Digitale Unterschrift mit MOXIS - zeit- und ortsunabhängig unterschreiben

In enger Zusammenarbeit mit XiTrust, einer etablierten Grazer Softwareschmiede und Mitgesellschafterin von A-Trust, bieten wir ab dem Jahresupdate 2021 die Möglichkeit, beliebige Dokumente elektronisch zu signieren. Ausgangspunkt ist beispielsweise das Dokumentenarchiv oder BMD Scan (siehe Abb. 1) in der NTCS. Nach Auswahl der Signaturvariante und der Unterzeichnenden erfolgt die Unterschrift mittels eines beliebigen, webfähigen Gerätes im Browser. Weder ein Touchscreen noch eine spezielle Hardware ist notwendig. Ein sehr häufiges und praktisches Anwendungsszenario ist die Bereitstellung der fertigen Jahresabschlussunterlagen in der BMD Com zur Unterschrift (siehe Abb. 2) durch den Mandanten. Das ist nicht nur in Zeiten wie diesen eine höchst effiziente und bequeme Art der Zusammenarbeit.
 

Abbildung 1: Anbringen eines Unterschriftenfeldes

Abbildung 2: Aufgabe in BMD Com, Dokument liegt zur Unterschrift bereit

Abbildung 3: Unterschreiben in MOXIS

Varianten, Rechtsgültigkeit und Sicherheit

Unterstützt werden die einfache und die qualifizierte elektronische Signatur nach der europäischen eIDAS-(1) bzw. der Schweizer ZertES-Verordnung (2), welche Voraussetzungen und Gültigkeit regeln. In Österreich ist die qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift nach §886 ABGB gleichgestellt. In Deutschland gilt dies analog gem. §126a BGB. Eine Ausnahme in Österreich bilden nur notariatsaktpflichtige Dokumente, für die die elektronische Unterschrift keine Gültigkeit hat. Eine etwaige Manipulation, die den Bruch des elektronischen Siegels am Dokument zur Folge hätte, wäre bei beiden Signaturarten feststellbar.

(1) electronic Identification, Authentication and Trust Service
(2) Bundesgesetz über die elektronische Signatur

Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist der Vorgang durch das Unterschreiben am Touchscreen bzw. durch die Bestätigung der Signatur (das Schriftbild ist keine zwingende Voraussetzung) abgeschlossen. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur ist eine zusätzliche 2-Faktor-Authentifizierung, zum Beispiel durch die Handysignatur, notwendig. Durch diesen Vorgang wird die Eigenhändigkeit gewährleistet. Auch bei der einfachen elektronischen Signatur wird durch die Freigabe mittels qualifiziertem Unternehmenszertifikat und dem biometrischen Signaturbild die Authentizität des Unterschreibers gesichert. Die verwendete Signatur wird im unterschriebenen Dokument eingebettet und kann in weiterer Folge auch wieder auf ihre Gültigkeit geprüft werden.

Unterschriften und Dokumente

Auch zwei oder mehrere Personen können ein Dokument unterzeichnen. Bei der Erstellung der Unterschriftenvorlagen werden diesen einfach entsprechend mehrere Personen zugeordnet. Die Unterschriften werden dann nach und nach entweder auf den je Person vordefinierten Feldern am Dokument oder auf einem separat automatisch erstellten Unterschriftenblatt (siehe Abb. 4) im Dokument eingebettet.
 

Abbildung 4: Unterschriftenblatt

Wenn Sie mittels Druckliste ein PDF erstellt haben, welches z. B. mehrere Steuererklärungen beinhaltet, gilt der ganze Inhalt des PDFs mit einer einzigen Unterschrift als unterzeichnet. Ein Paraphieren oder das Setzen mehrerer Unterschriften derselben Person ist nicht notwendig.

Was wird benötigt?

Voraussetzung für die Nutzung des Unterschriftenwerkzeuges ist die BMD NTCS Lizenz „Digitale Signatur mit XiTrust“ und der Abschluss eines Vertrages mit XiTrust direkt. Zur Wahl stehen Jahrespakete für die einfache bzw. qualifizierte Signatur, letztere mit den Varianten für die Europäische Union und die Schweiz. Werden mehr als die im Basispaket beinhalteten Unterschriften benötigt, können zusätzliche Unterschriftenpakete erworben werden.

Mag. Hannes Ecker [Foto © BMD - Gabor BOTA]
Leitung Produktmanagement

Datum:

24.06.2021

Bereich:

Blog Allgemein Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps

Autor:

Helene Roselstorfer