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BMD DMS – Dokumentenmanagement & Archiv

Vom Posteingang bis zum papierlosen Buchen mit sofortiger Verfügbarkeit aller relevanten Informationen – das Dokumentenmanagementsystem von BMD ist die optimale Lösung, wenn Sie Ihre Ablage modernisieren möchten oder keinen Platz mehr in ihren Aktenschränken haben. Archivieren Sie mit BMDDMS ein- und ausgehende Dokumente, die Sie rasch ordnen und finden oder auch mitnehmen können. Vertrauen Sie auf die Revisionssicherheit des BMDDMS. Dies bestätigt auch die Zertifizierung durch den deutschen TÜV.

Archivierung

Erfolgreiche und moderne Unternehmen sowie Verwaltungen sind nur dann arbeitsfähig, wenn die Aufbewahrung, Erschließung und auch die Bereitstellung von Informationen rasch, verlässlich und sicher erfolgt. Das ist mit der BMD Software für Archivierung und Dokumentenmanagement der Fall.

Vollautomatische Archivierung aus BMD Applikationen

In BMD Applikationen entstandene Dokumente (Rechnungen, Honorarnoten u. v. m.) mit einem Personenbezug können automatisch archiviert werden. 

Archivieren von Office-Dokumenten

Komfortabel gelingt das Archivieren mit den Microsoft Office Add Ins. Diese werden mit der NTCS-Installation vollautomatisch aus Excel, Word, Outlook und Powerpoint übernommen. Im Outlook erkennen Sie archivierte E-Mails am Kennzeichen „OK“ in der Archiv-Spalte.

E-Mail Archivierung

E-Mail-Prozesse und E-Mail-Kommunikationsdaten werden immer komplexer. Die Anforderungen, die einerseits gesetzlich, andererseits auch von Unternehmen und Privatpersonen an die Archivierung gestellt werden, tragen dieser Komplexität Rechnung. Steht doch hier die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von elektronischen Nachrichten im Fokus. Dazu stehen unterschiedliche Varianten der Archivierung zur Verfügung. Eingehende sowie ausgehende E-Mails können selektiv oder automatisch archiviert werden. E-Mails können somit den Mandanten/Kunden zugeordnet werden und stehen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.


Besonders praktisch ist die Weitergabe über mehrstufige, vollkommen variabel zu definierende Workflows. Damit kann eine Aufgabe oder Frist nicht nur an einen zuständigen Bearbeiter, sondern auch noch an beliebig viele noch zu durchlaufende Freigabestellen elektronisch weitergeleitet werden.

BMDSCAN und Posteingang

Ein voll in die NTCS-Programmumgebung integrierter Scan-Arbeitsplatz mit OCR-, QR-Code-Erkennung und XML-Datenübernahme (ebInterface, ZUGFeRD) ermöglicht Ihnen:

  • gleichzeitiges Scannen 
  • grafische Optimierung 
  • Zusammenfügen und Aufteilen von Dokumenten
  • eine automatische Beschlagwortung und Ablage im BMDDMS und Postein- oder Postausgang. 

Durch die Erinnerungsfunktion kann die Bearbeitung eines Dokuments nicht vergessen werden.

Vier-Augen-Prinzip

Organisieren Sie die Bearbeitung der eingehenden Post mit dem Dokumenten-Workflow. Nach dem Scannen werden Verträge, Bescheide, Briefe etc. dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet und der interne Workflow in Ihrer Kanzlei vorgegeben. Mit dem Dokumenten-Workflow werden vertrauliche Dokumente elektronisch einer Vier-Augen-Überprüfung unterzogen, vom Kanzleileiter freigegeben und landen beim Mitarbeiter oder für den Mandanten schließlich vollautomatisch auf der Klienten-Plattform BMD.com. Sie behalten auf jeden Fall den Überblick, wer wann wie mit dem Dokument arbeitet, bzw. gearbeitet hat.

Berechtigungen

Durch Berechtigungen wird bestimmt, ob Sie auf ein Objekt zugreifen können oder nicht, bzw. welche Funktionen Sie damit ausführen können bzw. welche nicht erlaubt sind. Vergeben Sie Berechtigungen auf Archive, Kunden/Lieferanten oder Kategorien sowie auf Funktionen (Löschen von Dokumenten). Die Vergabe von Schreib- oder Leserechten ist auch für einzelne Felder möglich.

Suchen und Finden

Der Ordner (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Projekt) ist das Hauptelement der Organisation. Jedes Dokument kann mit Hauptkategorie, Kategorie, Unterkategorie, Schlagwort und Volltextinhalten abgelegt und gefunden werden. Die Volltextsuche erfolgt OCR-unterstützt, kann also auch Bilddateien (TIF, PDF, …) auswerten. Zahlreiche Kriterien wie Belegnummer, Betreff, Datum, u.v.a. können das Auffinden innerhalb eines Ordners weiter optimieren.

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CH-8500 Frauenfeld

+41 (0)52 723 00 55

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