BMD DMS – správce elektronických souborů a dokumentů

15.11.2023 | News | Boháč Jiří

Od příchozí pošty po bezpapírové účetnictví: všechny relevantní informace jsou okamžitě a rychle dostupné, bez ohledu na to, kdo a kdy byl dokument archivován. Využijte naše prostorově úsporné řešení pro archivaci dokumentů! Vyhledávání je možné různými způsoby, buď pomocí klíčových slov, nebo vyhledáváním v celém textu. Lze nalézt jakékoli údaje stejného dokumentu, např. na základě data, obsahu, partnera, projektu... A co je na tom nejlepší? Dokument stačí uložit pouze jednou a na jedno místo. BMD Document Management System je optimálním řešením, pokud chcete zmodernizovat úložiště vašich dokumentů nebo pokud nemáte ve svých kartotékách místo.

Archivace

Archivujte své příchozí a odchozí dokumenty pomocí systému DMS společnosti BMD, pokud je chcete rychle uspořádat, získat nebo dokonce vzít s sebou. Pro fungování úspěšných a moderních podniků a institucí je nezbytné, aby data byla ukládána, zpřístupňována a přenášena rychle, spolehlivě a bezpečně. To zajišťuje elektronický systém správy souborů a dokumentů BMD.

Plně automatická archivace z aplikací BMD

Dokumenty vyrobené v BMD (faktury, nabídky, avíza...) lze automaticky archivovat a program jim automaticky poskytuje klíčová slova a metadata. Počínaje dokladem se můžete kdykoliv vrátit k údajům, ze kterých byl vytvořen, např.: v případě odchozí faktury do fakturačního rozhraní.

Archivace z dokumentů Office

Hlavní aplikační oblastí je Outlook. Pohodlně můžete archivovat pomocí rozšíření Microsoft Office, která se po instalaci NTCS automaticky přenesou do Excelu, Wordu, Outlooku nebo Powerpointu. Archivované e-maily v Outlooku snadno poznáte podle znaménka „OK“ ve sloupci archiv.

Archivace e-mailů

E-mailové procesy a data e-mailové komunikace jsou stále složitější. Požadavky na archivaci podle zákona, firem i jednotlivců drží krok s touto složitostí. Středem zájmu však zůstává dlouhodobé, nezměněné a bezpečné uchovávání elektronických zpráv.

BMDSCAN

Aplikace skeneru , plně integrovaná do prostředí programu NTCS, s OCR, rozpoznáváním QR-Code a přenosem dat XML, umožňuje následující funkce

skenování z rozhraní programu
grafickou optimalizaci
zřetězení a dělení dokumentů
automatické přiřazování klíčových slov a archivaci do DMS systému BMD.

Pomocí funkcí připomínek nezapomenete zpracovat jednotlivé dokumenty.
Dokumenty z jiných aplikací Windows lze snadno přenést do systému správy dokumentů nebo je odtud zpět zkopírovat pomocí funkce Drag&drop.

Princip čtyř očí: pracovní tok dokumentů BMD

Zorganizujte zpracování příchozích dokumentů pomocí pracovního postupu. Po naskenování různých dokumentů – smluv, rozhodnutí, dopisů – jsou odeslány příslušnému pracovníkovi podle definovaných interních pracovních procesů společnosti. Díky pracovnímu postupu mohou být důvěrné dokumenty podrobeny kontrole podle principu čtyř očí se souhlasem odpovědných osob. Nakonec mohou dokumenty zpřístupnit také svým zákazníkům prostřednictvím zákaznického portálu BMD COM. Navíc můžete kdykoli získat přehled o tom, kdo, kdy a jakou funkci či úkol ve vztahu k danému dokumentu vykonával.

Práva

Pomocí oprávnění můžete určit, kdo může mít práva pro zápis a čtení ke každému dokumentu. O evidenci historie úprav se stará funkce verzování. Oprávnění řídí, zda máte přístup k dokumentu nebo ne a jaké funkce jsou povoleny nebo zakázány. Oprávnění můžete přidělit celým souborům dokumentů, zákazníkům/dodavatelům a kategoriím nebo i jednotlivým funkcím (mazání dokumentů). Práva pro čtení nebo zápis můžete definovat i na úrovni polí kmenových dat.

Zeptejte se nyní