Wien Work und BMD: Soziales Engagement trifft auf Digitalisierung

13.03.2025 | Praxisberichte Allgemeine News | Helene Roselstorfer, Martin Elser, Lenka Binding

Um die internen Abläufe effizienter zu gestalten, entschied sich Wien Work für eine Erweiterung der bestehenden BMD Softwarelösung. Das Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, ein hoher Automatisierungsgrad, nahtlose Abläufe und eine verbesserte Datenqualität.

Veraltetes System mit Schwachstellen durch BMD ersetzt

Die Wien Work-integrative Betriebe und AusbildungsgmbH ist ein soziales Unternehmen mit dem Ziel, Menschen mit Behinderungen, chronischen Erkrankungen oder Langzeitarbeitslosigkeit die Teilhabe am Wirtschafts- und Gesellschaftsleben zu ermöglichen. Es bietet Arbeits- und Ausbildungsplätze für benachteiligte Personen und ist mit verschiedenen Geschäftsfeldern, Projekten und Dienstleistungen an zahlreichen Standorten in Wien vertreten. Darüber hinaus engagiert sich Wien Work in der beruflichen Unterstützung von Jugendlichen und Erwachsenen und bietet eine eigene Jobbörse.

Vor der Umstellung hatte Wien Work ein Lohnverrechnungs- und Zeiterfassungssystem in Verwendung, das bereits etwas in die Jahre gekommen war. Viele Prozesse mussten manuell durchgeführt werden, was aufwendig und fehleranfällig war. Zeitraubend war außerdem die Kontrolle von Zeitbuchungen. Das soziale Unternehmen suchte daher nach einer Lösung, die diese Herausforderungen beseitigt und gleichzeitig wieder mehr Zukunftssicherheit bietet.

Weniger händische Arbeit – mehr Synergien

Bereits seit April 2022 nutzt Wien Work das BMD CRM sowie die BMD Finanzbuchhaltung und die Anlagenbuchhaltung mit den dazugehörigen Workflows. Neu sind jetzt auch die BMD Lohnverrechnung, die Zeiterfassung und das Personalinformationssystem im Einsatz. „Aufgrund der guten Erfahrungen mit der Software und auch dem Berater-Team von BMD haben wir bei der bevorstehenden Ablöse des alten Lohnverrechnungs- und Zeitsystems gleich an BMD gedacht“, so Martin Elser (Projektleitung, Wien Work).

Die Umstellung bedeutete nicht nur einen Systemwechsel, sondern auch eine Neustrukturierung interner Prozesse. Dank der Erweiterung der bestehenden BMD Lösung ergeben sich jetzt wesentlich mehr Synergien und auch der Vorteil des zentralisierten Datenmanagements tritt noch stärker zu Tage. So können z. B. aufgrund der direkten Anbindung der Lohnverrechnung an die Finanzbuchhaltung Daten automatisch von einem in den anderen Bereich übernommen werden, ohne dass händische Tätigkeiten dafür anfallen.

Vereinfachungen in der Lohnverrechnung

Im Bereich Lohnverrechnung sind viele Aufgaben nun wesentlich einfacher zu bewerkstelligen. Beispielsweise können Listen im Auswertungsdesigner individuell gestaltet und Lohnsets direkt ins Lohnportal übertragen werden. Auch können Mitarbeitende Lohndokumente in BMD eigenständig abrufen, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Der Zugriff ist über ein individuell adaptierbares Berechtigungssystem übersichtlich gesteuert.

„Bisher war unser Lohnverrechnungsprogramm nicht an ELDA angebunden. Dieses Problem konnte nun behoben werden. Wir können nun auch Abrechnungen bzw. Kontrollen nach Sachbearbeitern machen oder Lohnkonten nach Sachbearbeitern ansehen“, freut sich Martin Elser. Weitere Effizienzen ergeben sich aus dem Zusammenspiel von Zeiterfassung und Lohnverrechnung, da sich die Zeitdaten direkt überleiten lassen und automatisch in der Lohnabrechnung zur Weiterverarbeitung bereitstehen.

Mehr Automatisierung in der Zeiterfassung

Mit der Einführung der BMD Zeiterfassung verfügt Wien Work über eine vollintegrierte, digitale Lösung. Manuelle Zeitkontrollen gehören der Vergangenheit an und alle Berechnungen erfolgen nun automatisch. Zusätzlich zum ursprünglichen Projektauftrag wurden auch die alten Hardware-Terminals ersetzt, da keine kompatiblen Schnittstellen mehr existierten.

Martin Elser fasst die Vorteile der Umstellung zusammen: „Früher mussten Zeitbuchungen teilweise händisch kontrolliert und bewertet werden. Durch die Dienstplanerstellung mit BMD entfällt dieser Schritt komplett. Zudem haben wir jetzt einen automatischen, einheitlichen Pausenabzug bei allen Dienstnehmenden.“ Nicht zuletzt ist das System so ausgelegt, dass die Berechnungen vollständig an die Betriebsvereinbarung angepasst und auch im Falle zukünftiger Änderung jederzeit adaptierbar sind.

Personal- und Bewerberinformationen zentralisiert

Mit dem BMD Personalinformationssystem hat Wien Work eine zentrale Plattform für Mitarbeiterstammdaten und Bewerbungsprozesse samt der dazugehörigen Dokumente zur Verfügung. So können sich interessierte Personen direkt in BMD online für Stellenausschreibungen bewerben. Die gesamte Mitarbeiterverwaltung samt Personalakt ist mit BMD ebenfalls vollständig digitalisiert. Das individuell angepasste Berechtigungssystem sorgt dafür, dass Mitarbeitende in Führungsrollen jederzeit auf relevante Dokumente zugreifen können.

Komplexes Projekt erfolgreich abgewickelt

Die Softwareumstellung war ein komplexes Projekt, das dennoch reibungslos umgesetzt wurde. „Das gesamte Team von BMD – insbesondere natürlich das Projektmanagement – war immer sehr hilfsbereit, kompetent und professionell und hat flexibel auf unsere Anforderungen reagiert. Wir sind froh, dass wir den Schritt gewagt haben und uns für BMD entschieden haben“, lobt Martin Elser. Auch Lenka Binding (BMD Projektleitung) bestätigt: „Mit so professionellen und hoch engagierten Teams auf beiden Seiten lassen sich selbst anspruchsvolle Ziele effizient umsetzen. Danke für die tolle Zusammenarbeit!“

Durch die Erweiterung der BMD Softwarelösung konnte Wien Work viele interne Prozesse effizienter gestalten. Die Digitalisierung und Automatisierung durch BMD spart Zeit, reduziert den Verwaltungsaufwand und schafft tiefgehende Synergien zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen.

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