• Je Anwendung bzw. sogar je Feld kann eingestellt werden, auf Grund welcher Rechtsgrundlage die Daten gespeichert werden dürfen und wie lange die Speicherung zu erfolgen hat. Dabei sind nicht nur Werte hinterlegbar, sondern auch Makros mit denen etwa spezielle Termine (z. B. drei Jahre nach letztem Kontakt) eingestellt werden können.
• Durch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten können auch - natürlich nur für die BMD-Anwendungen - Löschaufträge verwaltet werden. Durch die DSGVO dürfen ja Daten nicht mehr beliebig lange aufbewahrt werden, sondern müssen regelmäßig gelöscht werden (je nach Zweck, bzw. Rechtsgrundlage für die Speicherung). Durch die Hinterlegung der Speicherdauer im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellt BMD einen Vorschlag für die zu löschenden Daten. Außerdem können auch einzelne Datensätze, etwa wenn die betroffene Person deren Löschung verlangt, entsprechend für Löschaufträge vorgenommen werden. Diese Löschaufträge werden dann nach einer Überprüfung, ob wirklich gelöscht werden kann (z. B. BAO-Aufbewahrungspflichten) ausgeführt, dabei werden die Daten rückstandslos (auch inkl. Protokolle, etc) gelöscht. Dazu gehört auch das Entfernen von z. B. Aufträgen einer zu löschenden Person. Falls gewünscht, etwa um Statistiken weiter erzeugen zu können, ist dabei aber auch eine (vollständige) Anonymisierung möglich.
• Für nähere Informationen dazu, als auch für eine allgemeine Einführung in die DSGVO, empfehlen wir unsere Webinare zu diesem Thema.

Aber mit dem „D-Day“ waren die Arbeiten für die DSGVO noch nicht vorbei, nicht bei Ihnen und auch nicht bei der BMD. Zwar sind hohe Strafen, die angesichts von Strafandrohungen von bis zu 20 Millionen Euro (für internationale Konzerne sogar darüber hinaus) tatsächlich drakonisch ausfallen könnten, zumindest in Österreich, bislang ausgeblieben, dennoch sollte dieses Thema weiter ernst genommen werden. Kaum ein Tag vergeht ohne Meldungen zu diesem ernsten Thema und schön langsam erfolgten auch erste Beschlüsse der Datenschutzbehörden, die bislang vorherrschende Unklarheiten nach und nach aus dem Weg räumen werden.

Ganz wichtig sind aber die Neuerungen, die BMD im Laufe der letzten Monate neu implementiert hat, und wodurch auch weiterhin die Herausforderung DSGVO mit vernünftigem Aufwand bewältigt werden kann.

 

• Es besteht die Möglichkeit verschlüsselte PDFs direkt aus der BMD Software zu erzeugen, nähere Informationen dazu finden Sie unter folgenden Links:
  BMD NTCS: Verschlüsselte PDF´s erstellen
  BMD 5.5: Verschlüsselte PDF´s erstellen
• Auch können nun aus dem BMD-Archiv eigentlich unverschlüsselte Dokumente für den Versand per Mail automatisiert („on-the-fly“) verschlüsselt werden.
• Automatisiert können Interessenten, mit denen eine gewisse Zeitspanne kein Kontakt stattgefunden hat, auf inaktiv gesetzt werden (was in weiterer Folge eine Löschung auslöst).
• Im Telefonprotokoll kann ein automatischer Hinweis aktiviert werden, falls ein etwaiger Gesprächspartner in der „Robinson-Liste“ eingetragen ist.
• Um das Recht auf Auskunft gegebenenfalls automatisiert erfüllen zu können, wurde völlig neu die DSGVO-Druckliste geschaffen. Damit können verschiedenste Auswertungen zu einem Paket inkl. passendem Deckblatt zusammengestellt werden (ein entsprechender Standard wird BMD-seitig ausgeliefert), wodurch die wesentlichen Daten betreffend eine Person quasi auf Knopfdruck geliefert werden können.

Für besonders Interessierte bieten wir unser neues Seminar „DSGVO – Bleiben Sie up to date!“ an. Dabei werden alle Neuheiten gezeigt, sowohl allgemein als auch BMD betreffend. Die ideale Hilfe, damit Sie auch weiterhin diese Herausforderung mit vernünftigem Aufwand bewältigen können.

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