VfFB: BMD ist DIE zentrale Softwarelösung

16.03.2021 | Blog Praxisbericht Praxisberichte | MMag. Gustav Schachinger; Gerald Schabhüttl, M.A.; Franz Mitterbaur

Eine neue Struktur, zahlreiche Standorte und verschiedene IT-Systeme: Dies waren die großen Herausforderungen des Vereins für Franziskanische Bildung (VfFB) auf der Suche nach einer integrativen Softwarelösung. Mit BMD hat sich der Verein für die perfekte Lösung entschieden.

Neue Strukturen – zentralisierte IT-Prozesse

Vor rund einem Jahr wurden die Schulvereine von fünf franziskanischen Ordensgemeinschaften in Österreich zusammengeführt. Mit dem VfFB entstand ein auf bewährten Grundlagen basierendes Start-Up, das zahlreiche Firmen an verschiedenen Standorten – die noch dazu mit unterschiedlichen IT-Systemen ausgestattet waren – zusammenfasst. In weiterer Folge wurde nun nach einer Softwarelösung gesucht, welche die neue Struktur nicht nur optimal unterstützen, sondern auch interne Prozesse erleichtern und vereinheitlichen sollte.

Die bestehenden, sehr positiven Erfahrungen der Schlüsselarbeitskräfte unterstützten den Entscheid für die BMD Business Software. “Wir Key User waren die treibende Kraft bei der Entscheidung für BMD – und wir sind jetzt sehr happy mit der BMD Business Software”, bekräftigt Carina Oberhauser (Rechnungswesen und Finanzen, VfFB).

Vereinheitlichtes Datenmanagement als großer Vorteil

Beim VfFB löst BMD einen Großteil der bestehenden IT-Insellösungen ab. Im Vergleich zu den bisher verwendeten Systemen stellte sich insbesondere die gemeinsame Datenbank als großer Vorteil heraus, da sie alle Daten in der Zentrale in Linz sowie in den Verwaltungen der insgesamt 11 Niederlassungen vereinheitlicht und gemeinsam nutzbar macht. Sowohl Lohnverrechnung als auch Finanzbuchhaltung und Customer Relationship Management (CRM) sind dank BMD ebenfalls zentralisiert, was Fehler reduziert und zahlreiche Arbeitsschritte deutlich vereinfacht.

Im Bereich CRM sorgen vor allem das flexible Berechtigungskonzept sowie die einfache und übersichtliche Archivierung im Rahmen des Dokumentenmanagements für wesentliche Erleichterungen. Mit BMD sind ab sofort auch Kostenrechnung, Finanzbuchhaltung und Lohnverrechnung zentral gesteuert. Datenredundanzen werden so automatisch vermieden und ein insgesamt besserer Überblick ist gewährleistet. Darüber hinaus werden z. B. die Daten aus der Lohnverrechnung direkt in die Buchhaltung übertragen, da diese ebenfalls Teil des integrierten Softwaresystems ist.

Arbeitserleichterungen und Ersparnisse über alle Standorte hinweg

Weitere, wesentliche Erleichterungen gibt es im Bereich Buchhaltung und Rechnungswesen durch den einheitlichen Standardkontorahmen und Kostenstellenplan. Übersichtliche Gliederungen, die konsolidierte Jahresabschlusserstellung sowie das einfache Auswerten von Daten auf Knopfdruck sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern mittelfristig auch Kosten.

Der VfFB zeigt sich mit dem Endresultat höchst zufrieden: “Großes Lob sowohl an alle BMD-Trainer als auch an die umsichtige Projektleitung. Das Wort 'Exzellenz' für alle Beteiligten trifft es voll und ganz”, bestätigt VfFB-Geschäftsführer Christoph Burgstaller und Kollege Gerald Schabhüttl (HRM, VfFB) ergänzt: “Das BMD-Team hatte stets nicht nur ein offenes Ohr für unsere Anliegen, sondern immer auch eine Lösung parat!”

Herausforderungen zu 100% gemeistert

Aus den kürzlich erfolgten Umstrukturierungen im Rahmen des VfFB sowie der Vielfalt an Standorten und IT-Lösungen ergaben sich einige Knackpunkte im Rahmen des Projekts, die ausgezeichnet gemeistert wurden.

BMD-Projektleiter Franz Mitterbaur freut sich über den Projekterfolg und die pro-aktive Mitarbeit der Teams auf beiden Seiten: “Ein Start-Up-Unternehmen mit vielen Firmen an verschiedenen Orten – noch dazu mit unterschiedlichen Vor-Systemen – stellte alle Beteiligten vor extreme Herausforderungen. An dieser Stelle auch mein Lob an die Teams auf beiden Seiten, die mit vollstem Einsatz eine so große Softwareeinführung möglich gemacht haben.”