NTCS Synchronisation mit Exchange / Office 365

Mindestvoraussetzungen

Betriebssystem:

• Windows Server 2008 R2 SP1
• Windows Small Business Server 2011 SP1
• Windows Server 2012
• Windows Server 2012 R2

Mailserver:

• Exchange 2010 SP3
• Exchange 2013 SP1
• Exchange 2016
• Office 365

Die Grundinstallation der BMDNTCS muss erfolgreich durchgeführt worden sein.

Die Einrichtung des Services muss direkt am NTCS Server vorgenommen werden.
 

A) BMDSyncService installieren

Dies geschieht über die Datei BMDSyncService.exe mit dem Parameter /INSTALL 

Beispiel:
D:\PROGRAMME\BMDSoftware\BMDSyncService.exe /INSTALL
 

Anschließend muss der Dienst über Systemsteuerung → Verwaltung → Dienste noch gestartet werden:
 

B) BMDNTCS Einstellungen für den Service

NTCS → Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen
 

sind unter 4 - Kommunikationssystem folgende Punkte zu konfigurieren:
 

Synchronisation aktivieren:
1 - Ja

Kommunikationssystem: 
4 – EWS Managed API

Kommunikationsserver:
Name oder IP-Adresse des Mailservers.
Bei Verwendung von SSL sollte hier der Name, welcher im Zertifikat hinterlegt ist, angegeben werden, damit es zu keinem Zertifikatsfehler kommt.

Achtung! Bei einem Small Business 2008 ist Anhang G zu beachten!

Kommunikationsport:
80 (ohne SSL)
443 (mit SSL)

SSL-Verschlüsselung:
0 – NEIN (ohne SSL)
1 – JA (mit SSL)

Datenbank:
Hier ist der vollständige Datenbank-Alias der NTCS einzugeben.

BenutzerID:
Hier muss ein NTCS-User hinterlegt werden, der Mitglied der NTCS-Gruppe BMD ist.

Passwort:
Kennwort des oben angegebenen Users

Eventserver:
IP-Adresse oder Name des NTCS-Servers auf dem der BMDSyncService installiert ist. Bei Office 365 muss die öffentliche IP Adresse mit der die Portweiterleitung eingerichtet wurde hinterlegt werden.

Eventport:
Standardmäßig auf 9090, kann aber beliebig gewählt werden

Meldungsempfänger:
An diese Adresse werden Statusinformationen und Benachrichtigungen vom Synchronisationsdienst gesendet.

Abgleichintervall:
Intervalldauer in Sekunden; gibt an, wie oft synchronisiert werden soll.

Achtung!!!
Bei aktivierter Windows-Firewall muss der Dienst (BMDSyncService.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden (TCP + UDP)!

Achtung!!!
Beim Einsatz von Office 365 muss dieser Port vom Internet aus erreichbar sein (damit der Office 365 Server den BMDSyncService erreicht). Dazu muss eine Portweiterleitung auf den Eventserver (= Server auf dem der BMDSyncService läuft) eingerichtet werden. In den NTCS Parametern muss die öffentliche IP Adresse oder der DNS Name für die Portweiterleitung eingetragen werden.

Achtung!!!
Immer wenn in der NTCS Einstellungen verändert werden, muss der BMDSyncService unter den Diensten neu gestartet werden!
 

C) SSL Verschlüsselung deaktivieren – nur wenn die Synchronisation über Port 80 (ohne SSL) erfolgen soll – nicht empfohlen!

Dazu in der IIS Verwaltung (Start → Ausführen → InetMgr) die Standardwebsite erweitern und das virtuelle Verzeichnis „EWS“ auswählen. Auf der rechten Seite den Punkt SSL-Einstellungen starten und im neuen Fenster die Option „SSL erforderlich“ deaktivieren.
 

D) Benutzer für Synchronisation einrichten

NTCS → Tools → Zugangsdaten → Synchronisationszugangsdaten
 

Hinterlegung der Synchronisationszugangsdaten des eigenen Benutzers:
 

Synchronisieren:
Ja

Termine und synchronisieren:
Ja, wenn gewünscht

Aufgaben synchronisieren:
Ja, wenn gewünscht

Benutzer:
Hier ist der eigene Windows-Benutzer inkl. Domänenpräfix anzugeben.

Password:
Hier ist das eigene Kennwort einzugeben.

Bestätigen Sie mit OK und starten Sie die NTCS neu.

Bitte beachten Sie unbedingt den Hinweis, dass der erstmalige Abgleich bis zu einer Stunde dauern kann:
 

Nach dem Neustart der NTCS sollte noch über den Button „Zugangsdaten prüfen“ die Verbindung mit den hinterlegten Daten verifiziert werden. Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:
 

Ab diesem Zeitpunkt sollte die Synchronisation dann bereits in beide Richtungen funktionieren, wobei wie schon oben erwähnt, der erstmalige Abgleich bis zu einer vollen Stunde dauern kann.

Bei nicht erfolgreicher Synchronisation sollten die beiden Log-Dateien (BMDMergeService.log und die BMDErr-%username%.log) am Server in der Freigabe BMDNTCS_PGMDATA\LOG kontrolliert werden.
 

E) Mitarbeiterstammdaten

In den Mitarbeiterstammdaten (in der NTCS unter → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter) muss der Benutzer angelegt sein und folgende Felder müssen korrekt ausgefüllt sein:

1. User-ID
2. E-Mail
 

F) NTCS Berechtigungen anpassen

Folgende NTCS-Berechtigungen müssen den Usern erteilt werden, damit sie die Synchronisation nutzen können:

Tools → Administration → Berechtigung → Berechtigungen
 

Anschließend muss die jeweilige Gruppe, in der der/die Benutzer/-in Mitglied/er ist/sind, ausgewählt werden und die Funktion auf der rechten Seite erlaubt werden (rechte Maus – Erlaube Funktion bzw. über den Button Funktion erlauben (F3) )

1. CRM/Büro- u. Dokumentenmanagement → CRM → Termine → Synchronisation CRM
 

2. Tools → Tools → Zugangsdaten → Synchronisationszugangsdaten