Stadtwerke Leoben verbessert Rechnungswesen mit BMD

21.05.2024 | Praxisberichte | Lenka Polláková, Helene Roselstorfer

Mit der Neueinführung der BMD Business Software optimieren die Stadtwerke Leoben nicht nur das Rechnungswesen sondern wie nebenbei auch noch zahlreiche andere Bereiche. Der hohe Integrationsgrad von BMD macht es möglich.

Gutes Preis-Leistungsverhältnis

Seit mehr als 60 Jahren sind die Stadtwerke Leoben für die Versorgung von Bürgerinnen und Bürger mit Fernwärme, Wasser, Mobilität und andere Grundservices im Umkreis Leoben zuständig. Viele Empfehlungen sowie das gute Preis-Leistungsverhältnis waren die Grundlagen dafür, warum sich der öffentliche Betrieb bei der Kompletterneuerung des Rechnungswesens für BMD entschied.

Die Neuinstallation von BMD ermöglichte den Stadtwerken die Ablösung vieler unterschiedlicher Altsysteme. Durch das hohe Integrationslevel der BMD Software ergeben sich jetzt zahlreiche Synergien für den öffentlichen Betrieb, da alle Prozesse ab sofort in einem einzigen Programm abgewickelt werden. Kernstück dabei sind vor allem die zentralisierte Stammdatenadministration und die Digitalisierung des Dokumentwesens mit dem BMD DMS.

Informationen zentral abrufbar

Dank BMD ist es nicht mehr notwendig, Daten doppelt in unterschiedliche Systeme einzugeben, da alle Informationen im neuen System zentral verfügbar sind. Einmal im Programm hinterlegt können die Mitarbeitenden der Stadtwerke je nach Berechtigung alle Belege, Dokumente und Kundendaten auf Knopfdruck abrufen. Dies führt es mit sich, dass z. B. alle Quelldaten jederzeit sowohl aus der Finanzbuchhaltung als auch in der Kostenrechnung aufrufbar sind und Mitarbeitende somit nicht ständig zwischen unterschiedlichen Systemen hin- und herwechseln müssen.

Dadurch, dass alle Prozesse nahtlos ineinandergreifen, lässt sich auch die Anlagenbuchhaltung wesentlich einfacher abwickeln: Über die Vorerfassung der Güter in der Finanzbuchhaltung können die Daten automatisiert in die Anlagenbuchhaltung übernommen werden. Auf Knopfdruck verbuchen Mitarbeitende dann auch die monatlich dafür anfallende AfA auf einfache und effiziente Weise.

Workflows für transparentere und effizientere Prozessketten

Für weitere Erleichterungen sorgen verschiedene Workflows wie z. B. die automatisierte Bankauszugsverbuchung und die BMD Eingangsrechnungskontrolle. Die strukturierten Prozessketten etablieren auch mehr Transparenz, da zu jedem Zeitpunkt in Echtzeit nachvollzogen werden kann, bei welchem Sachbearbeitenden die Belege aktuell liegen und welche Prozesse diese noch durchlaufen müssen.

Die Mitarbeitenden der Stadtwerke erstellen nun auch alle relevanten Auswertungen mit wenigen Handgriffen direkt in BMD und rufen diese rasch aus dem System ab. So lassen sich beispielsweise Statistiken rund um die unterschiedlichen Filialen direkt aus der Finanzbuchhaltung erledigen. Zuvor wurde dies vielfach in Excel erledigt, was sehr zeitaufwändig und zudem auch fehleranfällig war.

Bessere Suchfunktionen und hohe Effizienz

Zusammengefasst zeigen sich die Stadtwerke Leoben mit der BMD Business Software sehr zufrieden. Besonders schätzt der Kunde die besseren Suchfunktionen aufgrund der zentralisierten Daten und die hohe Effizienz durch die verschiedenen Workflows. In der Buchhaltung hat sich darüber hinaus auch das Mahnwesen mit BMD optimiert und kann nun deutlich besser abgewickelt werden. “Wir freuen uns, dass wir die Einführung von BMD gemeinsam so erfolgreich finalisiert haben, sodass BMD den Mitarbeitenden der Stadtwerke Leoben das tägliche Arbeiten nun um einiges leichter macht”, bemerkt BMD Projektleiterin Lenka Polláková abschließend.