TVFA reduziert Zeit- und Verwaltungsaufwand mit BMD Business Software

16.05.2013 | Praxisberichte | BMD Systemhaus GesmbH

TVFA GbmH

Die Technische Versuchs- und Forschungsanstalt (TVFA) der Technischen Universität Wien ist seit 1996 eine Prüf- und Inspektionsstelle und hat sich zu einem Qualitätsmanagementsystem mit hohem Niveau verpflichtet. Als Kompetenzzentrum für Werkstoffanwendungen umfasst das Arbeitsfeld der TVFA die Prüfung, Inspektion, Beratung, sowie Begutachtung und Schadensanalyse. Weiters zählen Entwicklung, Forschung und Lehre dazu.

Zusammenführung unterschiedlicher Systeme

Für die TVFA sollten die bis dahin parallel laufenden Systeme in den Bereichen Zeit- und Leistungserfassung sowie Auftragsverwaltung auf der einen Seite und die getrennt laufenden Systeme von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung auf der anderen Seite zusammengeführt werde. Ein wichtiger Punkt galt auch den laufenden internen Prozessen, die berücksichtigt werden mussten. Im Rahmen des Projekts wurden so alle wichtigen Prozesse möglichst unverändert abgebildet, was durch die Vernetzung der einzelnen BMD Module ermöglicht wurde und das in einer relativ kurzen Zeitspanne.

Umsetzung sämtlicher Aufträge als Projekte

Die TVFA arbeitet als Dienstleistungsbetrieb im Projektgeschäft. Sämtliche Aufträge werden als Projekt abgehandelt. Somit werden auch alle Kosten und Erlöse einem Projekt zugeschrieben. Die elektronische Archivierung von Dokumenten zu einem Projekt und der damit entstandene Zugriff für Abteilungsleitung, Sachbearbeitung und Geschäftsführung konnte als weiterer Meilenstein im Projekt verzeichnet werden. Sämtliche Eingangsrechnungen werden elektronisch erfasst und mittels Workflow automatisiert an die zuständigen Mitarbeiter/innen zur Freigabe weitergeleitet. Rechnungen werden aus dem Warenwirtschaftssystem automatisch in der Finanzbuchhaltung verbucht.

Zeit- und Verwaltungsaufwand reduzieren

Der Vorteil der eingesetzten BMD Produkte liegt in der Reduktion von Zeit- und Verwaltungsaufwand in den Bereichen ER-Kontrolle, Archivierung, sowie Fakturierung und Reporting.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

Seitens TVFA zeichneten vor allem Projektauftraggeber Dr. Christian Wolf (Geschäftsführung TU Wien Holding), Mag. Veronika Mares (kaufmännische Geschäftsführung TVFA) und Mag. Christoph Schmied (Controlling TVFA) als Projektleiter TVFA verantwortlich. Als Key-User sorgten Tanja Schoditsch für die Bereiche Warenwirtschaft und Zentrale Leistungserfassung, sowie Waltraud Kreuz für den Bereich Finanzbuchhaltung für eine erfolgreiche Umsetzung.

Frau Mag. Mares, kaufmännische Geschäftsführung TVFA drückt es so aus: „Die Zusammenarbeit von TVFA und BMD gestaltete sich während der gesamten Projektlaufzeit äußerst positiv.“

Franz Mitterbaur, BMD Projektleiter, meint: „Insbesondere durch die prozessorientierten Schulungen der eingesetzten Module, an denen die Sachbearbeiter/innen aller Abteilungen teilnahmen, konnte eine einheitliche Erfassung der Zeiten, Leistungen und Kosten geschaffen werden, die wiederum ‚auf Knopfdruck‘ in Lohnverrechnung, Fakturierung sowie in die Kostenrechnung übergeben werden. Das gesamte Team seitens TVFA und BMD zeichnete sich durch besonderes Engagement und lösungsorientiertes Denken und Handeln aus.“

So sieht ein erfolgreiches Team aus (von links nach rechts): Markus Hörschläger (BMD), Ken-Alexander Ogawa (BMD), Peter Strondl (BMD), Dr. Christian Wolf (GF TU Wien Holding), Mag. Jürgen Spanring (BMD), Mag. Christoph Schmied (Projektleiter TVFA), Mag. Veronika Mares (kaufm. GF, TVFA), Waltraud Kreuz (Key User Fibu), Franz Mitterbaur (Projektleiter BMD), Tanja Schoditsch (Key User WWS, ZLE), Thomas Scherz (BMD), Martin Wagner (BMD)