Unternehmenssoftware: Wie sie funktioniert und was sie bringt

19.10.2022 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Mag. Helene Roselstorfer

Einheitliche Daten, automatisierte Prozesse und deutlich weniger Fehler dank intelligenter Unternehmenssoftware: Um geschäftliche Abläufe reibungslos zu gestalten und Ressourcen effizient einzusetzen, ist der Einsatz leistungsstarker Softwaresysteme wie der BMD Business Software in großen, mittleren und auch kleinen Unternehmen heute der Standard. Die Digitalisierung mit Unternehmenssoftware unterstützt dabei, Produkte, Kapazitäten und Finanzen optimal zu planen, zu steuern und zu überwachen. Doch wie funktioniert eine Business Software grundsätzlich und welche Erleichterungen bzw. Ersparnisse ergeben sich daraus für Unternehmen?

Was ist die Aufgabe einer Unternehmenssoftware?

Softwarelösungen für den Businessbereich verbinden die wesentlichen Aufgaben eines Unternehmens in einer Komplettlösung. Oft spricht man im Zusammenhang mit Unternehmenssoftware auch von einer ERP (= Enterprise Resource Planning) -Lösung, deren Aufgabe es ist, möglichst viele Geschäftsvorfälle, Arbeitstätigkeiten und Einflussfaktoren im Unternehmen zusammenzuführen, zu vereinheitlichen und zu automatisieren.

Die dazugehörigen Daten sind zentralisiert, d. h. sie müssen nur ein einziges Mal ins System eingeben werden und stehen überall in der Software zur Verfügung. Dies reduziert einerseits Fehler bei der Eingabe von Daten, da generell weniger Daten im System benötigt werden, sowie das Risiko von Datendopplungen. Andererseits ermöglicht eine effiziente und zentralisierte Datenadministration auch weitaus aktuellere Auswertungen, was für eine bessere Planbarkeit der geschäftlichen Aktivitäten im Unternehmen sorgt.

Das kann eine Unternehmenssoftware

Eine Unternehmenssoftware bildet ganze Prozessketten in einem einheitlichen System ab, wie z. B. die Abwicklung von Kundenaufträgen über Verkauf und Bestellung, Bezahlung, Warenwirtschaft und Rechnungslegung bis hin zur Buchhaltung. Mit einer intelligenten Unternehmenssoftware können darüber hinaus beispielsweise auch Daten aus der Mitarbeiter-Zeiterfassung automatisch in der Lohnverrechnung bereitgestellt werden, ohne dass händische Bearbeitungen oder Aufzeichnungen in Papierform notwendig sind. Zusätzlich stellt die BMD Business Software für viele Abläufe praktische Workflows bereit, welche Arbeitsroutinen weiter erleichtern und Verantwortlichkeiten transparent nachvollziehbar machen.

Zusammengefasst erleichtert ein Business Softwaresystem Mitarbeitenden nicht nur die tägliche Arbeitsagenda, sondern sorgt allerorts für Kapazitätseinsparungen und somit auch für reduzierte Kosten. Anwender/innen sind mit einer Unternehmenssoftware effizienter, freuen sich über Arbeitserleichterungen und profitieren von Automatisierungen bei zeitaufwendigen Routineaufgaben.

Welche Bereiche lassen sich mit einer Unternehmenssoftware optimieren?

Im Vordergrund stehen die Digitalisierung, Automatisierung und Zentralisierung aller Tätigkeitsbereiche, die einen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens haben. Ob wiederkehrende Routineaufgaben, komplexe Aufgabenstellungen in der Administration oder Arbeitsschritte, die mit den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens in Verbindung stehen: Im Idealfall greifen alle Prozesse ineinander und lassen sich über eine Unternehmenssoftware zentral steuern.

Meist wird eine gut organisierte Warenwirtschaft als Herzstück einer Unternehmenssoftware bzw. eines ERP-Systems betrachtet. Aus diesem Grund verfügen alle etablierten Business Softwarelösungen über Funktionen, welche die Materialwirtschaft und Logistik für Produktherstellung, Organisation von Vor- bzw. Zwischenprodukten und fertige Erzeugnisse abdecken. Von der Beschaffung und Bereitstellung von Rohstoffen über die Lagerhaltung bis hin zur Lieferung an Kunden ist es möglich, alle Prozesse in einer Unternehmenssoftware abzubilden.

Der immer größer werdende Bereich der Serviceindustrie macht es jedoch notwendig, auch Geschäftstätigkeiten abseits der Herstellung physischer Produkte im System abzubilden. So unterstützt die BMD Business Software auch zahlreiche Dienstleistungsunternehmen und vereinfacht über nahtlose Schnittstellen beispielsweise auch die Administration von Online-Shops und anderen externen Programmen. Aktuelle Gesetzesänderungen werden zu jedem Zeitpunkt berücksichtigt und ins System eingespielt, wodurch Rechtssicherheit gewährleistet ist.

Warum profitieren insbesondere kleinere und mittlere Betriebe von Unternehmenssoftware?

Abhängig von Größe, Geschäftsmodell und Fokus einer geschäftlichen Tätigkeit kann die Konfiguration eines Business Systems unterschiedlich ausgeprägt sein. Während vollintegrative Softwarelösungen in globalen Unternehmen mittlerweile der Standard sind, besteht insbesondere bei kleineren und mittelständischen Betrieben verstärkt die Notwendigkeit, das eigene Softwaresystem an die Gegebenheiten des Marktes anzupassen. Um als vollwertiger Geschäftspartner im Wettbewerb agieren zu können, profitieren sie davon, ihre Unternehmenssoftware kompatibel zu den Anwendungen von wichtigen Geschäftspartnern, Kunden und Drittparteien zu gestalten.

Auch hier bietet die BMD Business Software eine ausgezeichnete Unterstützung. Da es sich bei BMD um eine Standardlösung handelt, die dank zahlreicher Parameter-Einstellungen und Module individuell anpassbar ist, verwenden Unternehmen immer nur jene Funktionen, die aktuell im Unternehmen benötigt werden. Wächst das Unternehmen, so wächst die Unternehmenssoftware bequem mit. Jedes Unternehmen entscheidet auf diese Weise selbstständig, welche und wie viele BMD Module verwendet werden sollen. Daraus ergibt sich für KMUs und EPUs die Möglichkeit, die Unternehmenssoftware flexibel und in kleinerem Ausmaß zu nutzen, während sie gleichzeitig von der langjährigen Expertise und Erfahrung eines etablierten Herstellers profitieren.

Welche Vorteile hat eine Unternehmenssoftware für spezifische Branchen und Drittparteien?

Grundsätzlich lassen sich modulare Standard-Softwarelösungen wie die BMD Business Software in Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen einsetzen. Gleichzeitig wird eine Spezialisierung auf konkrete Branchen immer mehr am Markt nachgefragt. Dank der umfassenden Parameter-Einstellungen von BMD ist es möglich, die Unternehmenssoftware an individuelle sowie firmenspezifische Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus stellt BMD auch Lösungen zur Verfügung, die passgenau auf bestimmte Branchen ausgerichtet sind und die Besonderheiten des jeweiligen Unternehmenszweigs berücksichtigen. So haben z. B. viele Bauunternehmen, Wirtschaftsprüfer und Steuerberatungskanzleien BMD in Verwendung.

Im Rahmen der Digitalisierung wird auch die digitale Zusammenarbeit mit Drittparteien immer wichtiger. Aus diesem Grund lassen sich mit BMD nicht nur Daten zwischen Unternehmen, Steuerberatungskanzleien und Finanzbehörden rasch und einfach austauschen, sondern es können auch externe Systeme wie z. B. Barcode-Scanner, Webshops, digitale Signaturservices oder andere Softwaresysteme über praktische Schnittstellen an die Unternehmenssoftware angebunden werden.

Was sind die Zukunftstrends von Business-Softwarelösungen?

Die Entwicklung von modernen Unternehmenssoftware-Lösungen verlagert sich immer mehr in die Onlinewelt. Webbasierte Anwendungen und Datenbanken in der Cloud ermöglichen mehr Zeit- und Ortsunabhängigkeit beim Arbeiten sowie insgesamt mehr Flexibilität. Mitarbeitenden genügt ein einfacher Internetanschluss, um von überall auf das Business-System zugreifen zu können.

Da aufgrund des webbasierten Zugangs auch deutlich weniger kostenintensive Hardware-Infrastrukturen notwendig sind, ist die Cloudvariante insbesondere für jene Unternehmen relevant, die hohe Initialkosten vermeiden möchten. Schlanke Systeme wie die BMD Cloud bieten hier eine optimale Lösung, mit der z. B. auch Start-ups und kleinere Unternehmen alle Vorteile einer Unternehmenssoftware ohne großen Aufwand genießen können.

Lesen Sie in unseren Praxisberichten, wie unsere Kunden die Unternehmenssoftware einsetzen.

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