Wien Work und BMD: Soziales Engagement trifft auf Digitalisierung

13.03.2025 | Praxisberichte Allgemeine News | Martin Elser, Lenka Binding, Helene Roselstorfer

Um die internen Abläufe effizienter zu gestalten und eine zukunftssichere Unternehmensentwicklung zu gewährleisten, entschied sich Wien Work für eine Erweiterung der bestehenden BMD Softwarelösung. Das Ergebnis: Reduzierte manuelle Arbeit, ein hoher Automatisierungsgrad, nahtlose Abläufe und eine verbesserte Datenqualität.

Sichere und langfristige Weiterentwicklung als Schlüsselfaktor

Seit mehr als 40 Jahren schafft und vermittelt die Wien Work-integrative Betriebe und AusbildungsgmbH Arbeits- und Ausbildungsplätze für am Arbeitsmarkt benachteiligte Menschen. Das soziale Unternehmen beschäftigt über 800 Mitarbeitende und Lehrlinge in verschiedenen Geschäftsfeldern, Projekten und Dienstleistungen an Standorten in ganz Wien und leistet einen wichtigen Beitrag für eine inklusive Gesellschaft.

Bereits seit April 2022 nutzt Wien Work das BMD CRM sowie die BMD Finanzbuchhaltung und die Anlagenbuchhaltung mit den dazugehörigen Workflows. Damals fiel die Entscheidung zugunsten der BMD Business Software, da BMD als Branchenführer eine langfristige und nachhaltige Weiterentwicklung der Produkte gewährleistete. Auch war der Bekanntheitsgrad, den die Software bereits unter den eigenen Mitarbeitenden hatte, ausschlaggebend.

„Schon bei der Produktpräsentation durch BMD war uns klar, dass wir ein tolles Projekt mit kompetenten Partnern abwickeln können, das uns langfristig einen Mehr-Nutzen bringen wird”, bestätigt Martin Elser (Projektleitung, Wien Work).

Veraltetes System mit Schwachstellen durch BMD ersetzt

Mit der Softwareerweiterung sind neu auch die BMD Lohnverrechnung, die Zeiterfassung und das Personalinformationssystem im Einsatz. Vor der Umstellung hatte Wien Work ein Lohnverrechnungs- und Zeiterfassungssystem in Verwendung, das bereits in die Jahre gekommen war. Viele Prozesse mussten manuell durchgeführt werden, was aufwendig und fehleranfällig war. Zeitraubend war außerdem die Kontrolle von Zeitbuchungen.

„Aufgrund der guten Erfahrungen mit der Software und auch dem Projektmanagement-Team von BMD haben wir bei der bevorstehenden Ablöse des alten Systems gleich an BMD gedacht“, so Martin Elser (Projektleitung, Wien Work).

Durch die Erweiterung der bestehenden BMD Lösung und der damit einhergehenden Neustrukturierung ergeben sich jetzt wesentlich mehr Synergien.

Weniger händische Arbeit – mehr Synergien

Die erweiterten Features ergänzen das bestehende Softwaresystem, das sich bereits früher durch zeitsparende Funktionen wie die BMD Eingangsrechnungskontrolle, die automatisierte Bankauszugsverbuchung im Rahmen der Finanzbuchhaltung oder die BMD Kassensoftware ausgezeichnet hat.

“Wir sind sehr glücklich darüber, dass wir mit BMD über die für uns passende Software verfügen, die unsere Prozesse sehr übersichtlich abbildet und in vielen Bereichen wesentliche Zeitersparnisse bringt”, freut sich Martin Elser.

So tritt der Vorteil des zentralisierten Dokumenten- und Datenmanagements noch stärker zu Tage: Neben der digitalen Erfassung von Belegen mit BMD Go und dem flexiblen Aufrufen von Rechnungen und anderen Informationen über das BMD DMS können Daten aufgrund der direkten Anbindung der Lohnverrechnung an die Finanzbuchhaltung automatisch von einem in den anderen Bereich übernommen werden. Weitere Effizienzen ergeben sich aus dem Zusammenspiel von Zeiterfassung und Lohnverrechnung, da sich auch die Zeitdaten direkt überleiten lassen und automatisch zur Weiterverarbeitung bereitstehen.

Tasks in der Lohnverrechnung und Zeiterfassung vereinfacht

Im Bereich Lohnverrechnung sind nun auch andere Aufgaben wesentlich einfacher zu bewerkstelligen. So können Listen im Auswertungsdesigner individuell gestaltet und digitale Lohnsets direkt ins Lohnportal übertragen werden. Außerdem können Mitarbeitende Lohndokumente in BMD eigenständig abrufen, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Der Zugriff ist über ein individuell adaptierbares Berechtigungssystem übersichtlich gesteuert.

„Bisher war unser Lohnverrechnungsprogramm nicht an ELDA angebunden. Dieses Problem konnte nun behoben werden. Wir können nun auch Abrechnungen bzw. Kontrollen nach Sachbearbeitern machen oder Lohnkonten nach Sachbearbeitern ansehen“, ergänzt Martin Elser.

Mit der Einführung der BMD Zeiterfassung verfügt Wien Work über eine vollintegrierte, digitale Lösung, die manuelle Zeitkontrollen obsolet macht. Alle Berechnungen erfolgen automatisch, sind vollständig an die Betriebsvereinbarung angepasst und können auch im Falle zukünftiger Änderungen jederzeit adaptiert werden. Zusätzlich zum ursprünglichen Projektauftrag wurden auch die alten Hardware-Terminals ersetzt, da keine kompatiblen Schnittstellen mehr existierten.

„Früher mussten Zeitbuchungen teilweise händisch kontrolliert und bewertet werden. Durch die Dienstplanerstellung mit BMD entfällt dieser Schritt komplett. Zudem haben wir jetzt einen automatischen, einheitlichen Pausenabzug bei allen Dienstnehmenden“, so Martin Elser.

Personal- und Bewerberinformationen zentralisiert

Mit dem BMD Personalinformationssystem hat Wien Work nicht zuletzt eine zentrale Plattform für Mitarbeiterstammdaten und Bewerbungsprozesse samt der dazugehörigen Dokumente zur Verfügung. So können sich interessierte Personen direkt in BMD online für Stellenausschreibungen bewerben. Die gesamte Mitarbeiterverwaltung samt Personalakt ist mit BMD ebenfalls vollständig digitalisiert. Das individuell angepasste Berechtigungssystem sorgt dafür, dass Mitarbeitende in Führungsrollen jederzeit auf relevante Dokumente zugreifen können.

Komplexes Projekt erfolgreich abgewickelt

Die Softwareumstellung war ein komplexes Projekt, das reibungslos umgesetzt wurde.

„Das gesamte Team von BMD – insbesondere natürlich das Projektmanagement – war immer sehr hilfsbereit, kompetent und professionell und hat flexibel auf unsere Anforderungen reagiert. BMD hat uns während des gesamten Projekts mit fachlicher Kompetenz, vielfältigen Herangehensweisen und Vorschlägen für unsere Spezialthemen unterstützt“, lobt Martin Elser.

Auch Lenka Binding (BMD Projektleitung) bestätigt: „Mit so professionellen und hoch engagierten Teams auf beiden Seiten lassen sich selbst anspruchsvolle Ziele effizient umsetzen. Danke für die tolle Zusammenarbeit!“

Die Digitalisierung und Automatisierung durch BMD spart bei Wien Work viel Zeit, reduziert den Verwaltungsaufwand und schafft tiefgehende Synergien zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen.

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