Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen

14.04.2021 | Blog Allgemein Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Helene Roselstorfer

In vielen Lebensbereichen ist der Begriff „Künstliche Intelligenz“ (KI) aktuell nicht mehr wegzudenken. Ihr wird im Rahmen der Digitalisierung von Institutionen und Unternehmen zurzeit das grösste Transformationspotenzial zugeschrieben. Wie funktioniert künstliche Intelligenz? Wie lässt sie sich in Unternehmen einsetzen, um wirtschaftliche Wettbewerbsvorteile zu erzielen und Prozesse effizienter zu gestalten? Lesen Sie hier alles Wissenswerte über den Einsatz von KI im Rechnungswesen.

Was ist künstliche Intelligenz?

Künstlich intelligente Technologien versuchen, die Intelligenz eines Menschen über Maschinen zu simulieren. Sie basieren auf Nachbildungen unseres neuronalen Netzwerks und sollen Aufgaben erledigen, die normalerweise den Einsatz von menschlichem Verstand erfordern.

Indem nicht nur Daten, sondern auch bekannte Muster in einer Maschine abgespeichert werden, soll das System basierend auf dem so eingespeicherten Grundwissen in weiterer Folge auch neue Problematiken lösen. Der Begriff „machine learning“ weist darauf hin, dass die KI-Lösung mit jedem neuen Geschäftsfall oder Prozess ihr „eigenes Wissen“ erweitert. Dies bedeutet, dass eine KI mit jeder neuen Aufgabe dazulernt und so ihre Genauigkeit und Trefferquote kontinuierlich erhöht.

Die Grundlage von machine learning stellen Algorithmen dar, die aufgrund der eingespeicherten Informationen Zusammenhänge erkennen und daraus Entscheidungen, Vorhersagen oder bestimmte Zuordnungen für die Zukunft ableiten.

Wie funktioniert KI im Rechnungswesen?

Im Rechnungswesen wird KI eingesetzt, um Prozesse der Buchhaltung und Belegerkennung zu optimieren. Dies sorgt für mehr Effizienz, minimiert Fehler, steigert das Vertrauen in die erstellten Zahlen und spart Unternehmen nicht zuletzt wertvolle Kapazitäten.

Die KI-Lösung erzielt ihr Verständnis über den Buchungsstoff, indem es von historischen Daten, Bilanzierungshandbüchern und allgemeinen Vorschriften für die Rechnungslegung lernt. Auf Grundlage der angesammelten Informationen erarbeitet das System eigenständig Vorschläge, wobei das Wissen der KI mit jedem Beleg und jeder einzelnen Buchung schrittweise ausgebaut und verbessert wird.

Was sind die Aufgaben von KI in Buchhaltung und Rechnungswesen?

KI führt schrittweise zu effizienteren, reibungsloseren und fehlerfreieren Prozessen in Ihrer Buchhaltung und im Rechnungswesen. Die optimierten Aufgaben sind vielfältig:

Automatisches Handling von Belegen: Ausgereifte KI-Systeme erkennen beim Scannen von grossen Beleg-Stapeln die erste und letzte Seite von unterschiedlichen Belegen und teilen mehrseitige Scans automatisch an der richtigen Stelle in die einzelnen Rechnungs-PDFs. Das zeitintensive, manuelle Sortieren und getrennte Scannen von Belegen wird damit obsolet. Je mehr unterschiedliche Belege eingespeist werden, umso schneller lernt die KI auch das Erkennen der Inhalte. Mittlerweile ist es möglich, dass intelligente Systeme Daten wie Belegnummer, Datum oder Rechnungsbeträge automatisch erkennen. Sie erzielen so kontinuierlich bessere Ergebnisse und optimieren die OCR-Belegerkennung, ohne dass bestimmte Vorlagen oder Regeln hinterlegt werden müssen.
Vereinfachtes Kontieren und Verbuchen: Moderne Rechnungswesenprogramme wie die BMD Business Software bieten die Möglichkeit, dass Rechnungsdaten nicht nur über KI erkannt, sondern auch gleich vorkontiert werden. Dies spart Zeit, da in der Regel ein Scan bzw. Foto des Belegs genügt, um diesen direkt in die Buchhaltung einzuspeisen. Buchhalter/innen und Treuhänder/innen haben so letztendlich deutlich weniger Arbeit und können sich auf die finale Überprüfung der bereitgestellten Daten konzentrieren. Die Fehlerquote wird minimiert, während jede neue Buchung oder Korrektur das Wissen der KI weiter erhöht.
Verbesserte Qualitätskontrollen: Eine KI wird niemals müde oder fühlt sich erschöpft. Da sie nie an Konzentration verliert, merkt sie, wenn an einem Beleg etwas nicht korrekt ist oder sich weitere Fehler einschleichen. Dadurch entstehen Schritt für Schritt verbesserte Qualitätskontrollen, die menschliche Fehler in Buchhaltung und Rechnungswesen reduzieren.
Überblick über Finanzen in Echtzeit: Dank KI stehen alle eingespeisten Daten zeitaktuell im System zur Verfügung und können dort weiterbearbeitet werden. Alle Beteiligten haben so immer die jeweils aktuellste Übersicht über die Finanzen und können auf dieser Grundlage realitätsnahe Entscheidungsprozesse einleiten.
Automatische Rechnungsbezahlung: Einige Buchhaltungsprogramme – wie auch BMD – bieten Kund/innen eine Integration des Bankkontos. Damit lassen sich regelmässige Zahlungsläufe über die KI weitestgehend automatisieren, sodass Rechnungen automatisch bezahlt und die so entstandenen Daten wiederum zurück ins System gespielt werden. Dies spart nicht nur viele vormals händisch durchgeführte Arbeitsprozesse, sondern sorgt auch dafür, dass ein Übersehen von Rechnungen und auch Mahngebühren der Vergangenheit angehören.

Die Vorteile von KI im Rechnungswesen auf einen Blick

Dank der Einwirkung von KI fallen zahlreiche Routineaufgaben künftig einer Software zu, die solche Aufgaben mit hoher Schnelligkeit und Präzision erledigt. Sie reduziert wiederkehrende, händische Arbeiten deutlich und erleichtert Schlüsselmitarbeitenden in der Buchhaltung die tägliche Business-Agenda.

Gleichzeitig helfen KI-Systeme auch, Fehler zu vermeiden und Risiken zu senken.

KI einfach skalieren – dank Cloud-Computing

Dank Cloud-Computing laufen IT-Systeme mittlerweile auf ganz normalen Geräten wie Laptops oder Handys, ohne dass dafür eine grossflächige Server-Infrastruktur notwendig ist. Deshalb machen sich digitale Lösungen mittlerweile nicht nur für grosse Konzerne, sondern auch für mittelständische Unternehmen rasch bezahlt.

KI hat dank der umfassenden Cloud-Technologien grosse Fortschritte gemacht, da Rechenkapazitäten damit in nahezu unbegrenzter Menge verfügbar sind. Nicht nur die KI, sondern auch zahlreiche weitere Prozesse sind in der Cloud jederzeit skalierbar. Die Automatisierung in Buchhaltung und Rechnungswesen wird so zu einem wichtigen Faktor im Wettbewerb: Denn wer Effizienzvorteile nutzt, bleibt konkurrenzfähig.

Systeme wie die BMD Cloud passen sich flexibel an individuelle Bedürfnisse an. Sie wachsen mit den geschäftlichen Aktivitäten von Unternehmen mit und sind jederzeit erweiterbar, so wie es der digitale Wandel heute erfordert.

Worauf Unternehmen im Rahmen von KI-Projekten nicht verzichten können

KI hat jedoch ihre Grenzen. Sie kann sich nur auf Daten aus der Vergangenheit stützen, um Vorhersagen für die Zukunft zu treffen. Es fehlt ihr an Intuition, visionärem Denken und innovativem Gestaltungswillen.

Deshalb wird es für bestimmte Tätigkeiten immer das Know-how von echten Fachleuten benötigen, die Entscheidungen basierend auf übergeordneten Zusammenhängen treffen und Strategien planen. Es sind Mitarbeitende, welche die KI anlernen und final entscheiden, ob z.B. eine von der KI vorkontierte Buchung korrekt ist. Auf wertvolle Schlüsselarbeitskräfte kann und wird ein Unternehmen auch zukünftig zu 100% bauen.

Der große Vorteil von KI ist, dass Mitarbeiter von zeitraubenden und energiefressenden Wiederholungsarbeiten entlastet werden. Somit haben diese mehr Freiraum, um die Zukunft des Unternehmens im Rahmen kreativer, agiler und innovativer Prozesse mitzugestalten.

Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und sparen Sie nachhaltig Ressourcen – mit KI und BMD.

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