Papierloses Büro: Mit BMD Kosten sparen & umweltfreundlich agieren

11.01.2024 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Jürgen Spanring, Helene Roselstorfer

Green Office und Nachhaltigkeit sind viel diskutierte Themen, die immer häufiger im Büroalltag stattfinden, und das in allen Geschäftsbereichen. Die Reduktion des Verbrauchs wertvoller Ressourcen könnte einer der Schlüsselfaktoren in diesem Bestreben sein, von dem in naher Zukunft nicht nur unser Planet sondern auch Unternehmen profitieren. Dank der Digitalisierung sparen Firmen über alle Sparten hinweg viel Zeit und agieren umweltfreundlicher – was nicht zuletzt auch Kostenersparnisse mit sich bringt.

5 Benefits, die für das papierlose Büro sprechen

Warum zahlt es sich aus, Ihren Büroalltag zu digitalisieren? Welche sind die effizientesten Lösungen, um den zeitraubenden Papierkram rasch loszuwerden? Lernen Sie hier die fünf wichtigsten Faktoren kennen, um mit der Digitalisierung auch Geld zu sparen.

1. Reduzierter Materialeinsatz

Für Unternehmen stellt Kostenreduktion den wesentlichsten Vorteil dar, welchen ein papierloses Büro bietet. In den letzten Jahren haben sich die Preise für Rohstoffe und Verbrauchsmaterialien drastisch erhöht. Dies gilt nicht nur für Büromaterial wie Tonerpatronen oder Druckerpapier sondern z. B. auch für Servicekosten, die mit Bürodruckern und anderen Geräten in Zusammenhang stehen. Gesamtheitlich betrachtet machen diese Aspekte einen nicht unerheblichen Kostenfaktor aus, der in Zeiten der Digitalisierung allerdings nicht mehr notwendig ist.

Digitale Lösungen wie z. B. das BMD Dokumentenmanagement in Verbindung mit der digitalisierten BMD Buchhaltung ermöglichen es Ihnen, bis zu 50 % der Büroverbrauchsmaterialien einzusparen. Ein reduzierter Verbrauch minimiert nicht nur Ihre operativen Kosten sondern freut auch die Umwelt. Darüber hinaus fällt auch die physische Lagerung der Materialien in Papierform weg, was einen weiteren grossen Vorteil darstellt.

2. Weniger Papier, mehr nutzbare Fläche

Gesetzlich sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente und Belege viele Jahre lang aufzubewahren. Jene Unternehmen, die den Weg der Digitalisierung beschreiten und sich für ein papierloses Büro entscheiden, müssen sich nicht mehr mit der physischen Aufbewahrung von Dokumenten – d. h. mit der Lagerung von Bergen an Papier – herumschlagen.

Denn die digitale Speicherung bietet Firmen und Betrieben hier eine erhebliche Erleichterung: Im papierlosen Büro sind Regale und Büroschränke nicht mehr mit verstaubten und schwer zugänglichen Akten gefüllt, die jahrelang aufbewahrt werden müssen.

Viele sperrige Möbel verlieren dank der digitalisierten Prozesse ihre Notwendigkeit. Gleichzeitig gewinnt das Unternehmen an nutzbarer Fläche bzw. kann es sogar Bürofläche reduzieren, was sich wiederum in niedrigeren Kosten und einem erhöhten Umweltbewusstsein zu Buche schlägt. Man denke nur an die verringerten Heizkosten pro Person sowie an den niedrigeren Ressourcenverbrauch, der sich durch die reduzierte Büroinfrastruktur ergibt. Stattdessen sind Ihre Dokumente dank der digitalen BMD Dokumentenarchivierung nicht nur sicher sondern vor allem auch platzsparend gelagert.

3. Einfache, schnelle und sichere Verwaltung von Daten und Dokumenten

Für den reibungslosen Betrieb erfolgreicher, moderner Unternehmen und Institutionen sind im Bereich Dokumentenverwaltung drei Dinge unerlässlich:

Daten sollen sicher, zuverlässig und übersichtlich aufbewahrt werden.
Der Zugriff darauf soll berechtigten Personen auf möglichst einfache Weise ermöglicht werden.
Bei Bedarf sollen Informationen schnell und unkompliziert an andere Stellen übermittelt werden können.

Ein Büro, das Dokumente über die BMD Software digital verwaltet, zeichnet sich in all diesen Bereichen aus. Dadurch, dass alle Daten, Belege und Informationen zentral an einer Stelle abgespeichert sind, reduzieren sich nicht nur händische Prozesse, sondern auch Fehler wie beispielsweise Daten-Doppelungen.

Gleichzeitig sorgt eine umfassende Suchfunktion dafür, dass die richtigen Dokumente rasch aufgefunden werden können. In BMD stehen Mitarbeitenden dazu vielfältige Optionen bereit, wie die Eingabe von Schlüsselwörtern oder auch die Volltextsuche. Zusätzlich lassen sich Dokumente anhand beliebiger Metadaten wie Datum, Inhalt, Lieferant/Kunde oder Projekt rasch und einfach im System auffinden. Ein individuell anpassbares Berechtigungssystem sorgt dafür, dass jede/r Mitarbeitende einen übersichtlichen Zugriff auf genau jene Dokumente hat, die er oder sie benötigt.

Relevante Informationen übermitteln Sie auf Knopfdruck direkt aus der Software heraus per E-Mail oder Sie nutzen die praktische App BMD Go, um z. B. Zeiterfassungsprozesse oder den Kommunikationsverkehr zwischen Treuhandbüros und Mandanten zu vereinfachen.

4. Ineinandergreifende Prozesse

Ein papierloses Büro ist effizient, da viele Prozesse interagieren und Unternehmen über verschiedene Abteilungen hinweg von Synergien und damit verbundenen Zeit- und Kostenersparnissen profitieren. So lässt sich die digitalisierte BMD Buchhaltung beispielsweise mit der Mitarbeiter-Zeiterfassung oder Eingangsrechnungskontrolle verknüpfen, wodurch Daten auf Knopfdruck direkt übermittelt werden können.

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Bei BMD entscheiden Sie individuell, welche Bereiche Ihres Unternehmens Sie digitalisieren möchten. Dank des modularen Aufbaus und vielfältigen Parameter-Einstellungen wächst die Business Software mit Ihren Aktivitäten mit und ist zu jedem Zeitpunkt flexibel erweiterbar.

5. Verbesserte Aussenwirkung

Nicht zuletzt bietet die Digitalisierung auch wertvolle Impulse für Outreach-Aktivitäten sowie die Unternehmenskommunikation. Ihre unterschiedlichen Stakeholder wie Kunden, potenzielle Mitarbeitende, Investoren und Partner werden die innovative Ausrichtung Ihres Unternehmens zu schätzen wissen. Das bringt direkte Wettbewerbsvorteile beim Ausbau von Partnerschaften und bei der Akquise neuer Kunden und Mitarbeiter/innen. Es erleichtert nicht zuletzt auch Ihre Prozesse im Personalwesen. Mehr zu BMD für HR und Personalwesen...

Ihr Kick-Off zum papierlosen Büro – mit BMD

Vom einfachen digitalen Dokumentenmanagement bis hin zur komplett integrierten ERP-Lösung ist BMD Ihr Partner, wenn es um die Vereinfachung von Geschäftsprozessen geht. Informieren Sie sich jetzt, wie BMD in Ihrem Unternehmen für Zeit- und Kosteneinsparungen sorgt, während Sie gleichzeitig auch Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekte im Auge behalten.

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