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BMD DMS – Dokumentenmanagement-System & Archiv

Vom Posteingang bis zum papierlosen Buchen: Mit dem BMD Dokumentenmanagement-System sind alle relevanten Informationen sofort und rasch verfügbar. Unabhängig von Ort und Person, die das jeweilige Dokument archiviert hat. Profitieren Sie von der platzsparenden Variante, um Dokumente zu archivieren. Sie sind auf unterschiedliche Arten auffindbar: mit Beschlagwortung oder Volltextsuche. Ein und dasselbe Dokument ist so auffindbar, wie Sie es suchen. So zum Beispiel nach Datum, Inhalt etc. Das Beste daran? Das Dokument ist nur einmal abgelegt. Das Dokumentenmanagement-System von BMD ist die optimale Lösung, wenn Sie Ihre Ablage modernisieren möchten oder keinen Platz mehr in ihren Aktenschränken haben.

Archivierung

Archivieren Sie mit dem BMD Dokumentenmanagement-System ein- und ausgehende Dokumente, die Sie rasch ordnen, finden oder auch mitnehmen möchten. Vertrauen Sie auf die Revisionssicherheit des BMD DMS. Sie ist von staatlich anerkannter Stelle bestätigt. Erfolgreiche und moderne Unternehmen sowie Verwaltungen sind nur dann arbeitsfähig, wenn die Aufbewahrung, Erschließung und auch die Bereitstellung von Informationen rasch, verlässlich und sicher erfolgt. Das Dokumentenmanagement-System von BMD unterstützt Sie dabei.

Vollautomatische Archivierung aus BMD Applikationen

In BMD Applikationen entstandene Dokumente (Rechnungen, Honorarnoten u. v. m.) können automatisch archiviert werden. Diese werden gleichzeitig vollautomatisch beschlagwortet. Vom Dokument kann immer wieder zurück auf den Ausgangsdatensatz zugegriffen werden. Greifen Sie beispielsweise von der Honorarnote auf die Leistungsdaten im Honorarvorschlag zu. 

Archivieren von Office-Dokumenten

Hauptanwendungsfall ist Outlook. Komfortabel gelingt Ihnen das Archivieren mit Microsoft Office Add-Ins. Diese werden mit der NTCS Installation vollautomatisch aus Excel, Word, Outlook und Powerpoint übernommen. Im Outlook erkennen Sie archivierte E-Mails am Kennzeichen "OK" in der Archiv-Spalte.

E-Mail Archivierung

E-Mail-Prozesse und E-Mail-Kommunikationsdaten werden immer komplexer. Die Anforderungen, die einerseits gesetzlich, andererseits auch von Unternehmen und Privatpersonen an die Archivierung gestellt werden, tragen dieser Komplexität Rechnung. Steht doch hier die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von elektronischen Nachrichten im Fokus.

BMDSCAN

Ein voll in die NTCS Programmumgebung integrierter Scan-Arbeitsplatz mit OCR-, QR-Code-Erkennung und XML-Datenübernahme (ebInterface, ZUGFeRD) ermöglicht Ihnen

Durch die Erinnerungsfunktion kann die Bearbeitung eines Dokuments nicht vergessen werden.

Dokumente können auch einfach via Drag & Drop von anderen Windows-Applikationen, wie dem Windows-Explorer, ins Archiv übernommen werden. Auch umgekehrt ist das möglich.

Vier-Augen-Prinzip: Der BMD Dokumenten-Workflow

Organisieren Sie die Bearbeitung der eingehenden Post mit dem Dokumenten-Workflow. Nach dem Scannen werden Verträge, Bescheide, Briefe etc. dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet und der interne Workflow in Ihrem Unternehmen vorgegeben. Mit dem Dokumenten-Workflow werden vertrauliche Dokumente elektronisch einer Vier-Augen-Überprüfung unterzogen und vom Verantwortlichen freigegeben. Über unser Mandanten-Portal BMD Com können Dokumente schließlich vollautomatisch dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden. Sie behalten auf jeden Fall den Überblick, wer wann wie mit dem Dokument arbeitet, bzw. gearbeitet hat.

Berechtigungen

Sie steuern mit Berechtigungen, wer die Schreib- und Leseberechtigungen für die jeweiligen Dokumente hat. Versionierungen sorgen für die Änderungshistorie. Durch Berechtigungen wird bestimmt, ob Sie auf ein Objekt zugreifen können oder nicht, bzw. welche Funktionen Sie damit ausführen können und welche nicht erlaubt sind. Vergeben Sie Berechtigungen auf Archive, Kunden/Lieferanten oder Kategorien sowie auf Funktionen (Löschen von Dokumenten). Die Vergabe von Schreib- oder Leserechten ist auch für einzelne Felder möglich.

 

 

 

Fünf gute Gründe für das Dokumentenmanagement-System von BMD:

Vollständige Integration

Eine DMS-Lösung für das gesamte Unternehmen, denn innerhalb des Systems sind alle Daten integriert. So arbeiten Sie unternehmensweit mit einem einheitlichen Stand von Dokumenten. Sie behalten den Überblick über Ihre Unterlagen.
 

Unsere Software-Module

Enorme Flexibilität

Die DMS-Software ist eine Standardsoftware und für Ihre eigenen Prozesse maßgeschneidert. Das gelingt durch über 10.000 Parameter – kleine Rädchen, mit denen die feinsten Einstellungen möglich sind. Wir treffen gemeinsam mit Ihnen die passenden Einstellungen. Auch bei individueller Anpassung bleibt die Software updatefähig.

Cloud

Ihre Dokumente immer und überall. Sie können Ihre DMS-Software in der eigenen Infrastruktur oder über die Cloud nutzen. Mehr Flexibilität und Mobilität bei der Softwarenutzung: Das ist das Ziel der BMD Cloud Services. Sie greifen über das Internet direkt auf die gesamte DMS-Software zu, über ein zertifiziertes österreichisches Rechenzentrum.

Mehr zur Cloudlösung erfahren

Ihr Rundum-sorglos-Paket

Support, Schulung, Hilfesystem. Schnell und unkompliziert unterstützt Sie der BMD Support für die optimale Nutzung der Software: vor Ort, per Fernwartung oder über die Hotline. Ganzjährig können Sie Seminare in der BMD Akademie besuchen oder Sie nutzen die WebSeminare. Die Onlinehilfe rufen Sie direkt per Knopfdruck im Programm auf.

Mehr zu Ihrer Unterstützung erfahren

45 Jahre Erfahrung

Über 1.800 Steuerberater und mehr als 24.000 Wirtschaftsbetriebe setzen die BMD Softwarelösungen erfolgreich ein. Die Software ist schon ausgereift, wenn Sie sie verwenden. Umfangreiche Tests und Weiterentwicklungen sorgen dafür. Wir sind ein KMU und wissen, was KMUs brauchen. Daher haben wir die passenden Softwarelösungen. Bei uns sind Sie keine Nummer, Sie sind unser Partner auf Augenhöhe.

BMD Business Software – die richtige Wahl für Ihr Unternehmen!

Sie treffen die richtige Entscheidung

Über 30.000 zufriedene Kunden setzen die BMD Business Software erfolgreich ein. Sie profitieren von der vollständigen Integration und der enormen Flexibilität. 45 Jahre Erfahrung garantieren Ihnen ausgereifte Softwarelösungen.

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Musterausdrucke

Gerne können Sie sich unsere Musterausdrucke zu allen Bereichen herunterladen. Geben Sie uns dazu bitte Ihre Daten bekannt. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in den Downloadbereich der Musterausdrucke.

 

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3. Platz Staatspreis Familie und Beruf 2018TÜV für unser revisionssicheres ArchivSicherheitszertifikat ISO 27001Open Company - wir leben OffenheitTop Company - von Mitarbeitern empfohlenBMD Business Software – eine herausragende MarkeBMD ist Gewinner des Best Workplace Award 2019

BMD Systemhaus Schweiz AG

Messenriet 16

CH-8500 Frauenfeld

+41 (0)52 723 00 55

bmd@bmd.ch

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