Von jedem Ort und jederzeit: ER-Kontrolle via BMD Com und BMD Web

20.02.2024 | Allgemeine News | Mag. Wolfgang Foißner

Die Freigabe von Eingangsrechnungen – ob am Flughafen auf den Abflug wartend oder zwischendurch im Hotel – ist für Führungskräfte oft sehr hilfreich. Vor allem dann, wenn dadurch Skontofristen für die Zahlung eingehalten werden können, das spart selbstverständlich auch Geld.

Wir haben die Möglichkeit geschaffen – mit Hilfe der App BMD Go in Verbindung mit der ER-Kontrolle – jederzeit Rechnungen freizugeben. Das gilt sowohl für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst durchführen (die Freigabe findet im BMD Web statt), als auch für Unternehmen deren Buchhaltung der Steuerberater durchführt (hier erfolgt die Freigabe via BMD Com).

Freigabe von Eingangsrechnungen in Unternehmen

Für Unternehmen, die sowohl Buchhaltung als auch ER-Kontrolle in BMD selbst erledigen, gibt es im BMD Web zwei Varianten, um eine Eingangsrechnungen freizugeben:

Variante 1: Einfache Freigabe ohne Kontierung

Eine Rechnung wird mittels BMD Go gescannt und hochgeladen. Das löst einen Workflow aus. Die Person, die im Workflow die nächste Position einnimmt, steigt in BMD Web mobil ein. Dort kann sie in den „Aufgaben“ die jeweilige Aufgabe ausführen und hat die Möglichkeit, eine Notiz sowie Kostendaten zu erfassen und die Rechnung freizugeben. Danach erhält die nächste Person im hinterlegten Workflow die Rechnung oder diese gelangt bereits zur Kontierung/Zahlung in die Buchhaltung.

Variante 2: Freigabe mit Kontierung

Wer mit einem Notebook oder Desktop arbeitet, kann via BMD Web ebenfalls die ER-Kontrolle aufrufen und dort sowohl das Dokument ansehen als auch eine Kontierung angeben. Auch eine Kostenaufteilung auf Kostenstellen und Kostenträger ist durchführbar. Diese Möglichkeiten stehen ab der Version 2024.27.01 zur Verfügung.

Freigabe von Eingangsrechnungen in Steuerberatungskanzleien

Variante 1: Freigaben, die beim Mandanten ausschließlich in der BMD Com ablaufen

Der Mandant nutzt BMD Go und die Person A lädt den Beleg hoch. Dabei können die Belegart, die Periode sowie der Zahlstatus und ein Betreff hinterlegt werden. Die Person B sieht die Rechnung in der BMD Com, kann die Rechnung freigeben und – wenn gewünscht – auch Kostenstellen zuordnen. Danach gelangt die freigegebene Rechnung in die Kanzlei zur Verbuchung.

Variante 2: Freigaben, die übergreifend von der Kanzlei zum Mandanten erfolgen und umgekehrt

Ein Sachbearbeiter in der Kanzlei sieht im BMD Scan oder im „Vorerfassung Buchungen“ (geplant) Rechnungen, die entweder gleich verbucht werden oder eine Rückfrage beim Mandanten auslösen. Zum Beispiel übergibt der Sachbearbeiter im BMD Scan in der Kanzlei die Rechnung in die ER-Kontrolle (anstatt in das „Papierlos Buchen“). Bei dieser Übergabe kann dann ein Workflow (beispielsweise zurück an die Geschäftsführerin oder zurück an den BMD Com-User des Mandanten) ausgewählt werden. Diese Rechnungen stehen sodann als Aufgabe dem Mandanten in der BMD Com zur Verfügung. Dort können dann noch Kostenstellen/Kostenträger ergänzt und die Rechnung zum endgültigen Verbuchen freigegeben werden.