Verein LOK: Vereinfachte Prozesse und Inspiration im Projektmanagement

24.03.2023 | Praxisberichte | Robert Mittermair, Katharina Watzka, Lenka Polláková, Helene Roselstorfer

Als bevorzugte Softwarelösung ist BMD auch bei immer mehr Vereinen im Einsatz: Für eine effiziente Nutzung der vorhandenen Kapazitäten sorgt BMD seit kurzer Zeit auch beim Verein LOK. Durch die Neuinstallation der Software ergibt sich nicht nur ein höherer Automatisierungsgrad, sondern auch eine Beschleunigung vieler Prozesse. Nicht zuletzt holt sich das Team vom LOK auch Inspiration vom BMD Projektmanagement.

Viele Steuerberatungskanzleien und Vereine nutzen BMD

Der österreichische Verein LOK steht für “Leben ohne Krankenhaus” und begleitet Menschen mit psychischen Erkrankungen. Das Angebot umfasst Wohngemeinschaften, Betreuungsstützpunkte, persönliche Beratung und Betreuung sowie weitere Projekte, die Patientinnen und Patienten unterstützen.

Für die Neuinstallation der BMD Module für Rechnungswesen, Customer Relationship Management (CRM), Warenwirtschaft und Human Resources Management war ausschlaggebend, dass eine optimale Anpassung der Software an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen und Organisationen gewährleistet ist, die BMD vollumfänglich erfüllt. Relevant war im Rahmen der Entscheidungsfindung auch, dass nicht nur zahlreiche Steuerberatungskanzleien, sondern auch einige befreundete Vereine bereits mit BMD arbeiten und sehr zufrieden damit sind.

Viele Prozesse werden jetzt direkt von der Software erledigt

BMD löst bei LOK nicht nur ein altes System im Rechnungswesen bzw. in der Lohnverrechnung ab, sondern auch verschiedene Excel- und Word-Dokumente, mit der die Warenwirtschaft bislang durchgeführt wurde. Obwohl die Mitarbeitenden von LOK aktuell noch in der Lern- und Einübungsphase sind, ist das zukünftige Potenzial an Zeitersparnis bereits spürbar, da im täglichen Ablauf vieles besser, strukturierter und übersichtlicher geworden ist.

So automatisiert BMD zahlreiche, ursprünglich händisch durchgeführte Tätigkeiten: Viele Berechnungen müssen nun nicht mehr manuell erfolgen, sondern werden direkt durch die Software kalkuliert, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehlerquellen reduziert. Der hohe Integrationsgrad der BMD Business Software sorgt für weitere Vorteile, da Daten und andere Informationen nur mehr einmal an zentraler Stelle eingegeben werden müssen und alle Bereiche ineinandergreifen.

Vereinfachungen durch zentralisiertes Daten- und Belegmanagement

Die neue Warenwirtschaft von LOK profitiert so von einer zentralen Personenverwaltung, in der alle Kontaktdaten, Ansprechpartner und Adressen direkt am Kundenstamm hinterlegt sind. Auf diese Weise können alle personenrelevanten Informationen aus der Finanzbuchhaltung und dem CRM direkt in der Warenwirtschaft weiterverwendet werden, was z. B. die Rechnungserstellung vereinfacht. Weiters lassen sich Eingangsrechnungen gleich auf relevante Kunden verteilen und weiterverrechnen.

Darüber hinaus kann LOK beispielsweise den Jahresabschluss samt Berichtswesen nun deutlich schneller in BMD erstellen, was ebenfalls voraussetzt, dass die dafür relevanten Daten zentralisiert erfasst sind.

Arbeitsersparnis in Kommunikations- und Verwaltungsprozessen

Neben Daten, Dokumenten und Rechnungen sind auch Informationen zu Geschäftspartnern zentral archiviert, wodurch sich eine bessere Übersichtlichkeit ergibt. “In der Kostenrechnung bieten die Erweiterungen durch BMD eine große Arbeitsersparnis in Bezug auf die Kommunikation mit unseren Fördergebern”, bestätigt Robert Mittermair (Geschäftsführendes Vorstandsmitglied und Projektauftraggeber, Verein LOK).

Verbesserungen gibt es für LOK nicht zuletzt auch in der Lohnverrechnung: Auch hier wurden viele händische Arbeitsschritte weitgehend automatisiert, wie z. B. die Ermittlung der Beträge bei fallweisen Beschäftigten, wodurch zukünftig ein geringerer Aufwand für die Abrechnung notwendig ist.

BMD Projektmanagement als Inspiration für eigene Prozesse

Besonders begeistert zeigt sich das LOK Team von der Kooperation mit BMD während des Projekts. “Die Zusammenarbeit hat sehr gut funktioniert und die Aufstellung des BMD Teams war beeindruckend. Hier nehmen wir uns Inspiration für eigene, zukünftige Projekte mit, denn BMD hat uns gezeigt, wie wir unser Team neben dem Tagesgeschäft noch effektiver aufstellen können”, freut sich Robert Mittermair.

Seine Kollegin Katharina Watzka (Projektleitung, Verein LOK) ergänzt: “Das Projekt war wunderbar organisiert und das BMD Projektmanagement hat einen tiefen Eindruck bei uns hinterlassen. Top ist auch, dass alle Termine vom gesamten Team protokolliert wurden, was für uns sehr hilfreich ist. Die Zusammenarbeit war nicht nur angenehm, sondern vor allem auch verlässlich.”