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BMD Tools - unverzichtbar in unserer täglichen Arbeit

14.04.2021 | BMD Com Praxisberichte | Pascal Hirt, Jürgen Spanring, Monika Hausleitner

Die Fibada Treuhand AG wurde 1992 in Schaffhausen gegründet und ist seither stetig am Wachsen. Aktuell umfasst das Team rund 15 Mitarbeiter, darunter auch zwei Lernende. Die Firma bietet Leistungen in allen Treuhand-Belangen an, darunter Unternehmens- und Steuerberatung, Buchführung und Salärwesen. Unter der Fibada Revisions GmbH werden auch Revisionen angeboten. Die Mission der Fibada-Gruppe ist, ihre Kunden umfassend und persönlich in allen Lebensbereichen begleiten zu können. Wo notwendig, wird auf ein Netzwerk von Spezialisten zurückgegriffen, wobei Fibada selbst sich seit der Gründung auf Steuerberatung spezialisiert hat. Der Kundenkreis fokussiert sich auf Privatpersonen und KMU insbesondere aus der Region Schaffhausen und Zürich.

 

Pascal Hirt (Mitglied der Geschäftsleitung und Projektleiter Digitalisierung, Fibada Treuhand AG) gibt im Gespräch mit Jürgen Spanring (Leitung Support BMD) interessante Einblicke in die Arbeit mit BMD Business Software.

 

Die Fibada arbeitet seit über 10 Jahren mit der BMD Software. Welche Module haben Sie im Einsatz und wo unterstützt Sie die Software bei der täglichen Arbeit?

Wir haben BMD ursprünglich für die Zeiterfassung und Fakturierung eingeführt und haben von Beginn an unsere eigene Buchhaltung sowie auch wenige Buchhaltungen von Kunden auf BMD geführt. Seit dem Jahr 2018 sind wir dabei, die Anwendung der Software deutlich auszubauen. Wir haben uns Anfang 2018 für die Module CRM und DMS entschieden. So haben wir unsere Ablage weitgehend digitalisiert. Das war in der Corona-Lockdown Phase natürlich sehr hilfreich. So konnte unser Team im Homeoffice weiterhin gut funktionieren. Seit Anfang 2020 stellen wir auch laufend unsere Kunden-Buchhaltungsmandate von Sage 50 auf die BMD FIBU um. Parallel dazu arbeiten wir auch mit der Kommunikationsplattform BMD Com. Auf diese Weise tauschen wir nun effizient und digital Dokumente mit unseren Kunden aus. Derzeit ergänzen wir die BMD Finanzbuchhaltung mit dem Modul Bilanzierung.

 

BMD ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden.

 

Vor gut 1,5 Jahren haben Sie den Umstieg auf die BMD Finanzbuchhaltung begonnen. Von welchen Vorteilen profitieren Sie mit der BMD FIBU im Gegensatz zu früher?

Einen grossen Vorteil sehen wir in den nun viel zahlreicher vorhandenen Möglichkeiten, mit unseren Kunden zusammen eine optimale Aufgabenteilung zu definieren. Auch unseren bereits weitgehend digitalisierten Kunden können wir nun zeitgemässe Möglichkeiten zum Datenaustausch oder auch für die externe Buchhaltungseinsicht anbieten.

 

Einen weiteren Vorteil sehen wir in der Bankauszugsverbuchung in Kombination mit der automatisierten Verbuchung von Geschäftsvorfällen mittels definierter Regeln. Hier befinden wir uns noch in einer Lernphase, sehen allerdings bereits jetzt grosse Effizienzgewinne. Auch die Abgrenzungs-Automatik stellt ein ein wichtiges Werkzeug für uns dar, um unsere Kunden-Abschlüsse effizienter und vor allem auch zeitnaher erstellen zu können.

 

Wie haben Sie den Umstellungsprozess erlebt? Bitte beschreiben Sie uns und unseren Leser/innen Ihre Eindrücke bzw. Erfahrungen.

Wir wurden im Umstellungsprozess sehr gut von BMD begleitet und hatten auch Spezialisten von BMD vor Ort bei uns. Das war sehr hilfreich, um das System technisch einzurichten. Von großer Bedeutung war und ist außerdem die schnelle Hilfe über den BMD Support. Für die Mitarbeiter war die Umstellung eine grosse Herausforderung. Nebst dem Gesamtprojekt kann auch jede Umstellung von einem Kunden-Mandat auf die BMD FIBU als eigenständiges Projekt angesehen werden, und das benötigt Zeit für die Kommunikation mit dem Kunden. Zusätzlich beanspruchte die Digitalisierung der Datenablage einen grossen Initialaufwand. Die Umsetzung war und ist auch jetzt noch eine Herausforderung neben dem Tagesgeschäft. In der wichtigen Umstellungsphase auf die BMD FIBU  war eine Schulung der Mitarbeiter sowie auch ein interner Erfahrungsaustausch - bedingt durch die Corona-Pandemie - nur erschwert möglich. Geplante externe Schulungen durch BMD mussten zudem abgesagt werden. Doch jetzt sind immer mehr Erfolge sichtbar, was uns motiviert und beweist: Wir sind auf dem richtigen Weg.

 

Sie nutzen die Kommunikationsplattform BMD Com für den Austausch mit Ihren Mandanten. Welche Rückmeldungen erhalten Sie hier?

Aufgrund der Corona-Restriktionen konnten wir zeitweise unsere Kunden nicht wie geplant persönlich beim Erstlogin begleiten. Hier sind dann beispielsweise bei der Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung vereinzelt Schwierigkeiten aufgetaucht. Schlussendlich konnten wir diese jedoch alle lösen und wir erhalten von den Kunden nach dem erfolgreichen Erstlogin sehr positives Feedback. Die Plattform läuft stabil und ist anwenderfreundlich. Aktuell wird sie insbesondere rege für den Datenaustausch von Dokumenten genutzt. Auf immer mehr Interesse stösst auch die dazugehörende App für das Smartphone. Sie ermöglicht dem Kunden, Spesenquittungen wie Benzineinkäufe elektronisch mittels Kamera auf unser System hochzuladen.

 

Welche nächsten Schritte haben Sie mit BMD geplant?

In diesem Jahr werden wir uns auf die Umstellung von weiteren Kunden-Buchhaltungen auf die BMD FIBU konzentrieren. Ziel ist es, unsere alte Buchhaltungssoftware im nächsten Jahr komplett ablösen zu können. Im Fokus steht auch die erfolgreiche Arbeit mit dem Modul Bilanzierung.

 

Zusätzlich planen wir die Einführung der Anlagebuchhaltung und der Kostenstellenrechnung. Auch die Möglichkeit zum sicheren Dokumentenaustausch von unserem DMS an den Kunden mittels Dokumenten-Link möchten wir gerne zeitnah einführen. Sehr freuen würde uns natürlich, wenn BMD auch für die Schweiz eine Lohnbuchhaltung einführen würde. Auch eine Ausweitung der Möglichkeiten via Kommunikationsplattform würden wir begrüssen.

 
 

Eine Gruppe von Menschen aus leichter Vogelperspektive fotografiert.
Schriftzug "Fibada Treuhand AG" mit der Adresse des Unternehmens

Datum:

14.04.2021


Bereich:

BMD Com Praxisberichte


Autor:

Pascal Hirt, Jürgen Spanring, Monika Hausleitner



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