Digitale Transformation der Belegverarbeitung

08.11.2023 | Blog Allgemein Allgemeine News | Robert Dorfmayr, Jennifer Kerbl, Helene Roselstorfer

Die digitale Transformation ist einer der Megatrends unserer Zeit. Gemeinsam mit der Digitalisierung selbst geht sie über die einfache Umwandlung von analogen in digitale Datenformate, wie etwa beim Scannen von Belegen, weit hinaus. Mittlerweile liegt die Konzentration verstärkt auf Methoden, die Prozesse zunehmend automatisieren.

Digitalisierung in der Buchhaltung – mehr als „nur“ Belegarchivierung

Die digitale Transformation wirkt sich auch auf die Buchhaltung und die damit verbundene Belegverarbeitung aus. Vor einigen Jahren war es gängige Praxis, Belege aus reinem Digitalisierungswillen online verfügbar zu machen. Auf diese Weise hatten Mitarbeitende unternehmensintern zumindest die Möglichkeit, den Beleg zur Buchung – insbesondere während der Bilanzierung – nicht mühsam suchen zu müssen.

Heutzutage sind wir in Bezug auf die digitale Transformation der Belegverarbeitung deutlich weiter fortgeschritten:

Wir gewinnen alle Zahlungsinformationen aus dem mitgelieferten Swiss QR-Code, wobei nicht nur der Kreditor sondern auch die kompletten Daten der Rechnung automatisch vorgeschlagen werden. Für Rechnungen ohne QR-Code werden die Informationen mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen, unterstützt von Künstlicher Intelligenz (KI). Im Idealfall liefert der Rechnungsaussteller diese Informationen bereits in digitaler Form bis zur Rechnungs-Positionsebene. Dafür stehen standardisierte Formate zur Verfügung.
Die Übermittlung von Belegen an den Rechnungsempfänger und/oder zum Treuhänder erfolgt immer häufiger auf digitalem Weg. Dafür nutzen wir bei BMD verschiedene Möglichkeiten, wie z. B. unser Mandantenportal BMD Com, das Unternehmensportal BMD Web, my BMD Com, die App BMD Go oder auch klassische Methoden wie die Übermittlung per E-Mail usw.
Übrig bleibt dann noch die Verarbeitung der Belege beim Empfänger, der diese in die Buchhaltung übertragen muss. Dafür werden ebenfalls digitale Prozesse eingesetzt, bei denen wiederum Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt. Sie unterstützt u. a. bei der Ermittlung der Kontierung oder von Kostenstelleninformationen. Gemeinsam mit unserem Partner Finmatics arbeiten wir daran, die KI dafür bereit zu stellen.

Wie werden digitalisierte Belege in BMD weiterverarbeitet?

In der Buchhaltung wird die «Belegablage Databox» als zentraler Aufbewahrungsort für digitale Belege genutzt, die noch nicht verbucht worden sind und sich noch in der Bearbeitung befinden. Dort erfolgt einerseits ihre OCR- und KI-Verarbeitung und andererseits werden die Belege vollautomatisch an das jeweils gewünschte Verarbeitungsprogramm in der Buchhaltung weitergeleitet. Dies kann die Vorerfassung, die ER-Kontrolle oder der FIBU-Dokumentenpool sein.

Diese Verarbeitungsprogramme sind sowohl in der BMD NTCS selbst als auch in BMD Com und BMD Web als Webanwendung verfügbar. Dadurch können sie von mehreren Personen arbeitsteilig genutzt oder auch in der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Treuhänder eingesetzt werden. Die Belege werden erst bei der endgültigen Verbuchung aus der «Belegablage Databox» entfernt und im DMS (Dokumentenmanagement-System) abgelegt.

Woher kommen die Belege für die Buchhaltung?

Die Anlieferung von Belegen in die «Belegablage Databox» kann von verschiedenen Seiten aus erfolgen:

Über BMD Go, BMD Com, BMD Web und die Belegverarbeitung in my BMD Com. Ebenso ist es möglich, Papierbelege in grösserem Umfang über die BMD Scan-Station zu digitalisieren.
In BMD Scan können Belegverzeichnisse definiert werden, deren Inhalt vollautomatisch und zeitgesteuert eingelesen wird. Über diesen Weg lassen sich auch Netzwerkscanner direkt anbinden.
Durch das vollautomatische Auslesen von E-Mail-Postfächern und die anschliessende Zuteilung zur richtigen Buchhaltung bzw. zum richtigen Belegbereich (aktuell noch mit einem manuellen Zwischenschritt über BMD Scan)
Manuell lassen sich Belege per Drag & Drop in die «Belegablage Databox» ziehen.

Nutzen Sie die umfassenden Möglichkeiten der Digitalisierung

Durch die nahtlose digitale Zusammenarbeit aller am Arbeitsprozess beteiligten Komponenten kann die Buchungserfassung mittlerweile vollständig automatisiert werden. Ausgangsrechnungen kommen vollautomatisch aus der Warenwirtschaft oder Ihrem Webshop .

Neben der digitalen Belegverarbeitung bietet Ihnen BMD darüber hinaus noch eine breite Palette an weiteren Möglichkeiten, Prozesse in Ihrem Unternehmen oder Treuhandbüro zu beschleunigen, zu automatisieren und zu vereinfachen. Möchten Sie wissen, welche Optimierungen sich mit BMD in Ihrem Unternehmen konkret erzielen lassen? Dann kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich!

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