BMD DMS = správa dokumentů & archív

Od přijaté pošty až po bezpapírové účtování a s okamžitou dostupností všech relevantních informací – systém správy dokumentů od BMD je optimálním řešením, pokud chcete modernizovat svůj systém archivace nebo již nemáte dost místa ve skříních. Využijte BMD DMS pro archivaci příchozích i odchozích dokumentů, které můžete rychle zařadit a najít nebo i vzít s sebou. Na bezpečnost BMD DMS se můžete spolehnout. To je potvrzeni i certifikací německé zkušebny TÜV.

Archivace

Úspěšné a moderní podniky i správní orgány mohou kvalitně pracovat jen tehdy, když ukládání, vyhledávání a také poskytování informací probíhá rychle, spolehlivě a bezpečně. A to je případ softwaru BMD pro archivaci a správu dokumentů.

Automatická archivace z aplikací BMD

Dokumenty vznikající v aplikacích BMD (faktury, honorářové faktury a další) s vazbou na osobu (dodavatele, odběratele) mohou být automaticky archivovány.

Archivace dokumentů MS Office

Archivace probíhá komfortně s pomocí Microsoft Office Add Ins. Tyto doplňky jsou automaticky zavedeny do Excelu, Wordu, Outlooku a Powerpointu při instalaci BMD NTCS. V Outlook poznáte archivované maily podle příznaku „OK“ ve sloupci "Archív".

Archivace mailů

Mailové procesy a data mailové komunikace jsou stále složitější. Tato složitost je dána požadavky stanovenými na jedné straně právními předpisy, na druhé straně požadavky podniků i soukromých osob. Důraz je kladený na dlouhodobé, neměnné a bezpečné ukládání elektronických zpráv. K dispozici jsou proto různé varianty archivace. Doručené i odeslané maily mohou být archivovány automaticky nebo výběrově. Maily mohou být přiřazeny mandantům / klientům a jsou k dispozici oprávněným pracovníkům.

Obzvlášť výhodné je předávání komunikace prostřednictvím vícestupňových, volně definovatelných workflow. Tak může být úkol nebo lhůta předána elektronicky nejen odpovědnému pracovníkovi, ale také na libovolné množství dalších schvalovacích míst.

BMDSCAN a přijatá pošta

Skenovací pracoviště plně integrované do programového prostředí NTCS s rozeznáváním OCR, QR kódu, a přebíráním XML dat (ISDOC) vám umožní:

okamžité skenování
grafickou optimalizaci
slučování a rozdělování dokumentů
automatické kódování a ukládání do BMD DMS a správy přijaté/odeslané pošty.

Díky funkci upozornění není možné zapomenout na zpracování dokumentu.

Princip čtyř očí

Organizujte zpracování přijaté pošty pomocí workflow dokumentů. Po naskenování jsou smlouvy, výměry, dopisy a další dokumenty přiřazeny odpovědnému pracovníkovi a je spuštěn interní workflow v kanceláři. S workflow dokumentů jsou důvěrné dokumenty elektronicky podrobeny přezkoumání čtyř očí, schváleny vedoucím kanceláře a uloženy u pracovníka nebo nakonec na zákaznické platformě BMD.com. V každém okamžiku máte přehled o tom, kdo, kdy a jak s dokumentem pracoval nebo pracuje.

Oprávnění

Oprávnění určují, jestli máte k objektu přístup či nikoli, případně jaké funkce s ním můžete provádět. Oprávnění je možné nastavit pro archív, odběratele/dodavatele nebo kategorii dokumentů, ale také pro jednotlivé funkce(např.mazání dokumentů). Právo čtení nebo zápisu je možné nastavit i pro jednotlivá pole.

Hledat a najít

Hlavním prvkem organizace souborů je složka (odběratel, dodavatel, zaměstnanec, projekt). Každý dokument může být uložen s hlavní kategorií, kategorií, podkategorií, klíčovými slovy a fulltextovým obsahem a následně podle těchto kritérií vyhledán. Fulltextové vyhledávání obsahuje podporu OCR, takže je možné prohledávat i obrazové soubory (TIF, PDF, ...). Množství dalších kritérií jako číslo dokladu, předmět, datum a další, umožňuje dále optimalizovat hledání v rámci složky.

Module