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7 Gründe für Digitalisierung im Rechnungswesen

24.02.2021 | Blog Allgemein RWS Allgemeine News | Helene Roselstorfer

Arbeitsprozesse automatisieren, zeitintensive Wiederholungsaufgaben reduzieren, Daten vereinheitlichen und Fehler minimieren: Eine Digitalisierung in Buchhaltung und Rechnungswesen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dass sich erhöhte Effizienz, Zeit- und Fehlerreduktionen natürlich auch als Kostenersparnis bemerkbar machen, ist ein zusätzlicher Faktor, der für eine Digitalisierung im Rechnungswesen spricht.

 

Mittlerweile ist die Digitalisierung in zahlreiche Lebens- und Arbeitsbereiche vorgedrungen. Unternehmen, welche die Digitalisierung bisher aussen vorgelassen haben, haben mittlerweile nicht nur das Nachsehen – sondern auch Wettbewerbsnachteile. Welche Möglichkeiten bieten sich in Buchhaltung und Rechnungswesen, um dank Digitalisierung im Geschäftsleben sowohl rascher als auch zielorientierter, fehlerfreier und effizienter zu agieren?

 

Erfahren Sie hier 7 Gründe, warum sich eine Digitalisierung im Rechnungswesen schnell bezahlt macht.

 

Bereiche des digitalen Belegmanagements in Kreisen [Grafik © BMD - Franziska Rußmann]


1. Weniger Papier = weniger Aufwand

 

Die Bearbeitung und Ablage von Papierrechnungen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern benötigt auch physischen Raum. Wenn Sie Rechnungen alternativ als Datei – z. B. als pdf, tif oder jpg – erhalten oder erstellen, ersparen Sie sich neben dem räumlichen Archiv auch eine grosse Anzahl an zeitintensiven und repetitiven Arbeitsvorgängen.

 

Mit einer voll integrierten Softwarelösung wie BMD entfallen zahlreiche – vormals händisch durchgeführte - Arbeitsschritte komplett. Dank der QR Code Erkennung und einer qualitativ hochwertigen OCR-Erkennung – wie z. B. BMD Scan Next – lassen sich die Daten Ihrer Rechnungen automatisch auslesen und weiterverwenden.

 

Die finale Überprüfung der Daten bleibt weiterhin in Ihrem Verantwortungsbereich, jedoch sparen Sie sich einen Grossteil der manuellen Arbeitsschritte auf dem Weg dorthin, wie z. B. Belege scannen, Daten übertragen und Papierdokumente ablegen. Die flexible BMD Cloud bietet Ihnen die Möglichkeit, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Belege zu nehmen. Dies ist nicht nur praktisch, sondern verringert gleichzeitig auch Ihr sicherheitstechnisches Risiko, indem Sie nicht von einem bestimmten Archiv oder einzelnen Servern abhängig sind. 

 

2. Vom digitalen Beleg zur automatisierten Buchung

 

Dank BMD ist es nicht mehr notwendig, Rechnungsinformationen händisch zu erfassen. Auf Wunsch lässt sich sogar eine direkte, vollautomatische Buchung erzeugen, wenn Ihr System mit der BMD Finanzbuchhaltungssoftware verknüpft ist.

 

Echte digitale Rechnungen liefern Ihnen nicht nur ein Bild, sondern auch Buchungsinformationen in Form eines QR-Codes. Diese beinhalten zuverlässig alle Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Steuersätze und können automatisch in der BMD Buchhaltung eingelesen und verbucht werden. Es gibt somit keine Erfassungsfehler mehr.

 

Kreditorenrechnungen lassen sich entweder direkt in der Buchhaltung verarbeiten oder alternativ in einem Vorsystem – der BMD ER-Kontrolle – erfassen. Sie können dort nicht nur vorerfasst, sondern mittels Workflow auch an alle Beteiligten elektronisch weitergereicht und anschliessend freigegeben werden. Damit entfallen weitere, zeitaufwendige Tätigkeiten wie das Kopieren, Verteilen oder Einsammeln von Kreditorenrechnungen. Darüber hinaus verringert sich auch das Risiko, Fristen für Skontos oder Zahlungsziele zu übersehen. Auch hier spart die Digitalisierung im Rechnungswesen gleich mehrfach Zeit und Geld.

 

Debitorenrechnungen erstellen Sie bequem mit der BMD Fakturierungssoftware, woran sich bei Bedarf auch Ihre gesamte Warenwirtschaft anknüpfen lässt. Auch Debitorenrechnungen sind direkt mit der BMD Finanzbuchhaltungssoftware verbunden und können automatisiert per E-Mail an Ihre Kunden versandt und im BMD Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgespeichert werden.

 

3. Übersichtliches Daten- und Dokumentenmanagement

 

In der BMD Business Software sind Ihre Stammdaten einmal zentral gespeichert und verwaltet. Damit reduzieren Sie Datenredundanzen sowie die Eingabe doppelter Daten in Ihrem Unternehmen deutlich. Stattdessen präsentiert sich Ihnen ein zu jedem Zeitpunkt einheitliches und vor allem sauberes Datenmanagement.

 

Die in BMD ausgestellten und verarbeiteten Belege sind einerseits mit der Buchhaltung verknüpft – z. B. am Kontoblatt zu jeder Buchung – und andererseits automatisch im BMD DMS abgespeichert. Daraus ergibt sich zu jedem Zeitpunkt ein perfekter Überblick über Ihre Belege und Buchungen, die im BMD DMS flexibel, einfach und bequem auffindbar sind.

 

4. Relevante Auswertungen und Statistiken auf Knopfdruck

 

Dank des zentralisierten Daten- und Belegmanagements lassen sich sowohl alle aktuellen Zahlen als auch die dazugehörigen Belege – z. B. pro Kostenstelle, Konto, Bilanz oder Anlagenverzeichnis – jederzeit auswerten.

 

Die BMD Business Software beinhaltet vielfältige Möglichkeiten für Statistiken und Auswertungen, die sich mit wenigen Klicks zeitaktuell abrufen lassen. Geschäftsführer/innen, Controller/innen, Kostenrechner/innen und Buchhalter/innen haben so immer die aktuellsten Ergebnisse im Blickfeld.

 

5. Einfache Bearbeitung von Bankbelegen und Finanzamt-Informationen

 

Dank BMD holen Sie die Bankbelege automatisch mittels Ebics von der Bank ab und lesen Sie in der Finanzbuchhaltung ein, wobei das System die Zahlungen direkt den bezahlten Rechnungen zuordnet, ohne dass eine manuelle Bearbeitung notwendig ist. Die Kontierung wiederkehrender Zahlungen wie Miete, Spesen oder Strom legen Sie ein einziges Mal in der Software an. Bereits ab dem nächsten Auslesen der Bankauszüge werden diese automatisch von BMD erkannt, kontiert und verbucht. Sind Zahlungen an Kreditoren im Zahlungsverkehr erstellt worden, werden diese im Anschluss automatisch an die E-Banking-Software weitervermittelt. Somit sparen Sie auch hier viel Zeit, indem wesentliche Arbeitsabläufe automatisiert werden.

 

6. Integrierte Kasse

 

Die BMD Business Software verfügt über eine integrierte Kassenlösung, die alle geltenden Vorschriften einhält. Auch Kassenbelege sind mittlerweile zunehmend besser auslesbar. Belege werden im Kassenbuch vorerfasst und nach einer kurzen, manuellen Prüfung bei der Buchung sind auch diese bereits vollständig digitalisiert, ohne dass es dafür weitere Arbeitsschritte braucht. Auf Wunsch werden Ihre Daten als fertige Buchungen sogar direkt an den BMD Treuhänder übermittelt. 

 

7. Vereinfachte Lohnabrechnung

 

Mit der BMD Zeiterfassung starten Sie die Digitalisierung bereits bei der Zeitaufzeichnung Ihrer Mitarbeitenden. Zur Erfassung der Zeitbuchungen stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten wie z. B. eine Handy-App, Touch-Screens oder Hardwareterminals mit Fingerprint und Webbrowserlösungen zur Verfügung.

 

Die Lohnbuchhaltung Dialogik Lohn der Firma DoubleCount (vormals Dialogik) ist in BMD integriert. Somit lassen sich Mitarbeiter-Stammdaten und Dokumente bequem automatisch übernehmen. Durch den Import des in Dialogik Lohn erstellten Lohnbuchungsbeleges in die BMD Finanzbuchhaltung sparen Sie weitere Ressourcen.

 

Zusammengefasst bietet die Digitalisierung im Rechnungswesen viele Vorteile für Unternehmen. Letztendlich ist es das Ziel, Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern, um eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten sowie das Unternehmen zu schaffen.

 

 

Interessieren Sie sich für eine Digitalisierung mit der BMD Business Software?

 

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Frau in Zug mit Laptop und Smartphone [Foto © Mariia Korneeva - stock.adobe.com]

Datum:

24.02.2021


Bereich:

Blog Allgemein RWS Allgemeine News


Autor:

Helene Roselstorfer



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