wienwork vereinfacht Arbeitsroutinen dank BMD

09.08.2022 | Praxisberichte | Martin Elser(wienwork), Lenka Polláková, Helene Roselstorfer (beide BMD)

Um aktuellen und auch zukünftigen Herausforderungen als dynamischer Wirtschaftsbetrieb gewachsen zu sein, braucht es das richtige Werkzeug: wienwork vertraut ab jetzt auf die BMD Business Software.

Wesentliche Zeitersparnisse dank BMD

Seit mehr als 40 Jahren schafft und vermittelt Wien Work integrative Betriebe und AusbildungsgmbH Arbeits- sowie Ausbildungsplätze für am Arbeitsmarkt benachteiligte Menschen. Mit seinen Geschäftsfeldern, Projekten und Dienstleistungen ist das Unternehmen an zahlreichen Standorten in ganz Wien vertreten. wienwork leistet als gemeinnütziges Unternehmen der Sozialwirtschaft mit fast 700 Mitarbeiter:innen und Lehrlingen einen wichtigen Beitrag für eine inklusive Gesellschaft.

wienwork setzt die BMD Business Software verstärkt in den Bereichen Rechnungswesen, Buchhaltung und Customer Relationship Management ein. Wesentlich für die Entscheidung war die Tatsache, dass BMD als Branchenführer eine nachhaltige Weiterentwicklung der Produkte gewährleistet. Auch der Bekanntheitsgrad, den BMD bereits vorab unter den Mitarbeiter:innen von wienwork hatte, spielte eine ausschlaggebende Rolle. “Schon bei der Produktpräsentation durch BMD war uns klar, dass wir hier mit kompetenten Partnern ein tolles Projekt abwickeln können, welches uns langfristig einen Mehr-Nutzen bringen wird”, bestätigt Martin Elser (BMD-Projektleitung, Leitung Finanz & Controlling bei wienwork).

Automatischer Belegtransfer und digitalisiertes Archiv

“Wir sind sehr glücklich darüber, mit BMD über die für uns passende Software zu verfügen, die unsere Prozesse sehr übersichtlich abbildet und in vielen Bereichen wesentliche Zeitersparnisse bringt”, ergänzt Martin Elser. Die BMD Business Software überzeugt mit einer vollen Integration aller Bereiche, Dokumente und Daten. In der gesamten Firmengruppe ist nun z. B. keine Mehrfachwartung von Personenstammdaten mehr nötig. Dokumente und Belege werden digitalisiert abgespeichert und können in den unterschiedlichen Bereichen flexibel aufgerufen bzw. weiterverarbeitet werden.

Die Eingangsrechnungskontrolle folgt in BMD jetzt automatisch einem vorgeschriebenen Pfad. Hier hatte wienwork früher technische Probleme: Die alte Softwarelösung konnte nicht mehr alle Prozesse reibungslos bewerkstelligen und eine Weiterentwicklung des Programms kaum möglich bzw. nur mit sehr hohen Kosten verbunden gewesen wäre.

Automatisierte Prozesse ersetzen Handarbeit

Eine große Zeitersparnis ergibt sich darüber hinaus bei der Bankauszugsverbuchung. Während Banktransaktionen bis dato manuell gebucht wurden, erfolgen diese mit BMD jetzt automatisiert. Auch Eingangsrechnungen müssen nicht mehr separat gescannt werden: Dank der Rechnungserfassung mit BMD Scan können die per E-Mail eingegangenen Rechnungsdaten über die OCR Erkennung rasch und einfach erfasst werden, ohne dass ein weiterer Scan-Prozess notwendig ist.

Eine deutliche Verbesserung gibt es zudem bei der Kassenführung: Die Kassensoftware ist komplett in die BMD Welt integriert. Belege werden nun nicht mehr separat in Excel, sondern direkt in BMD erfasst. Über die BMD Go App lassen sich selbst Kassenbelege direkt per Foto ins Archiv übernehmen und stehen der Buchhaltung zur Weiterbearbeitung bereit. Ein weiteres Scannen entfällt somit auch hier.

Kompetente Betreuung durch das BMD Projektmanagement

Nicht zuletzt gibt es auch Vereinfachungen in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung. So lassen sich z.B. Auswertungen jetzt schneller und besser generieren und die Aufstellung aller Anlagen ist weitaus übersichtlicher. Insgesamt gesehen profitiert wienwork von deutlich verbesserten Arbeitsroutinen, die Kapazitäten sparen und Mitarbeiter:innen die Bearbeitung der täglichen Agenda erleichtern.

Überzeugt zeigt sich das integrative Unternehmen auch von der professionellen Abwicklung durch das BMD Projektmanagement. „Während des gesamten Projekts wurden wir vom BMD Projektteam ausgezeichnet betreut und unterstützt. BMD hat uns mit fachlicher Kompetenz, vielfältigen Herangehensweisen und Vorschlägen für alle unsere Spezialthemen sowie mit dem freundlichen Wesen aller Teammitglieder und der terminlichen Flexibilität wirklich begeistert“, so das Resümee von Martin Elser (BMD-Projektleitung, Leitung Finanz & Controlling bei wienwork).