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Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Mindestvoraussetzungen:

  • Windows Server 2012
  • Windows Server 2012 R2
  • Windows Server 2016
  • Windows Server 2019
  • Windows Server 2022


Erklärung

Der Unterschied zur normalen Volltextsuche liegt darin, dass durch das Betriebssystem die Volltextsuche nicht erst bei Anfrage durch die BMD NTCS vorgenommen wird, sondern bereits bei jeder Neuanlage bzw. Änderung eines Dokuments im Hintergrund der Beschlagwortungskatalog aufgebaut wird.

Damit bringt die Volltextsuche in beiden Varianten zwar dasselbe Ergebnis, über das Betriebssystem allerdings erheblich schneller.


Achtung!!!

Die automatische Erstellung des Beschlagwortungskatalogs wird im Hintergrund durchgeführt und auch nur dann, wenn ausreichend Ressourcen am Server zur Verfügung stehen. Bei neu eingescannten oder archivierten Dokumenten kann es also möglich sein, dass diese nicht sofort über die Volltextsuche gefunden werden können, sondern erst kurze Zeit später.

A) Installation Windows Search

Die Installation erfolgt über den Server-Manager → Verwalten → Rollen und Features hinzufügen.
 

B) Installation der iFilter

Damit auch PDF Dokumente oder Office Dokumente vollständig indiziert werden, müssen sogenannte iFilter am Server, auf dem die Windows Suche läuft, installiert werden.

Ein kostenloser iFilter für PDF-Dateien wird automatisch mit dem Adobe Acrobat Reader installiert. Dazu bitte direkt am Server die 64-Bit-Version von Adobe Reader entsprechend installieren. 
https://get.adobe.com/de/reader/otherversions/ 

Alternativ gibt es auch kostenpflichtige Varianten unter:
www.foxitsoftware.com/pdf/ifilter

http://www.pdflib.com/de/produkte/tet-pdf-ifilter

Für Office-Dokumente gibt es von Microsoft eigene iFilter, sie basieren auf Office 2010:
www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx

 

Welche Dateitypen von welchem iFilter indiziert werden, können Sie in der Systemsteuerung in den „Indexing Options“ unter den erweiterten Einstellungen sehen:
 

C) BMD NTCS Einstellungen für den Service

NTCS → Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen

Unter Punkt 3 - BMD NTCS-Service nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
 

Speicherverfahren:
1 – Speicherung über Server

Servername/IP Adresse:
IP-Adresse oder Servername, auf dem der Dienst installiert ist

Portnummer:
Standardmäßig auf 81, kann aber beliebig gewählt werden

Volltextsuche über Indexservice:
1 – Ja

Art der Indexsuche:
0 – Windows-Suche

Achtung!!!
Bei aktivierter Windows-Firewall muss der Dienst (BMDNtcsSvc.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden (TCP)!

Achtung!!!
Immer wenn in der NTCS Einstellungen verändert werden, muss der BMDNtcsSvc unter den Diensten neu gestartet werden!
 

D) Anlage des Suchkatalogs

Kontrollieren Sie zuerst die Archivpfade:

CRM/Büro- und Dokumentenmanagement → DMS → Pfade
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Katalog unter Funktionen → Suchkataloge aktualisieren.
 

Es erscheint folgende Meldung, die Sie mit "Ja" bestätigen.

Konnte alles korrekt durchgeführt werden, so wird dies bestätigt:
 

E) Kontrolle Suchkatalog

Systemsteuerung → Indizierungsoptionen
 

F) Spezialfall: Archiv liegt auf einem getrennten Server

In diesem Fall muss der BMDNTCSSvc-Dienst auf dem anderen Server installiert und über die NTCS-Parameter dieser Dienst angesprochen werden. 

 

Dazu werden die Dateien BMDNtcsSvc.exe – libeay32.dll – ssleay32.dll – msvcr71.dll aus dem Verzeichnis \\BMDSRV\BMDNTCS_PGM kopiert (z. B. C:\BMDService).

 

Erstellen Sie eine Datei BMDSERVICE.INI im gleichen Verzeichnis mit folgendem Inhalt:
     [BMDUPDATESERVICE]
     UpdateClient=3
     Host=BMDSRV
     Port=81
     NoUpdateSQL=1
     NoUpdateNLS=1
     NoUpdateDATA=1

 

Der Host bezieht sich dabei auf den Server, auf dem das BMDNTCS Programm installiert ist. Damit holt sich der Server automatisch neuere Dateien vom Hauptserver, wenn ein Update oder Patch installiert worden ist. 

 

Legen Sie zusätzlich noch eine Datei BMD.INI im gleichen Verzeichnis nach folgendem Muster an:
     [BMD]
     BIN=\\BMDSRV\BMDNTCS_PGM\BIN 
     NLS=\\BMDSV\BMDNTCS_PGM\NLS 
     DATA=\\BMDSV\BMDNTCS_PGM\DATEN
     LOG=C:\BMDService\LOG

     [BMD\ALIASNAMES]
     ALIAS0=BMDSRV\BMD:BMD

 

Jetzt kann mit dem Parameter /INSTALL der Service angelegt und gestartet werden.

 

Beispiel:     C:\BMDService\BMDNtcsSvc.exe /INSTALL
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Bereich:

NTCS Dokumentationen


Autor:

BMD Technik



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