Team-Work trifft KI – ein Blick hinter die Kulissen bei BMD

09.07.2024 | Karriere Blog Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps Allgemeine News | Mag. Helene Roselstorfer

Platz für KI: In der digitalen Ära steht die künstliche Intelligenz im Mittelpunkt vieler Innovationen. Unternehmen setzen zunehmend auf KI, um Prozesse zu verbessern und Ressourcen zu optimieren. Bei BMD steht sie bereits seit vielen Jahren auf der Agenda. So kümmert sich in der Finanzbuchhaltung beispielweise ein Team darum, KI praktisch im Rechnungswesen-Bereich der BMD Software nutzbar zu machen.

Welche Vorteile lassen sich aus KI ziehen? Was wird zukünftig im Bereich Business Software passieren? Welche Herausforderungen gilt es zu bewältigen? Im folgenden Interview geben unsere BMD Kolleginnen und Kollegen einen spannenden Einblick in diesen Bereich:

Robert Dorfmayr, Software Consultant Rechnungswesen & zertifizierter BMD Akademie-Trainer
Katharina Gartlehner, Rechnungswesen Support
Mario Moser, Produktmanagement App- & Web-Lösungen
Elias Ramoser, Application Management KI/Data Science
Helmut Röcklinger, Produktmanagement Rechnungswesen
Florian Stöffelbauer, Rechnungswesen Support

Das Interview führte Helene Roselstorfer.

Wo und wie wird KI in der BMD Software aktuell eingesetzt?

Robert: Bei BMD ist die Belegverarbeitung in der Finanzbuchhaltung ein großes Thema. Zuerst ermöglicht die BMD Software eine OCR-Erkennung der Belegdaten. Anschließend liefert die KI unseres Projektpartners Finmatics konkrete Buchungsvorschläge. Diese brauchen Buchhalter/innen in BMD dann nur noch zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen. Die KI lernt mit jeder Buchung dazu, sodass sich die Ergebnisse im Laufe der Zeit weiter verbessern. Sowohl Unternehmen als auch Steuerberatungskanzleien kämpfen mit dem Fachkräftemangel. Hier bietet die KI eine wertvolle Unterstützung, da sie Routineaufgaben automatisiert und viel Zeit spart. Wir sehen bereits jetzt an den Resultaten, dass sich KI in diesem Bereich etabliert.

Mario: Natürlich funktioniert die Schnittstelle zu Finmatics auch auf den webfähigen BMD Oberflächen und mit unserer App BMD Go. Außerdem ist KI in unseren Chatbot BMD Fox integriert. Mit dem Fox in unserer NTCS Software erledigen unsere Kunden zahlreiche Anfragen direkt, wodurch sie Telefonate sparen und den BMD Support entlasten. Unsere Kunden müssen nicht warten und kommen mittels Selbsthilfe zu sehr guten Ergebnissen.

Katharina: Im BMD Support macht es sich bemerkbar, dass Kundinnen und Kunden verstärkt auf den BMD Fox zurückgreifen. Wir erhalten oft auch direktes Feedback zum Fox. So helfen uns Kundenrückmeldungen wiederum dabei, die Services weiter zu verbessern. Wir sehen aktuell, dass die Anfragen an den BMD Fox und jene an den BMD Support mittlerweile in etwa gleich hoch sind und Kunden auch das Seminarangebot der BMD Akademie rund um KI-Themen nutzen.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Nutzung von KI für BMD Kundinnen und Kunden?

Florian: Ich höre immer wieder von Kunden, die BMD mit Finmatics einsetzen, dass sich der Arbeitsbereich weg vom händischen Abtippen zur Kontrolle verlagert, da Buchungsvorschläge nun vom System erstellt werden. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis.

Helmut: Langfristig werden klassische Standardtätigkeiten wie das händische Hineintippen in den Computer von der KI übernommen. Menschliche Arbeit wird verstärkt darauf fokussieren, dass wir unser Denkvermögen nutzen, während das System die monotonen Routineaufgaben erledigt.

Elias: Experten bzw. Expertinnen werden verstärkt komplexe Anwendungsfälle bewerten, da die KI Standardtasks übernimmt. Anhand des BMD Fox ist es so, dass der Chatbot bereits jetzt einfache Fragestellungen großteils übernimmt. Komplexere Anliegen werden auch zukünftig im BMD Support landen. Sowohl für uns als auch für unsere Kunden gilt: Während wir früher zu 90 % Routineaufgaben und nur zu 10 % schwierigere Aufgaben abgewickelt haben, brauchen wir bald vielleicht nur mehr komplexe Fragestellungen zu lösen.

Welche Rolle spielen die Erwartungen von Kunden bei der Entwicklung von KI-Softwareprodukten?

Mario: Es besteht der Anspruch, alle langweiligen und zeitintensiven Routinetätigkeiten komplett an die KI auszulagern. Hier dürfen wir unsere Kundinnen und Kunden gelegentlich darauf hinweisen, dass manche Dinge noch dauern, denn die KI kann nur von der menschlichen Expertise lernen. Wenn zweifelhafte Daten bzw. Dateninterpretationen vorhanden sind, funktioniert der Prozess nicht einwandfrei und es besteht die Gefahr, fehlerhafte Ergebnisse zu erhalten. Es liegt an uns, den KI-Lösungen das richtige Wissen beizubringen. Hier müssen noch viele – auch gesetzliche – Weichen gestellt werden. Gleichzeitig verbessern sich viele Prozesse im Eiltempo. Wenn man den zunehmenden Fachkräftemangel bedenkt, geht die Entwicklung im Idealfall Hand in Hand.

Helmut: Einerseits geht es um Wissensvermittlung an die KI. Andererseits dreht sich vieles um die Nutzung der Daten für Prognosen. Wenn eine KI-Lösung einzelne Datensätze in der Cloud untereinander verknüpfen kann – z. B. die Daten aller Buchhaltungen, die in einem Softwaresystem abgewickelt wurden – könnten zukünftig recht genaue Prognosen über die Konjunktur in unterschiedlichen Branchen oder Regionen erstellt werden. Das finde ich eine spannende Idee, der allerdings Datenschutzthemen auf unterschiedlichen Levels gegenüberstehen.

Stichwort Datenschutz: Welche Herausforderungen erlebt ihr bei der Arbeit mit KI?

Mario: Der Datenschutz wird in Europa streng gehandhabt und wir bei BMD wahren diesen im Interesse unserer Kundinnen und Kunden. Unsere Daten sind in Österreich bzw. innerhalb der EU gespeichert und es versteht sich von selbst, dass keine Daten an Dritte weitergegeben werden. Mein Eindruck ist: Sobald BMD involviert ist – z. B. auch in Bezug auf Finmatics – sind unsere Kunden beruhigt, weil das Vertrauen besteht, dass sich BMD professionell darum kümmert.

Elias: Wir evaluieren kontinuierlich, welche Lösungen die sichersten und besten für unsere Kunden sind. Manche Dinge sind technisch nicht möglich. Bestimmte Funktionen können z. B. nur in der BMD Cloud oder in einer externen Cloud genutzt werden. Sofern Kunden diese Features verwenden möchten und eine technische Umsetzung anders nicht möglich ist, braucht es die Zustimmung zu den jeweiligen Anforderungen. Es wird weiterhin eine Herausforderung bleiben, welche Daten der KI zur Verfügung gestellt werden können. Die Grundlage ist allerdings, dass Daten überhaupt erst einmal digitalisiert sind. Bei BMD sind der hohe Integrationsgrad und der modulare Aufbau der Software zwei der großen Vorteile. Einmal digitalisiert sind alle Daten zentral verfügbar. Unsere Kunden entscheiden individuell, welche Bereiche des Unternehmens bzw. der Kanzlei digitalisiert werden sollen.

Robert: Um Herausforderungen des Datenschutzes zu begegnen, haben wir mehrstufige Prozesse eingeführt. Bei BMD ist der OCR-Prozess bereits mehrstufig und diese Prüflinien verlagern sich jetzt in die KI. In der Belegerkennung lernt die KI global von allen Kanzleien bzw. Unternehmen, wo z. B. Rechnungsnummern oder das Datum eines Belegs ausgelesen werden können. Im Gegensatz dazu gibt es teilweise verschiedene Kontierungsmöglichkeiten. Hier lernt die KI nur vom eigenen Unternehmen bzw. der eigenen Kanzlei, wie gebucht wird. Wir müssen bereits bei der Entwicklung unterscheiden: Was ist Universalwissen, das für alle Kanzleien oder Unternehmen relevant ist? Was ist spezifisches bzw. sensibles Wissen, das nur für einen bestimmten Kunden relevant ist? Auch hier werden wir zukünftig die menschliche Expertise brauchen.

Was fasziniert euch an der Arbeit und Entwicklung rund um das Thema KI bei BMD?

Katharina: Ich führe zahlreiche Kundenschulungen durch. Selbst für mich ist es immer wieder faszinierend, was mit KI bereits alles möglich ist und wie schnell das System einen Großteil der Rechnungsdaten korrekt ausliest. Die Begeisterung der Kunden mitzuerleben, macht mir jedes Mal eine große Freude.

Florian: Das kann ich nur bestätigen. Ich bin auch in den Prozess involviert, in dem die Teams von BMD und Finmatics Kundenanfragen gemeinsam aufgreifen und umsetzen. Die positive Reaktion unserer Kunden auf die Arbeitserleichterungen freut uns immer sehr. Außerdem testen wir intern stets die neuen Funktionen. So kennen wir die Thematiken auch aus der User-Perspektive und erhalten ein besseres Verständnis für die Wünsche und Anforderungen.

Helmut: Das Testing erleichtert uns die Arbeit in Kundenprojekten, weil unsere Kunden im Endeffekt die gleichen Thematiken erleben wie wir. Aktuell bauen wir unser Mitarbeiterteam im Bereich KI aus, denn es gibt neben der Belegerkennung noch viele andere Themen, die wir bearbeiten möchten. Darauf freue ich mich am allermeisten, da wir zukünftig noch viel mehr Wissen und Know-how direkt bei BMD haben werden.

Welche Themen stehen bei BMD im Bereich KI aktuell auf der Agenda?

Robert: Zukünftig wird noch einiges ergänzt, um Buchhalterinnen und Buchhalter zu unterstützen. Wir möchten z. B. noch mehr Support bei der UVA liefern. Dort werden gewisse Prüfungen weiterhin händisch abgewickelt bzw. kontrolliert. Hier kann die KI unterstützen, indem sie Buchhalter/innen mit Hilfe eines Ampelsystems auf Anomalien aufmerksam macht.

Mario: Im Bereich der Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten wird das Thema KI zukünftig noch stärker in den Fokus rücken und weitere Prozesserleichterungen bringen. Auch im Bereich Analyse ist noch viel möglich.

Helmut: Ich denke an mündliche Anfragen an die Software, die über Spracherkennung laufen. Das kann helfen, Belege noch rascher aufzufinden, ohne dass eine aktive Suche im System erforderlich ist. Insbesondere Suchanfragen brauchen aktuell Zeit. Hier wird die Schnittstelle zwischen Software und Mensch noch smarter werden, als dies jetzt bereits der Fall ist.

Welche langfristigen Zukunftstrends seht ihr im Bereich der KI-gestützten Business-Software?

Elias: Bisher wurden Daten in der Software erfasst, indem man diese in bestimmte Felder eingibt. Zukünftig kann ich mir vorstellen, dass die KI auch selbst erfasste Daten z. B. im Rahmen eingetippter Telefonprotokolle ausliest oder dass Daten direkt aus E-Mails importiert werden. Zudem könnte es sein, dass die KI entsprechende Dateneingaben zukünftig sogar automatisch übernimmt. Auch ist vorstellbar, dass eine KI automatisch mit der BMD Software interagiert und wir so spannende Statistiken erstellen können, die jetzt noch nicht möglich sind.

Mario: Wenn das gesamte Fachwissen über eine KI zusammengeführt wird, könnte z. B. rasch analysiert werden, wo Zahlungsfristen noch besser eingehalten werden können, um von Skonti zu profitieren und Verzugszinsen zu meiden. Auch könnten Vorschläge für das Budget oder den Jahresabschluss automatisch erstellt werden, sofern die KI anhand der letzten Geschäftsjahre erkennt, wie das Unternehmen bisher dabei vorgegangen ist. Wenn alle Rahmenbedingungen in Form von Daten und Inhalten in der KI vorhanden sind, werden sich mit minimalem Zeitaufwand komplett neue und spannende Interpretationen herausfiltern lassen. Vorstellbar ist für mich, dass die KI die Anwenderinnen und Anwender komplett durch Prozesse führt und sie coacht.

Was gefällt euch an der Arbeit bei BMD?

Elias: Ich bin als Softwareentwickler davon begeistert, dass die BMD Software so viele Funktionen und damit Möglichkeiten bietet, um neue Technologien wie KI einzusetzen. Die Optionen für Verbesserungen sind vielfältig und wir können so unsere Kundinnen und Kunden noch besser unterstützen. Im Vergleich zu anderen Softwareunternehmen bildet die BMD Software viele verschiedene Unternehmensprozesse ab. Es wird bei BMD deshalb auch nie langweilig.

Florian: Ich habe BMD bereits als Schüler kennengelernt und im Unterricht damit gearbeitet. Als ich mich bei BMD beworben habe, konnte ich mir anfangs noch nicht vorstellen, wie der Arbeitsalltag aussieht. Nachdem mir meine Kollegen beim Schnuppertermin alles gezeigt haben, war ich schnell davon überzeugt, dass ich zukünftig hier mitwirken möchte.

Katharina: Ich habe mich bei BMD beworben, weil das Unternehmen in der Branche einen sehr guten Ruf hat und ich in meinem vorherigen Job bereits mit der Software gearbeitet habe. Nach dem Schnuppern und dem Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen war für mich klar: Hier will ich arbeiten. Was mir bei BMD enorm gefällt, ist, dass es immer eine Weiterentwicklung gibt.

Helmut: Ich finde bei BMD spannend, dass wir uns mit vielen Prozessen auseinandersetzen. Durch die Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden erhalten wir Einblicke in verschiedene Organisationen und Gesetzmäßigkeiten, die man andernorts nicht in solcher Tiefe hat. Es ist schön, dass wir diese Prozesse – z. B. mit KI – entsprechend mitgestalten und optimieren dürfen. Was mir außerdem an BMD am meisten Freude bereitet ist, dass wir ein lässiges Team sind. Es herrscht eine enorm gute Zusammenarbeit. Das ist für mich das Motivierendste. Es ist eine sehr positive Zukunft, die wir vor uns haben.

Bleiben Sie über die aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden

Alle Neuigkeiten zum Thema KI sowie zu weiteren technischen Entwicklungen erhalten Sie beim nächsten BMD Anwendertreffen (Termine ab Herbst 2024 verfügbar). Informieren Sie sich, wie BMD mit Finmatics Ihre Prozesse in der Buchhaltung beschleunigt und wertvolle Arbeitszeit spart.

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