EU-Datenschutzgrundverordnung

Dr. Markus Knasmüller klärt Sie über die EU-Datenschutzgrundverordnung auf!

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DSGVO - die richtige Beschäftigung im Homeoffice?

Ja, in Zeiten von Covid-19 ist Datenschutz wieder topaktuell. Geht es doch hier um die Frage: „Datenschutz oder Leben retten?“ bzw. werden Datenschutz und Gesundheit gegeneinander ausgespielt.

Vermutlich sollten wir auch die Zeit nutzen, um uns wieder vermehrt dem Datenschutz zu widmen. Vielleicht ist gerade jetzt Zeit für Dinge, die zuvor im Alltag vernachlässigt worden sind.

Dass dies beim Datenschutz der Fall war, macht etwa eine aktuelle Deloitte-Studie deutlich, nach der zwei Drittel der untersuchten Unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO zu langsam sind. Dabei fehlt es vor allem an der Schulung der Mitarbeiter. Nach einer TÜV-Studie haben etwa 42 % der Mitarbeiter noch nie eine Datenschutzschulung erhalten.

Möglicherweise ist die Vorgangsweise der österreichischen Datenschutzbehörde nach dem Motto „Beraten statt Strafen“ Auslöser dafür, weil deshalb die DSGVO nicht mehr so wichtig erscheint, wie noch vor zwei Jahren (ja, tatsächlich, der 25. Mai 2018 ist bald zwei Jahre her). Aber es sollten nicht drohende Strafen die Motivation sein, sich mit der DSGVO auseinanderzusetzen. So sinnlos ist sie nämlich gar nicht, ganz im Gegenteil. Vieles, was vor zwei Jahren angesichts fehlender Entscheidungen noch nicht so klar war, hat nun an Klarheit gewonnen. Nutzen wir die Zeit und setzen wir uns wieder mit der Thematik auseinander.

BMD bietet dafür qualifizierte Unterstützung, sowohl betreffend Aus- und Weiterbildung (siehe unsere Webinare unter www.bmd.com/akademie/dsgvo) als auch mit entsprechenden Programmfunktionalitäten:

Der wichtigste Punkt ist dabei sicherlich das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das Unternehmen ab 250 Mitarbeiter verpflichtend für alle Verarbeitungen führen müssen. Bei kleineren Unternehmen ist es für regelmäßige Datenverarbeitungen (da wird BMD wohl dazu zählen) jedenfalls auch verpflichtend, und für alle anderen auch empfohlen. Dieses Verzeichnis ist sicherlich der Ausgangspunkt für alle DSGVO-Maßnahmen, denn wie soll ein Recht auf Auskunft wahrgenommen werden, das jedermann in der EU berechtigt zu fragen, ob man Daten über ihn gespeichert hat, wenn nicht bekannt ist, welche Anwendungen Daten speichern. Unsere Software unterstützt Sie bei der Erstellung des Datenverarbeitungsverzeichnisses, wobei auch Nicht-BMD-Anwendungen in dieses aufgenommen werden können. Auch ist dieses Verzeichnis abgestimmt mit dem Vorschlag der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW).

Je Anwendung bzw. sogar je Feld kann eingestellt werden, auf Grund welcher Rechtsgrundlage die Daten gespeichert werden dürfen und wie lange die Speicherung zu erfolgen hat. Dabei sind nicht nur Werte hinterlegbar, sondern auch Makros mit denen etwa spezielle Termine (z. B. drei Jahre nach letztem Kontakt) eingestellt werden können.
Durch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten können auch - natürlich nur für die BMD-Anwendungen - Löschaufträge verwaltet werden. Durch die DSGVO dürfen ja Daten nicht mehr beliebig lange aufbewahrt werden, sondern müssen regelmäßig gelöscht werden (je nach Zweck, bzw. Rechtsgrundlage für die Speicherung). Durch die Hinterlegung der Speicherdauer im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellt BMD einen Vorschlag für die zu löschenden Daten. Außerdem können auch einzelne Datensätze, etwa wenn die betroffene Person deren Löschung verlangt, entsprechend für Löschaufträge vorgenommen werden. Diese Löschaufträge werden dann nach einer Überprüfung, ob wirklich gelöscht werden kann (z. B. BAO-Aufbewahrungspflichten) ausgeführt, dabei werden die Daten rückstandslos (auch inkl. Protokolle, etc) gelöscht. Dazu gehört auch das Entfernen von z. B. Aufträgen einer zu löschenden Person. Falls gewünscht, etwa um Statistiken weiter erzeugen zu können, ist dabei aber auch eine (vollständige) Anonymisierung möglich.
Für nähere Informationen dazu, als auch für eine allgemeine Einführung in die DSGVO, empfehlen wir unsere Webinare zu diesem Thema.

Aber mit dem „D-Day“ waren die Arbeiten für die DSGVO noch nicht vorbei, nicht bei Ihnen und auch nicht bei der BMD. Zwar sind hohe Strafen, die angesichts von Strafandrohungen von bis zu 20 Millionen Euro (für internationale Konzerne sogar darüber hinaus) tatsächlich drakonisch ausfallen könnten, zumindest in Österreich, bislang ausgeblieben, dennoch sollte dieses Thema weiter ernst genommen werden. Kaum ein Tag vergeht ohne Meldungen zu diesem ernsten Thema und schön langsam erfolgten auch erste Beschlüsse der Datenschutzbehörden, die bislang vorherrschende Unklarheiten nach und nach aus dem Weg räumen werden.

Ganz wichtig sind aber die Neuerungen, die BMD im Laufe der letzten Monate neu implementiert hat, und wodurch auch weiterhin die Herausforderung DSGVO mit vernünftigem Aufwand bewältigt werden kann.

Es besteht die Möglichkeit verschlüsselte PDFs direkt aus der BMD Software zu erzeugen, nähere Informationen dazu finden Sie unter folgenden Links:
BMD NTCS: Verschlüsselte PDF´s erstellen
BMD 5.5: Verschlüsselte PDF´s erstellen
Auch können nun aus dem BMD-Archiv eigentlich unverschlüsselte Dokumente für den Versand per Mail automatisiert („on-the-fly“) verschlüsselt werden.
Automatisiert können Interessenten, mit denen eine gewisse Zeitspanne kein Kontakt stattgefunden hat, auf inaktiv gesetzt werden (was in weiterer Folge eine Löschung auslöst).
Im Telefonprotokoll kann ein automatischer Hinweis aktiviert werden, falls ein etwaiger Gesprächspartner in der „Robinson-Liste“ eingetragen ist.
Um das Recht auf Auskunft gegebenenfalls automatisiert erfüllen zu können, wurde völlig neu die DSGVO-Druckliste geschaffen. Damit können verschiedenste Auswertungen zu einem Paket inkl. passendem Deckblatt zusammengestellt werden (ein entsprechender Standard wird BMD-seitig ausgeliefert), wodurch die wesentlichen Daten betreffend eine Person quasi auf Knopfdruck geliefert werden können.

XING-Gruppe EU DSGVO

Interessierten empfehlen wir die Xing-Gruppe, in der Markus Knasmüller regelmäßig Blogs zum Thema erstellt und Fragen beantwortet:
https://www.xing.com/communities/groups/eu-dsgvo-9f84-1098433

Datenschutzverzeichnis für BMD 5.X

Alle BMD NTCS-Kunden haben mit dem Jahresupdate ein Programm erhalten mit dem das Datenschutzverzeichnis geführt werden kann, alle BMD-Anwendungen (sowohl NTCS als auch 5.X) sind darin bereits mit Vorschlägen enthalten. Kunden, die noch keine NTCS-Installation haben, können sich einen Vorschlag für das Datenschutzverzeichnis mit den BMD 5.X-Verarbeitungen hier herunterladen.

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BMD als Auftragsverarbeiter