BMD DMS – Správa dokumentů & Archiv

Archivace

Využívejte systém BMD DMS pro archivaci příchozích a odchozích dokumentů, které potřebujete rychle zatřídit, nalézt nebo i vzít s sebou. Důvěřujte prověřené bezpečnosti BMD DMS. Ta byla v Rakousku potvrzena orgánem pověřeným státem. Úspěšné a moderní podniky, stejně jako správní instituce, jsou schopné efektivně pracovat pouze tehdy, když ukládání, vyhledávání a také poskytování informací probíhá rychle, spolehlivě a bezpečně. A to je případ softwaru BMD pro archivaci a správu dokumentů.

Plně automatická archivace z aplikací BMD

Dokumenty vznikající v aplikacích BMD (faktury, honorářové faktury a mnoho dalších) mohou být automaticky archivovány. Zároveň jsou k nim zcela automaticky vloženy hodnoty klíčových slov. Od dokumentu je vždy možné přejít zpět k původnímu datovému záznamu. Tak se dostanete například od honorářové faktury k údajům o výkonech v návrhu honorářové faktury. 

Archivace dokumentů z programů MS Office

Hlavní oblastí využití archivace je Outlook. Komfortní archivaci vám zajistí doplňky sady Microsoft Office (Add-Ins). Ty jsou při instalaci NTCS automaticky vloženy do programů Excel, Word, Outlook a Powerpoint. V Outlooku poznáte archivované maily podle příznaku "OK" ve sloupci "Archiv".

Archivace mailů

E-mailové procesy a data mailové komunikace jsou stále složitější. V této složitosti jsou promítnuty na jedné straně požadavky kladené na archivaci právními předpisy, na druhé straně požadavky podniků a soukromých osob. Archivace se zde zaměřuje na dlouhodobé, neměnné a bezpečné ukládání elektronických zpráv.

BMD SCAN

V programovém prostředí NTCS je integrováno pracoviště skenu s rozpoznáváním OCR, QR kódů a možností přebírání dat XML, které umožňuje

• okamžité skenování
• grafickou optimalizaci
• spojování a rozdělování dokumentů
• automatické klíčování a vkládání do BMD DMS.

Díky funkci upozornění není možné zapomenout na zpracování dokumentu

Dokumenty mohou do archivu přebírány také z jiných aplikací Windows jednoduše pomocí via Drag & Drop (například z Exploreru). To je možné i opačným směrem.

Princip čtyř očí: workflow dokumentů

Organizujte zpracování příchozí pošty s pomocí workflow dokumentů. Po naskenování jsou smlouvy, nařízení, dopisy, atd. přiřazeny odpovědnému zaměstnanci a je spuštěn interní workflow dokumentu. S workflow dokumentu jsou důvěrné dokumenty elektronicky podrobeny kontrole na principu čtyř očí a schváleny odpovědnou osobou. Prostřednictvím klientského portálu BMD Com mohou být dokumenty nakonec automaticky dány k dispozici klientovi. Vždy máte přehled o tom, kdo, jak a kdy s dokumentem pracoval.

Oprávnění

Pomocí systému oprávnění můžete rozhodovat, kdo má právo číst a upravovat příslušné dokumenty. Pro sledování historie změn dokumentu slouží verzování. Oprávnění určují, jestli máte k danému objektu přístup, případně jaké funkce u něj můžete provádět a které máte zakázány. Nastavte oprávnění u archívů, odběratelů a dodavatelů, kategorií archívu, ale i pro funkce, jakou je například odstranění dokumentu. Nastavení práv pro čtení a změny je možné i na úrovni jednotlivých polí.