Digitale Dokumente einfach unterschreiben – mit BMD und XiTrust

Digitale Dokumente komplett zeit- und ortsunabhängig zu unterschreiben ist dank der Kooperation von BMD und XiTrust nun ganz einfach. Sie ersparen sich damit nicht nur zeitaufwendige Papierarbeit, sondern sorgen auch für eine raschere und reibungslosere Übermittlung wichtiger Unterlagen an Ihre Kunden und Partner.

Voraussetzungen für die elektronische Signatur in BMD

Um die effizienten Möglichkeiten der elektronischen Signatur in BMD zu nutzen, benötigen Sie neben der BMD NTCS Lizenz „Digitale Signatur mit XiTrust“ einen separaten Vertragsabschluss mit der Firma XiTrust. Zur Wahl stehen Jahrespakete für die einfache bzw. qualifizierte Signatur.

Um die Signatur digital durchzuführen, brauchen Sie darüber hinaus lediglich ein beliebiges, webfähiges Gerät samt Browser. Die oft kostenintensive Beschaffung weiterer, spezifischer Hardware – wie z. B. eines Unterschriftenpads – ist nicht notwendig.

Wie unterschreibe ich digitale Dokumente in BMD?

Um Ihre Dokumente elektronisch zu signieren, starten Sie ganz unkompliziert im BMD Dokumentenarchiv oder BMD Scan und wählen dort den/die Unterschreibende/n sowie die gewünschte Signaturvariante aus (siehe Abb. 1).

Im Anschluss daran unterschreiben Sie Ihr Dokument bequem mit Hilfe des Programms MOXIS von XiTrust im Browser Ihres Gerätes (siehe Abb. 2). 

Können auch mehrere Personen ein Dokument digital unterschreiben?

Natürlich ist es möglich, dass auch zwei oder mehrere Personen ein digitales Dokument unterzeichnen. Werden mehr als die im MOXIS Basispaket beinhalteten Unterschriften benötigt, können zusätzliche Unterschriftenpakete jederzeit erworben werden.

Sollen mehrere Personen ein digitales Dokument unterzeichnen, wird die entsprechende Unterschriftenvorlage bei ihrer Erstellung diesen einfach zugeordnet. Die Unterschriften werden dann entweder auf den für jede Person vordefinierten Feldern am Dokument oder auf einem separat und automatisch erstellten Unterschriftenblatt (siehe Abb. 3) eingebettet.

Falls Sie mittels Druckliste ein PDF erstellt haben, das mehrere Seiten beinhaltet, gilt der gesamte Inhalt des PDFs mit einer einzigen Unterschrift als unterzeichnet. Ein Paraphieren oder das Setzen mehrerer Unterschriften derselben Person/en ist nicht notwendig.

Welche weiteren Vorteile hat die digitale Signatur?

Für Treuhänder/innen liegt ein sehr häufiges und praktisches Anwendungsszenario beispielsweise in der Bereitstellung der fertigen Jahresabschlussunterlagen. Diese werden direkt im BMD Com Mandantenportal an den Mandanten übermittelt (siehe Abb. 4), der diese zu einem von ihm gewählten Zeitpunkt unterschreibt. 

Als Treuhänder/in steht Ihnen die Signatur des Mandanten in Echtzeit zur Verfügung, sodass der Jahresabschluss rasch finalisiert und allen Beteiligten innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung gestellt werden kann.

Für Unternehmen und Treuhandbüros gilt gleichermassen, dass es somit nicht mehr notwendig ist, langwierig Termine zu vereinbaren und wahrzunehmen. Davon profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden und Mandanten.

Unterschriftenplatzhalter im Standardbrief und Reportdesign

Sowohl für Treuhandbüros als auch Unternehmen gilt, dass Unterschriftenplatzhalter auch in Briefvorlagen platziert werden können, um daraus zu unterfertigende Einzelschriftstücke zu erstellen. Generieren Sie den Brief, legen Sie diesen aus der Vorschau im DMS ab und es wird Ihnen automatisch die Auswahl der Unterzeichner angeboten. Umgehend können Sie das PDF per BMD Com, Unterschriftenlink oder als interne Aufgabe in BMD NTCS zur Unterschrift bereitstellen.
 

Wie sicher und rechtswirkend sind digital unterschriebene Dokumente?

Die Kooperation von BMD und XiTrust unterstützt die einfache sowie die qualifizierte elektronische Signatur nach der Schweizer ZertES-Verordnung (Bundesgesetz über die elektronische Signatur) und der europäischen eIDAS (electronic identification, authentication and trust services). Beide Bestimmungen regeln die Voraussetzung und Gültigkeit der digitalen Signatur.

Für beide Unterschriftenarten gilt, dass statt der ursprünglich notwendigen, handschriftlichen Unterschrift eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erstellt wird. Beide Bestimmungen regeln die Voraussetzung und Gültigkeit der digitalen Signatur.

Für beide Unterschriftenarten gilt, dass statt der ursprünglich notwendigen, handschriftlichen Unterschrift eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erstellt wird. Diese hat rechtlich den gleichen Stellenwert wie das händisch unterzeichnete Pendant. Eine etwaige Manipulation, die den Bruch des elektronischen Siegels am Dokument zur Folge hätte, wäre bei beiden Signaturarten feststellbar. 

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur ist der Vorgang durch das Unterschreiben am Touch-Screen bzw. durch Bestätigung der Signatur – wobei das Schriftbild hier keine zwingende Voraussetzung ist – abgeschlossen. Darüber hinaus ist auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung notwendig. Dieser Vorgang gewährleistet die Eigenhändigkeit des Unterschreibenden und gilt als digitale Identität.

Für die Schweiz steht Kundinnen und Kunden eine Identität der Swisscom zur Verfügung, die sowohl eIDAS- als auch ZertES-konform ist. Darüber hinaus kann auch die digitale Identität xIDENTITY verwendet werden, die einer Kooperation von XiTrust und A-Trust entstammt. Sie ist EU- bzw. weltweit ausstell- und einsetzbar und wird insbesondere in Deutschland verstärkt genutzt.
 

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen oder Ihr Treuhandbüro – mit BMD

Dank BMD und XiTrust wird die digitale Unterzeichnung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen rasch zur Realität. Sparen Sie sich und Ihren Kunden ab sofort wertvolle Zeit und erkundigen Sie sich im Detail über die Möglichkeiten der digitalen Signatur mit BMD.

 
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Datum:

30.10.2024

Bereich:

Blog Allgemein Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps

Autor:

Helene Roselstorfer