Woerle setzt auf allumfassende Integration und Zeitersparnisse durch BMD

15.11.2022 | Praxisberichte | Johann Schwaiger (Woerle), Alexander Daurer, Helene Roselstorfer

Für die österreichische Traditionskäserei Woerle ergeben sich durch die Neueinführung von BMD signifikante Zeitersparnisse dank des hohen Integrationslevels der Softwarelösung. Zahlreiche Arbeitsroutinen sind nun automatisiert, wodurch sich großflächige Kapazitätseinsparungen bemerkbar machen.

Integration und langfristige Systemsicherheit als Schlüsselfaktoren

Die Gebrüder Woerle Ges.m.b.H. produziert seit 1889 Käseprodukte und ist eine der größten und modernsten Käsereien Österreichs. Das Unternehmen in Familienbesitz mit Sitz im Salzburger Seenland beschäftigt rund 350 Mitarbeitende und ist auch am internationalen Markt ein Begriff.

Für Woerle bestand die Notwendigkeit, eine Software zu finden, die im Idealfall den gesamten kaufmännischen Bereich inklusive HR abdeckt. Ein großes Ziel dabei war, die größtmögliche Anzahl an bestehenden Schnittstellen in der alten, heterogenen Systemlandschaft zu reduzieren. Die sich daraus ergebene Integration des Systems sollte gewährleisten, dass Prozesse wesentlich einfacher und reibungsloser ineinandergreifen.

Nicht zuletzt gab es die Vorgabe, eine zukunftssichere – d.h. weit verbreitete und auf lange Sicht bestehende – Lösung zu suchen, welche die Vorhaltung einer proprietären Systemwelt nicht mehr erfordert. Fündig wurde Woerle mit der BMD Business Software, die in einem sehr breiten Umfang im Unternehmen eingeführt wurde.

Reibungsloses Zusammenspiel unterschiedlicher Bereiche vereinfacht Arbeitsroutinen

Für Woerle ergeben sich mit BMD allerorts Zeitersparnisse. Daten sind zentralisiert im System abgelegt und stehen in den relevanten Bereichen zur Verfügung, was das Datenmanagement wesentlich erleichtert. Eine weitere Optimierung für tägliche Arbeitsroutinen bietet die zentrale Belegablage über das BMD Dokumentenmanagement, das Belege und Dokumente digitalisiert und übersichtlich abspeichert. Der Zugriff auf Daten und auch Dokumente lässt sich über ein intelligentes Berechtigungskonzept individuell steuern.

Große Effizienzen ergeben sich aus dem Zusammenspiel von Buchhaltung, Kostenrechnung, Zeiterfassung und Lohnverrechnung, da die Daten in jedem Bereich automatisch und je nach Berechtigung im System verfügbar sind. Bisher manuell, außerhalb jeglichen Systems, erstellte Rechnungen werden ab sofort ebenfalls in BMD erstellt, wodurch sich in Verbindung mit der Überleitung der Daten in die Buchhaltung weitere Erleichterungen ergeben.

Projektbezogene Sichtweise als Vorteil

Woerle hat auch die BMD Eingangsrechnungskontrolle in Gebrauch. Sie sorgt dafür, dass Eingangsrechnungen elektronisch erfasst, über den Workflow freigegeben und anschließend in der FIBU verbucht werden, was die Abwicklung nicht nur transparenter gestaltet, sondern auch beschleunigt.

„Die Vorteile aus IT-Betreiber Sicht sind, dass eine größere Anzahl von Usern mit einer einzigen Software versorgt werden kann. Weiters kann durch die Standardisierung in vielen Bereichen – z. B. dank der Listen mit Filterung bzw. flexibler Feldauswahl – ein Wissenstransfer zwischen verschieden Abteilungen erfolgen“, bestätigt Johann Schwaiger (Leitung IT, Gebrüder Woerle Ges.m.b.H.).

Besonders profitiert Woerle auch von der Möglichkeit, Geschäftsprozesse als Projekt im System abwickeln zu können. So ist es möglich, bei Zielabweichungen rasch zu reagieren und es herrscht Transparenz in Bezug auf alle Ansprechpartner, die einem Projekt zugeordnet sind.

Weitere Anwendungsbereiche in Planung

Relevant sind für Woerle nicht zuletzt auch die flexiblen Import- und Exportmöglichkeiten. So können die auf Knopfdruck in BMD erstellten Auswertungen rasch und einfach in Excel übertragen werden. Darüber hinaus bieten die individuell angepassten Optionen für Import und Export eine ausgezeichnete Hilfestellung bei der Optimierung der verbliebenen Schnittstellen zu Altsystemen.

Zukünftig wird Woerle auch das Bewerbermanagement über das BMD Personalinformationssystem abwickeln. Es bietet nicht nur eine Online-Bewerbung samt DSGVO-konformer Datenverwaltung, sondern auch einige Workflows, die Arbeitsprozesse beschleunigen und besser nachvollziehbar machen.

„Die Einführung der BMD NTCS gestaltete sich bei Woerle aufgrund der Ablösung von komplexen Vorsystemen und der gewünschten Integration der Module im Detail herausfordernd. Dank regelmäßiger Abstimmungen im Projekt und guter Zusammenarbeit – sowohl inhaltlich als auch auf persönlicher Ebene – konnte die Umsetzung mit Blick auf das gemeinsame Ziel erfolgreich abgeschlossen werden“, ergänzt BMD Projektleiter Alexander Daurer abschließend.