Sie sehen die Flagge von Österreich

BMD
Österreich

Sie sehen die Flagge von Deutschland

BMD
Deutschland

Sie sehen die Flagge der Schweiz

BMD
Schweiz

Sie sehen die Flagge von Ungarn

BMD
Magyarország

Sie sehen die Flagge der Slowakei

BMD
Slovensko

Sie sehen die Flagge von Tschechien

BMD
Česko

Sie sehen die englische Flagge

BMD
International

Sie sehen die Flagge von Tschechien CZ
vyhledávání

Digitální kancelář daňového poradce – správa procesů

07.06.2021 | News | Boháč Jiří

Mgr. Ivana Ottová
daňový poradce 2682
jednatelka LERIKA Tax & Accounting, s.r.o.

ivana.ottova@lerika.eu
www.lerika.eu  

Ing. Petr Hanzal, Ph.D.
Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích
ekonomická fakulta 
phanzal@ef.jcu.cz
www.ef.jcu.cz

jednatel Komplexní informační technologie s.r.o.
hanzal@kit.cz
www.kit.cz

Na úvod

LERIKA Tax & Accounting, s.r.o. byla založena v roce 2005 jako společnost zabývající se daňovým poradenstvím, vedením účetnictví a zpracováním mezd. Za 17 let naší existence jsme se rozrostli do týmu zhruba 25 lidí. V minulé roce jsme získali ocenění - Účetní firma roku 2021 v soutěži, kterou pořádá společnost Wolters Kluwer ČR pod odbornou záštitou Komory certifikovaných účetních a Svazu účetních České republiky. 

 

Náš důraz klademe v první řadě na odbornou kvalitu poskytovaných služeb. Vnímáme však, že pro úspěch poradenské firmy je stejně tak důležitá i stránka efektivního nastavení organizačních procesů. A právě této oblasti řízení firmy se věnuje tento příspěvek.

 

Data jako nástroj pro rozhodování

Když se hovoří o firemních procesech a způsobu rozhodování, setkáváme se v poslední době často s „data-driven“ přístupem. Data-driven firmu si můžeme představit jako organizaci, ve které jsou data efektivně využívaná při rozhodování, od marketingu přes cenotvorbu až po personalistiku. 

 

Naše vlastní zkušenost v LERICE je taková, že když máme data k dispozici a jsme schopní je zapojovat do našeho rozhodování a řízení firmy jako jeden z faktorů, dává nám to v rozhodovacím procesu větší sebejistotu při výběru správného řešení. Vlastní data a výsledek, který vychází z jejich analýzy, dokáže odbourat nebo alespoň upozadit emoce, které rozhodovací proces často ovlivňují a které mohou vést k výběru nevhodného řešení. 

 

Abychom mohli naše rozhodnutí opírat o data a kalkulace, které z nich vychází, v prvním kroku jsme potřebovali, abychom data měli vůbec k dispozici. Za tímto účelem jsme v roce 2014 zavedli BMD Business Software (dále jen „BMD“).

 

Evidence výkonů, fakturace

Základním stavebním kamenem pro kontrolu a řízení našich procesů je sledování času a evidence výkonů našich pracovníků. V BMD k tomu slouží modul Evidence výkonů, který v sobě zahrnuje kromě vlastní časové evidence i vyúčtování výkonů, správu faktur a reporting. 

 

BMD umožňuje u každého pracovníka sledovat čas v každém dni dle jednotlivých klientů, kategorií, činností, příslušného časového období a dalších kódů, podle našich potřeb. Následující obrázek je příkladem možného vedení časové evidence.
 

Kromě vlastního času umožňuje BMD zadávat do evidence výkonů také množství, což využíváme tam, kde naše služby účtujeme klientovi nikoli podle počtu hodin nebo paušálem, ale například podle počtu zpracovaných mezd nebo podle počtu položek v účetním deníku. 

 

Dále můžeme do evidence výkonů zadávat částky určené k přímé přefakturaci, jako je třeba cestovné, správní poplatky, úřední překlady aj.

 

Na evidenci času je v první řadě navázaná fakturace. V systému BMD máme nastavený způsob, kterým se u jednotlivých klientů počítá cena v návaznosti na smluvní ujednání. BMD si umí poradit se všemi způsoby kalkulace ceny, se kterými v LERICE pracujeme:

  • Odměna účtovaná hodinovou sazbou
  • Odměna stanovená paušálem
  • Kombinace paušálu a hodinové sazby
  • Odměna stanovená podle počtu položek (např. mzdy nebo položky v účetním deníku)
  • Kombinace paušálu a počtu položek
  • Odměna odstupňovaná podle počtu položek
  • Pevný paušál bez výkonů 
  • Přímá přefakturace
  • Kombinace výše uvedeného na jedné faktuře

 

Předpokladem pro snadnou fakturaci z BMD je, abychom u každého zákazníka nastavili výši paušálu, jeho frekvenci (měsíční/čtvrtletní/roční) a činnosti, které do něho spadají, případně počet položek nebo počet hodin zahrnutých do paušálu a cenu položek nad paušál aj. Dále je potřeba nastavit hodinové sazby, které je možné dále členit podle druhu činnosti, skupiny činností nebo podle konkrétních pracovníků.

 

Správné nastavení těchto vstupních údajů a správné vedení denní evidence výkonů pak umožňuje fakturovat bez zbytečných časových prodlev, prakticky ihned po skončení fakturačního období nebo dokončení projektu.

 

To ale není jediným přínosem modulu evidence výkonů. Záznamy o časových aktivitách jsou podkladem k tomu, abychom mohli vyčíslit interní hodinové sazby zaměstnanců ve vlastních nákladech a provádět další vyhodnocování ziskovosti. Výpočet nákladové ceny není jen otázkou mzdových nákladů zvýšených o režii. Do výpočtu promítáme i čas, který zaměstnanec průměrně tráví nefakturovatelnou činností, jako je administrativa nebo čas strávený na školeních, a dále neproduktivní čas, jako návštěvy lékaře, placené volno, sick days, dovolená. Zaměstnanec si totiž musí svojí fakturovatelnou činností vydělat i na tyto neutilizované výkony. Ke mzdovým nákladům odpovídajícím neutilizovanému času přistupujeme stejně jako k režijním nákladům.

 

Abychom vůbec mohli vyčíslit nákladovou cenu našich pracovníků, je potřeba znát míru utilizace. Díky evidence výkonů v BMD tyto údaje máme k dispozici na pravidelné bázi.

 

Vlastní výpočet nákladové hodinové sazby zaměstnanců se už odehrává mimo BMD.  Ještě donedávna se tyto výpočty uskutečňovaly v Excelu, v loňském roce jsme pro tyto potřeby začali využívat Microsoft Power BI. Aktualizace nákladových cen je nyní díky propojení BMD s Microsoft Power BI a s účetním softwarem otázkou několika kliknutí.

 

Sledování ziskovosti

Právě vnitřní nákladové ceny jednotlivých pracovníků jsou podkladem pro sledování ziskovosti, která probíhá rovněž v BMD. Nákladové ceny je potřeba do BMD na začátku zadat ke každému pracovníkovi a průběžně je aktualizovat. BMD s nimi potom pracuje při fakturaci. Součástí každé faktury je report, který ukazuje nejen celkovou fakturovanou cenu a počet hodin, ale také celkové náklady vyjádřené s pomocí nákladových cen, a to nejdůležitější – ziskovou marži.

 

Už při vlastním vytváření faktury máme proto možnost vyhodnotit, zda máme cenu nastavenou správně, případně zda není potřeba proces upravit z hlediska jeho organizace, abychom byli efektivnější. Obrázek níže ilustruje právě tuto situaci, kdy na zakázce vychází marže záporná. Je dobré o tom vědět včas a moci na to reagovat.
 

Reporting v BMD

BMD obsahuje řadu předdefinovaných reportů ke sledování ziskovosti, utilizace zaměstnanců, jejich docházky, přehled nevyfakturovaných výkonů aj. V generátoru sestav je navíc možné si navolit reporty dle vlastních potřeb. 

 

V LERICE nás zajímají především pracovní reporty, jako je utilizace pracovníků nebo čerpání dovolené a dále reporty ziskovosti, v členění dle jednotlivých pracovníků ale také podle jednotlivých klientů a jejich skupin.

 

Co dalšího nabízí BMD jako řešení digitální správy kanceláře?

BMD není jenom o sledování výkonů a vyhodnocování efektivity procesů. BMD nabízí digitální správu daňové a účetní kanceláře a poskytuje k tomu účinné nástroje pro řízení chodu firmy, organizaci dokumentů a sledování a řízení vztahů s obchodními partnery i institucemi. 

 

Vedle evidence výkonů pracovníků, fakturace a vyhodnocování ziskovosti využíváme BMD v následujících oblastech:

  • CRM – Customer Relationship Management
  • Správa termínů, úkolů, lhůt, pošty a telefonátů
  • Správa dokumentů (DMS)
  • Rozesílání hromadné korespondence klientům formou e-mailingu
  • Propojení s produkty MS Office, především kalendářem Outlook a e-mailem 

 

V současné době zvažujeme implementaci dalších modulů, které by měly rozšířit rozsah využívání digitální kanceláře. 

 

CRM a správa kanceláře

BMD CRM zajišťuje evidenci klientů a péči o kontakty na zákazníky. Je pro nás doplňkem pro digitalizaci interních procesů. Využíváme jej jako systém pro vedení klientského spisu, především tedy ke sledování základních klientských informací, kontaktů, smluvních dokumentů od nabídek přes smlouvy, dodatky, až po harmonogram domluvených termínů a správu plných mocí. 

 

Evidujeme zde ale i takové informace jako základní popis podnikatelského modelu klienta, který je potřeba znát pro daňovou i účetní praxi, pravidelně se opakující termíny, úkoly a jejich delegaci, projekty, odpovědné osoby za klienta a jiné. Termíny a úkoly máme prostřednictvím serveru MS Exchange automaticky synchronizovány – také s mobilními telefony. Karta klienta je zároveň propojená s modulem dokument management systémem.

 

Dokument management systém

Dokument management systém (DMS) nám dává možnost uchovávání důležitých a pro nás klíčových dokumentů. Dokumenty lze v DMS uchovávat v originálním datovém formátu nebo ve formátu PDF vytvořeného z libovolného uživatelského softwaru. Do archivu ukládáme dokumenty přímo z prostředí MS Office – textové dokumenty, tabulky, powerpointové prezentace a e-maily. Dokumenty jsou členěny do jednotlivých kategorií pro snadnější orientaci. 

 

Hromadná korespondence

Z BMD řešíme také hromadnou korespondenci. Tu již v posledních letech využíváme výhradně jen pro potřeby e-mailingových kampaní a rozesílání pravidelných newsletterů elektronickou cestou našim klientům. Výhodou je, že v BMD vidíme historii toho, co jsme kdy odesílali a komu.

 

Závěrem 

S úbytkem papírů, excelových tabulek a s přesunem organizace procesů do BMD ubylo u nás v LERICE i toho, co jsme v papírech nebo jiných dokumentech někdy marně hledali. Zrychlilo se předávání informací uvnitř firmy i mezi firmou a zákazníky. Přístup k jednotlivým klientským informacím je snadnější a naše služby jsme schopní více zaměřit na potřeby klientů. 

 

Nesporným přínosem BMD je možnost reportingu a sledování ziskovosti. A i když se nám to zpočátku zdálo jako dřina a práce navíc, přínosy a úspory, které digitální agenda přinesla, byly rychle patrné. 

 

Informace o konkrétních produktech můžete najít např. na stránkách www.kit.cz nebo 
www.bmd.com.
 

© BMD - Gabor BOTA

Datum:

07.06.2021


Kategorie:

News


Autor:

Boháč Jiří



BMD Česká republika
Komplexní informační technologie s.r.o.

Salvátorská 931/8

CZ-11000 Praha

obchod@kit.cz
 

BMD Česká republika
Komplexní informační technologie s.r.o.

Chelčického 15

CZ-37001 České Budějovice

+420 387 312 345

obchod@kit.cz

Mohlo by Vás také zajímat

Produkty

Technika & Support

Firma

Follow us

Sledujte nás na Facebook
Sledujte nás na Xing
Sledujte nás na LinkedIn
Sledujte nás na YouTube
Sledujte nás na Kununu
Sledujte nás na Instagram