatzstärkste Management- und Strategieberatung sowie Wirtschaftsprüfungsgesellschaft der Welt und laut Marktanteil die größte Gesellschaft der sogenannten Big Four.

Ob in den Bereichen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Financial Advisory, Consulting, Risk Advisory oder im Bereich Legal (Unterstützung in einer Vielzahl von Jurisdiktionen) – Deloitte bietet seinen Klientinnen und Klienten umfassende Beratung in diesen Bereichen und den damit verbundenen Themenfeldern.

Die Deloitte Services Wirtschaftsprüfungs GmbH mit Sitz in Wien gehört zu dem weltweiten Netzwerk von Mitgliedsgesellschaften in mehr als 150 Ländern und rund 286.000 Mitarbeitern.

Optimierung mit BMD

In einem umfassenden Projekt sollten die innerbetrieblichen Abläufe der über 1.350 Mitarbeiter zählenden Kanzlei mit BMD Softwarelösungen optimiert werden. Vorab gewann das Projekt-Team von BMD über sogenannte Use Cases einen Überblick über die Soll-Situation dieser Abläufe. In einer ausführlichen Analysephase wurden die Ansprüche an die Softwarelösung konkretisiert. BMD ist ein ideales Werkzeug, um sowohl die inneren Abläufe einer Kanzlei zu bedienen als auch die Prozesse, die eine Kanzlei benötigt, um die Klienten optimal zu betreuen. Mit den Softwarelösungen ist es möglich, eine tiefe Integration in die Klientenprozesse zu realisieren und gleichzeitig in derselben Datenbank die eigenen, in der Kanzlei ablaufenden Prozesse abzubilden.

Anwendungsvielfalt

Mehrere tausend Leistungsdatensätze werden täglich erfasst und die Fakturierung der Leistungserfassung und –abrechnung erfolgt auf mehrere sehr unterschiedliche Weisen. Das führt zu insgesamt 10 unterschiedlichen Honorarnotenformularen, die die Flexibilität der Software beweisen.

Nahezu 100 Stapelschritte in über 30 Stapeln sorgen dafür, dass vielfältige Automatismen von Datenabholung, Kontrollen, Importen, Exporten, Überprüfungen und Benachrichtigungen ein noch effizienteres und zeitsparendes Arbeiten ermöglichen. Mit dem Kunden-Navigator ist es möglich, wichtige Daten zum jeweiligen Kunden strukturiert und abrufbereit für die Mitarbeiter/innen der Kanzlei zur Verfügung zu stellen. So rückt der Kunde noch stärker in den Fokus der Betreuung. Recherchen zum Kunden werden jetzt noch zeitsparender und effizienter durchgeführt.

Die Digitalisierung hat unbestreitbare Vorteile, betrachtet man den Umgang mit Dokumenten etc. In Sekundenschnelle sind relevante Dokumente auf dem Bildschirm verfügbar und lassen sich bis ins Detail durchsuchen. Ein Workflow nach dem Vier-Augen-Prinzip macht nun die Kontrolle und Freigabe von Dokumenten enorm einfach.

Ein umfassender Berechtigungsautomatismus sorgt für klare Berechtigungen und damit auch für Sicherheit, was den Zugriff auf Daten betrifft. Nahezu alle Rollen-User-Zuordnungen sowie über 100.000 Datenbesitzergruppen und deren Verknüpfung zu den Benutzern werden nächtlich vollautomatisch aktualisiert.
Zahlreiche Schnittstellen sorgen dafür, dass sowohl Daten aus den unterschiedlichsten Bereichen als auch laufend aus vorgelagerten Systemen übernommen werden können.

Auch mit über 1.350 Mitarbeitern, unterschiedlichen Super-Keyusern und einer sehr heterogenen Arbeitsweise ist eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts gelungen, wie auch Auftraggeber Dr. Gottfried Spitzer (Deloitte) meint: „Ich bin überzeugt davon, dass Deloitte mit BMD die richtige Produktentscheidung getroffen hat, und wir werden die kommenden Wochen und Monate dazu nützen, uns gemeinsam mit Ihnen zu einem Referenzkunden zu entwickeln, auf den auch die BMD stolz sein kann. Die ersten Schritte in diese Richtung haben wir bereits gemeinsam gemacht. In diesem Sinne, ad multos annos.“