Co skutečně dělá poradenskou firmu profitabilní?– díl 1

16.09.2019 | News | Ing. Petr Hanzal, Ph.D.

U mnoha odborníků se můžeme setkat s názorem, že profitabilita by měla být výsledkem úsilí organizace, ale ne jejím cílem. Zároveň tvrdí, že profitabilita by měla být měřítkem realizovaného podnikatelskéhozáměru.Pokud hledáte cestu, jak rychle a jednoduše zvýšit tržby nebo snížit náklady, tak tento článek vás patrně zklame. Jestliže vaše firma není aktuálně profitabilní, neexistuje jednoduchá cesta, jak to rychle změnit. Existuje několik fixních realit, které zde budeme prezentovat, které určitě fungují a se kterými možná budete souhlasit. Některé fungují lépe než ostatní, některé techniky mají vyšší preference, to záleží na současné situaci vaší firmy.

Co vlastně je profitabilita?

Poradenské firmy často bývají přesvědčeny, že profitabilitu lze měřit nepřesnými čísly, jako je například příjem vztažený na partnera. Ovšem nejlepší všeobecně vnímaná definice profitability může být obsažena v následujících dvou bodech:

Pokud skutečný výsledek hospodaření (vztažený na partnera), přesahuje plánovaný výsledek, tak je firma profitabilní.Pokud skutečný výdělek partnera přesahuje jeho očekávání a jeho finanční nároky, tak je firma profitabilní. Obecně lze říci, že neexistuje univerzální recept, ale je možné přinejmenším jmenovat důležité ingredience pro zvýšeníprofitability vaší kanceláře.

Fakturační sazby na dostatečné úrovni

Výše fakturačních sazeb je barometrem čtyřech základních atributů:

Fakturační sazby jsou ukazatelem toho, jak hodnotíte svého zákazníka. Často je poukazováno na to, jak velká jekonkurence na našem trhu poradenských firem. Klienti často říkají, že důvodem přechodu k jiné firmě je vysokácena fakturovaných služeb. Pravda je ovšem jiná. Hlavním důvodem je spíše nespokojenost s úrovní poskytovanýchslužeb. Pro příklad můžeme uvést problémy s včasností, pozdní reakce na požadavky, fungování jako „drtiččísel“ místo poradce, nedostatečný kontakt, ale i ostatní faktory způsobující nespokojenost.
Fakturační sazby jsou indikátorem toho, jak se cítíte být silní na trhu. Je třeba si uvědomit, že chcete dosáhnoutstability, chcete najít mezeru na trhu, chcete provozovat aktivity v rámci komunity poradenských firem, že sechcete diferenciovat od ostatních.
Fakturační sazby reflektují hodnotu služby poskytované klientovi. Poradenské firmy mají někdy tendenci se podceňovat.Často to bývá spojeno s tím, že vykonávají pro klienta služby, které jsou nutné, ale které klient vlastněnechce, které jsou pro něj nutné zlo.
Fakturační sazby by měly být srovnatelné s úrovní poskytovaných služeb. Partneři by se měli snažit vykonávatpráci, která přesahuje úroveň běžného zaměstnance proto, aby mohli fakturovat vyšší sazbu.

Velký počet fakturovaných hodin v poměru k celkovým hodinám

Standardní hodnocení vychází často ze srovnání firemního poměru fakturovaných a celkových hodin. Pokud náš firemnípoměr přesahuje národní, či dokonce mezinárodní průměr, bývají partneři spokojeni. Toto ovšem není dostatečné.Je třeba mít jasná pravidla pro to, co je fakturovaný a nefakturovaný výkon. Zejména u paušálů dochází k rozdílnémuvnímání výkonů ze strany poradce a klienta. Při nevyjasnění si těchto pozic mívá poradce často dojem, že v paušálu jsou i výkony, které by měly být fakturovány samostatně, zatímco klient zastává stanovisko, že v paušálu má být zahrnutovšechno. Firmy se často i bojí sdělit svým zaměstnancům představu o vyšším počtu fakturovaných hodin, jelikožmají obavu, že jim zaměstnanci odejdou. Dalším problémem může být i neefektivní plánování času zaměstnanců, což způsobuje, že partneři nemají přehled o vytíženosti zaměstnanců, a to vede k celkové neefektivitě.

Velký podíl zaměstnanců k partnerům

Obecně platí, že pokud jsou firmy schopny dosáhnout většího poměru počtu zaměstnanců na jednoho partnera,bývají i více profitabilní. Větší firmy mívají zpravidla tento poměr vyšší, a tudíž mívají i větší profitabilitu než maléfirmy, kde je tento poměr někdy 1:3, či dokonce 1:2. Prvním předpokladem ovšem je, že partneři budou umět delegovat,a nebudou tedy vykonávat práci za své zaměstnance. Druhým předpokladem je vysoká úroveň vzdělávánízaměstnanců.
Benchmarking
Benchmarking je fundamentální porovnávací technika využívaná v celé řadě organizací. Firmy provádějí benchmarking,protože chtějí poznat a analyzovat svůj výkon a s pomocí této techniky hledají oblasti, ve kterých se mají provádětvylepšení. Velmi často ale chybují v tom, že věnují téměř všechen čas hledáním slabých míst místo toho, aby sesnažily využít svých silných stránek. Je třeba se věnovat oběma oblastem současně.

Časté chyby ovšem dělají při vnímání vlivu hodnocení některých metrik na vlastní profitabilitu. Děje se to zejménapři přeceňování procentního příjmu vztaženého na partnera jako zásadního vlivu na profitabilitu firmy, spokojenostis hodnotou metriky, která odpovídá průměru všech firem, s porovnáním průměrného platu ve firmě oproti ostatním,při hodnocení „utilizace“ pracovníků, výpočtu čistého přijmu na jednoho partnera, či hodnocení průměrných fakturovanýchhodin vztažených na kategorii, zaměstnance, či klienta. Význam těchto metrik je nutné vnímat jako komplexnívyvážený celek. Zcela nezastupitelnou roli při výpočtu hodnot metrik má informační systém, který kancelář používá.

Jak může přispět kvalitní informační systém ke zvýšení profitability firmy?

Toto je zajisté důležitá otázka, která zásadně ovlivňuje všechny vyjmenované předchozí ingredience. Asi nemá smyslpřinášet důkaz o tom, že bez řádně fungující elektronické kanceláře není možno těchto výše uvedených doporučenídosáhnout.

Elektronická správa kanceláře daňového poradce poskytuje účinné nástroje pro řízení chodu firmy, organizaci dokumentůa sledování a řízení vztahu s obchodními partnery i institucemi. Zpravidla zahrnuje softwarová řešení pro:

Evidenci výkonů zaměstnanců, včetně evidence docházky
Evidenci a vyúčtování paušálů
Fakturaci s přenosem dat do účetnictví
Správu termínů, úkolů, lhůt, pošty a telefonátů
Propojení s produkty MS Office, především s kalendářem Outlook a současně propojení s chytrými mobilními telefony
Správu dokumentů
Možnosti práce v síti i přes internet
Propojení s datovými schránkami
Možnost výměny elektronických dokladů a dokumentů mezi klientem a poradcem přes WEB rozhraní nebo pomocímobilních technologií
Předávání účetních a daňových výkazů zákazníkovi elektronickou formou
Vytváření statistik z různých oblastí správy kanceláře

V praxi to znamená, že implementace elektronické kanceláře přináší skutečné benefity při řízení interních i externíchprocesů. Možná to bude znít banálně, ale v první řádě přináší do firmy pořádek a vnitřní disciplínu. Nutí všechnyuživatele k vyšší úrovni komunikace uvnitř firmy a zvyšuje důvěru mezi pracovníky tím, že vylučuje ty situace, kdyse na něco zapomene. Tím pádem vnáší do firmy pocit dobře organizované společnosti. Zajišťuje lepší dosažitelnosta využití firemních zdrojů, včetně jejich plánování. Všechny informace o zákaznících jsou na jednom místě, počínajekmenovými údaji kontaktních osob, termínů, úkolů, výkonů, paušálů, historie kontaktů i dokumentů, a jsou přístupnévšem pracovníkům v rámci úrovně jejich oprávnění. Zásadním způsobem zlepšuje všechny formy komunikace sezákazníkem.

Elektronická kancelář daňového poradce přináší mnoho nových pohledů i na hodnocení zaměstnance. Zvláště u většíchfirem, kde již není osobní kontakt mezi vedením firmy a jednotlivými zaměstnanci tak silný, je velmi důležité mítpřehled o všech činnostech jednotlivých zaměstnanců. Neplatí zde tedy již známá realita, že ti zaměstnanci, kteří jsouve své pracovní pozici „blíže“ vedení firmy, mohou své výkony prezentovat častěji, a tím se dostávat do „lepšího světla“a být lepe hodnoceni. Elektronická kancelář přináší velmi transparentní nástroje pro to, jak moci své zaměstnancehodnotit, i když se s nimi setkáváme zřídka.

Pokud má konzultantská firma delší historii, zcela určitě může své klienty rozdělit do určitých pomyslných segmentů.Klíčovou skupinou pro rozvoj firmy jsou klienti, kteří kontinuálně rostou, jejich portfolio aktivit se zvětšuje, a tímspotřebují víc poradenství. Jsou nároční, možná jsou někdy příliš ambiciózní, ale svým postojem nás nutí k osobnímurůstu, a pracovat pro ně znamená být v neustálé výzvě. Na druhou stranu jsou ochotni si velmi dobře zaplatit kvalitníporadenské služby, což může být pro naši profitabilitu přínosem.

Závěrem

V předchozích statích článku jsme pokusili vyjmenovat hlavní ingredience zvýšení profitability a vysvětlili to, jak souvisíprofitabilita kanceláře s využíváním informačních technologií a jakým způsobem mohou jednotlivé funkcionalityinformačního systému podpořit její jednotlivé složky. Na našem trhu existují poměrně sofistikovaná řešení elektronickékanceláře, která mají přes tisíc uživatelů celé EU (např. www.kit.cz, www.bmd.com).

Na závěr si dovolíme uvést některá další doporučení, která by měla přispět ke zvýšení profitability vaší kanceláře:

Soustřeďte se spíše na zvýšení výnosů než na snižování nákladů.
Snažte se zvýšit realizaci prostřednictvím lepší supervize zaměstnanců a časového managementu.
Ukončete práci pro neefektivní klienty, pro které vykazujete nízký realizační poměr.
Snažte se udržovat fakturovatelné hodiny ve vztahu k celkovým na dostatečné úrovni, stanovte plán a dejte jejna vědomí zaměstnancům.
Zůstávejte ve styku s klienty, kteří odešli, mohou se vrátit.
Pokud realizace překročí určitou hranici, zvyšte fakturační sazby.
Vysoká realizace naznačuje, že vaši klienti jsouochotni platit vaše výkony bez stížností.
Pokud administrativní pracovníci pracují na „specifických“ klientech, fakturujte také jejich výkony.
Vyplňujte denně timesheety. Ukončete „černé díry“ v časové evidenci. Nedovolte, aby zaměstnanci vyplňovalitimesheety více než jeden den zpětně. Zapomenou na fakturovatelné výkony a budou se snažit je nahradit ostatnímivýkony, jen aby naplnili časový fond. Je třeba, aby svou evidenci výkonů uzavírali každý den, s možnou zpětnouopravou jen se schválením administrátora.
Navažte výpočet odměňování svých zaměstnanců na fakturovatelné výkony, aby to bylo pro ně vysoce relevantní.
Lépe využívejte počítačové technologie, včetně bezpapírového účtování.
Zlepšujte know-how u zaměstnanců v oblasti výpočetní techniky.
Provádějte benchmarking.
Najměte administrátora firmy, aby se ulevilo partnerům.
Monitorujte „utilizaci“ zaměstnanců.
Dokládejte kompletně všechny časy u vašich výkonů vašim klientům i v případě paušálů.
Udržujte fakturační sazby na dostatečné úrovni.
Zaznamenávejte veškerou komunikaci s klientem do kontaktního deníku. Může se vám hodit například při jednánío výši paušálu s klientem.

Je obecně známo, že implementace elektronické správy kanceláře poradce vede v konečném důsledku ke zvyšováníobratu i zisku. Pokud totiž řídíme kancelář efektivně, tak nám to prostě dělá radost. Vždy však záleží na nastavenía efektivním využívání systému pro řízení. Elektronická kancelář přináší měřitelné výhody a efekty, které se projevízpravidla až po určité době. Prospěšnost implementace elektronické kanceláře spočívá v zefektivnění průběhu všechprocesů a v celkovém snížení nákladů na ně. S použitím elektronické kanceláře lze individuálně vycházet vstříc většímumnožství zákazníků se stejným počtem zaměstnanců. Dalším efektem je zkvalitnění kontaktů a vytvoření většíhopočtu vazeb se zákazníky. Díky elektronické kanceláři je možné investovat čas získaný zefektivněním průběhu procesůdo nárůstu odbornosti pracovníků a věnovat se více zákazníkům než vyřizování interní administrativy. Kvalitní implementacíelektronické kanceláře je možné se odlišit od konkurence, protože poradce používající aktivně elektronickoukancelář, má lepší komunikaci a vztahy se svými zákazníky než poradce, který ji nevyužívá. Díky elektronické kancelářimá vedení firmy neustále k dispozici všechny informace potřebné k řízení každodenního chodu firmy. Čím dříve jsoudata k dispozici, tím rychleji může vedení reagovat na vznikající problémy, popřípadě jim dokonce předcházet.

Aplikaci elektronické kanceláře je nutno vnímat jako výzvu k sebezdokonalování. Je to svým způsobem nová strategie,kterou by měli všichni zaměstnanci akceptovat a být za ni rádi, protože v konečném důsledku jim ulehčí a zjednoduší práci.
V příštím vydání e-Bulletinu Vám představíme praktické příklady zvyšování profitability vaší kanceláře.

Reference:
MARC, R., What Really Makes CPA Firm Profitable.TUČEK, Martin a Petr HANZAL. Řešení problematiky fakturace výkonů v rámci paušálů s pomocí elektronické kanceláředaňového poradce. E-Bulletin Komory daňových poradců České republiky. 2016, (10). ISSN 1211-9946.HANZAL, Petr. Elektronická správa kanceláře daňového poradce. E-Bulletin Komory daňových poradců České republiky.2015, (2). ISSN 1211-9946.