EU-Datenschutzgrundverordnung

Dr. Markus Knasmüller klärt Sie über die EU-Datenschutzgrundverordnung auf!

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DSGVO - Was ist nun zu tun?

Auch wenn man Behördenentscheidungen als Tatsachentscheidungen nehmen soll, teilweise sind die Entscheidungen der letzten Wochen schon kaum zu fassen. Die amerikanische Milliardenstrafe gegen Facebook lässt ja viele wahrscheinlich applaudieren. Jeweils über 100 Millionen Strafandrohungen gegen British Airways als auch gegen Marriott, weil sie Hackerangriffen zu Opfer fielen und zu geringe Sicherheitslevel aufwiesen, bzw. sich in Folge falsch verhalten haben, klingen da schon dramatischer und spätestens die 15.000,- Euro Strafe der rumänischen Behörden gegen eine Frühstückspension, weil ein Mitarbeiter die Frühstücksliste abfotografierte und ins Netz stellte, lassen einen wirklich aufwachen. Interessant auch, dass der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit den Einsatz von Office365 an den Schulen für unzulässig befunden hat. Und Berlin hat auch ein Bussgeld in zweistelliger Millionenhöhe angekündigt.

Und auch in Österreich dürfte es wohl damit vorbei sein, dass die österreichischen Behörden auf Beraten statt Strafen setzen, anders kann die (noch nicht rechtskräftige) 50.000,- Euro Strafe gegen ein Unternehmen wegen mangelnder Erfüllung der Informationspflichten und fehlendem Datenschutzbeauftragten wohl nicht interpretiert werden. Also höchste Zeit wieder etwas zu tun und sich intensiver mit den Vorschriften auseinandersetzen.

BMD bietet dafür Unterstützung, sowohl betreffend Aus- und Weiterbildung (siehe unsere Webinare unter www.bmd.com/akademie/dsgvo) als auch mit entsprechenden Programmfunktionalitäten:

Der wichtigste Punkt ist dabei sicherlich das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das Unternehmen ab 250 Mitarbeiter verpflichtend für alle Verarbeitungen führen müssen. Bei kleineren Unternehmen ist es für regelmäßige Datenverarbeitungen (da wird BMD wohl dazu zählen) jedenfalls auch verpflichtend, und für alle anderen auch empfohlen. Dieses Verzeichnis ist sicherlich der Ausgangspunkt für alle DSGVO-Maßnahmen, denn wie soll ein Recht auf Auskunft wahrgenommen werden, das jedermann in der EU berechtigt zu fragen, ob man Daten über ihn gespeichert hat, wenn nicht bekannt ist, welche Anwendungen Daten speichern. Unsere Software unterstützt Sie bei der Erstellung des Datenverarbeitungsverzeichnisses, wobei auch Nicht-BMD-Anwendungen in dieses aufgenommen werden können. Auch ist dieses Verzeichnis abgestimmt mit dem Vorschlag der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW).

Je Anwendung bzw. sogar je Feld kann eingestellt werden, auf Grund welcher Rechtsgrundlage die Daten gespeichert werden dürfen und wie lange die Speicherung zu erfolgen hat. Dabei sind nicht nur Werte hinterlegbar, sondern auch Makros mit denen etwa spezielle Termine (z. B. drei Jahre nach letztem Kontakt) eingestellt werden können.
Durch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten können auch - natürlich nur für die BMD-Anwendungen - Löschaufträge verwaltet werden. Durch die DSGVO dürfen ja Daten nicht mehr beliebig lange aufbewahrt werden, sondern müssen regelmäßig gelöscht werden (je nach Zweck, bzw. Rechtsgrundlage für die Speicherung). Durch die Hinterlegung der Speicherdauer im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellt BMD einen Vorschlag für die zu löschenden Daten. Außerdem können auch einzelne Datensätze, etwa wenn die betroffene Person deren Löschung verlangt, entsprechend für Löschaufträge vorgenommen werden. Diese Löschaufträge werden dann nach einer Überprüfung, ob wirklich gelöscht werden kann (z. B. BAO-Aufbewahrungspflichten) ausgeführt, dabei werden die Daten rückstandslos (auch inkl. Protokolle, etc) gelöscht. Dazu gehört auch das Entfernen von z. B. Aufträgen einer zu löschenden Person. Falls gewünscht, etwa um Statistiken weiter erzeugen zu können, ist dabei aber auch eine (vollständige) Anonymisierung möglich.
Für nähere Informationen dazu, als auch für eine allgemeine Einführung in die DSGVO, empfehlen wir unsere Webinare zu diesem Thema.

Aber mit dem „D-Day“ waren die Arbeiten für die DSGVO noch nicht vorbei, nicht bei Ihnen und auch nicht bei der BMD. Zwar sind hohe Strafen, die angesichts von Strafandrohungen von bis zu 20 Millionen Euro (für internationale Konzerne sogar darüber hinaus) tatsächlich drakonisch ausfallen könnten, zumindest in Österreich, bislang ausgeblieben, dennoch sollte dieses Thema weiter ernst genommen werden. Kaum ein Tag vergeht ohne Meldungen zu diesem ernsten Thema und schön langsam erfolgten auch erste Beschlüsse der Datenschutzbehörden, die bislang vorherrschende Unklarheiten nach und nach aus dem Weg räumen werden.

Ganz wichtig sind aber die Neuerungen, die BMD im Laufe der letzten Monate neu implementiert hat, und wodurch auch weiterhin die Herausforderung DSGVO mit vernünftigem Aufwand bewältigt werden kann.

Es besteht die Möglichkeit verschlüsselte PDFs direkt aus der BMD Software zu erzeugen, nähere Informationen dazu finden Sie unter folgenden Links:
BMD NTCS: Verschlüsselte PDF´s erstellen
BMD 5.5: Verschlüsselte PDF´s erstellen
Auch können nun aus dem BMD-Archiv eigentlich unverschlüsselte Dokumente für den Versand per Mail automatisiert („on-the-fly“) verschlüsselt werden.
Automatisiert können Interessenten, mit denen eine gewisse Zeitspanne kein Kontakt stattgefunden hat, auf inaktiv gesetzt werden (was in weiterer Folge eine Löschung auslöst).
Im Telefonprotokoll kann ein automatischer Hinweis aktiviert werden, falls ein etwaiger Gesprächspartner in der „Robinson-Liste“ eingetragen ist.
Um das Recht auf Auskunft gegebenenfalls automatisiert erfüllen zu können, wurde völlig neu die DSGVO-Druckliste geschaffen. Damit können verschiedenste Auswertungen zu einem Paket inkl. passendem Deckblatt zusammengestellt werden (ein entsprechender Standard wird BMD-seitig ausgeliefert), wodurch die wesentlichen Daten betreffend eine Person quasi auf Knopfdruck geliefert werden können.

XING-Gruppe EU DSGVO

Interessierten empfehlen wir die Xing-Gruppe, in der Markus Knasmüller regelmäßig Blogs zum Thema erstellt und Fragen beantwortet:
https://www.xing.com/communities/groups/eu-dsgvo-9f84-1098433

Datenschutzverzeichnis für BMD 5.X

Alle BMD NTCS-Kunden haben mit dem Jahresupdate ein Programm erhalten mit dem das Datenschutzverzeichnis geführt werden kann, alle BMD-Anwendungen (sowohl NTCS als auch 5.X) sind darin bereits mit Vorschlägen enthalten. Kunden, die noch keine NTCS-Installation haben, können sich einen Vorschlag für das Datenschutzverzeichnis mit den BMD 5.X-Verarbeitungen hier herunterladen.

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BMD als Auftragsverarbeiter