Stadtgemeinde Weiz stellt auf BMD um

26.06.2023 | Praxisberichte | Karl Biermayer, Andrea Schauflinger, Helene Roselstorfer

“Die Neuinstallation sowie die dazugehörige Projektabwicklung waren wirklich hervorragend organisiert”, so der Tenor der Stadtgemeinde Weiz, deren Mitarbeitende sich nach der erfolgreichen Einführung der BMD Business Software sehr zufrieden zeigen.

Zentrales Datenmanagement spart Zeit

Die Stadtgemeinde Weiz liegt im Osten der Steiermark und bildet das wirtschaftliche Herz der gesamten Region. Der 13.000-Einwohner-Ort ist nicht nur ein Zentrum der österreichischen Elektroindustrie, sondern auch der größte regionale Schul- und Ausbildungsstandort. Die Neuinstallation der BMD Business Software bietet den Mitarbeitenden der Gemeinde nun viele Erleichterungen beim täglichen Arbeiten.

Dank des zentralisierten Datenmanagements brauchen viele Informationen ab sofort nicht mehr mehrfach händisch eingegeben werden. Denn BMD sorgt dafür, dass die Daten allerorts automatisch zur Verfügung stehen. Während der anfänglichen Datenübernahme wurden viele Mehrfachwerte und Datenredundanzen entfernt, sodass nun keine doppelten Informationen mehr im System vorhanden sind.

Reibungslose Datenübernahme, während die Arbeit weiterläuft

Dank der hohen Qualität der Exportdaten konnte das BMD Projektmanagement-Team die Datenübernahme analog dazu in ebenso guter Qualität durchführen, wodurch der Echtbetrieb im Rechnungswesen für die Unternehmen der Gemeinde Weiz jetzt wesentlich einfacher ist als früher. “Die Datenübernahme war so erfolgreich, dass während des laufenden Betriebes im Grunde normal weitergearbeitet werden konnte“, bestätigt auch Projektauftraggeber Karl Biermayer (Stadtgemeinde Weiz). „Intern war es zwar ab und zu nicht immer einfach, aber für die von uns betreuten Gesellschaften und auch für externe Kunden bzw. Lieferanten war die Umstellung kaum spürbar. Der Dank dafür gilt natürlich unseren kompetenten Mitarbeiterinnen, die in dieser Phase von BMD bestens betreut wurden.“

Das Rechnungswesen der Unternehmen der Gemeinde wurde mit BMD nun erstmalig komplett digitalisiert. Diverse Schnittstellen sorgen dafür, dass Datenübertragungen in die Finanzbuchhaltung reibungslos erfolgen. Durch die direkte Anbindung von FinanzOnline müssen Mitarbeitende die Daten dort nicht mehr händisch eingeben, da sie von BMD automatisch übertragen werden.

Anbindung von Fremdsystemen unkompliziert möglich

In der Anlagenbuchhaltung erfolgte eine Ablösung von Microsoft Navision, das ursprünglich in Gebrauch war. Die Buchung der monatlichen Abschreibungen erledigt BMD nun automatisch und die dazugehörigen Auswertungen sowie regelmäßigen Reportings lassen sich auf Knopfdruck erstellen. Auch können Zwischenabschlüsse sowie der Jahresabschluss direkt in der Software erledigt werden, was viel Arbeitszeit einspart.

Einen besonderen Projektschwerpunkt bildete die Integration einer bestehenden DMS-Lösung, die über eine Schnittstelle an BMD angebunden wurde und in die Prozesse integriert ist. Während die Mitarbeitenden der Gemeinde alle Belege und anderen Dokumente weiterhin im Fremdarchiv abspeichern und dort freigeben, sind diese gleichzeitig auch in BMD ersichtlich. Bei Aufrufen einer bestimmten Buchung kann so auch direkt auf den digitalen Beleg zugegriffen werden. Gleichzeitig gibt BMD eine Rückmeldung an das externe DMS-System, wenn ein Beleg gebucht bzw. bezahlt wurde, sodass diese Informationen auch im Fremdarchiv ersichtlich sind.

Erfolgreiche Programmumstellung

Aufgrund des fachlichen Know-hows sowohl auf Seiten des BMD Projektmanagements als auch der Gemeindemitarbeitenden konnte das Projekt sehr effizient umgesetzt werden.

„Die Projektabwicklung war hervorragend von BMD organisiert. Sowohl die Terminplanung als auch das Ablaufcontrolling konnten vollständig an unsere Wünsche angepasst werden. Alle Betreuerinnen und Betreuer waren immer gut vorbereitet und konnten unsere Fragen und Probleme zu jedem Zeitpunkt entweder sofort beantworten oder es erfolgte umgehend eine Klärung“, bestätigt Karl Biermayer (Stadtgemeinde Weiz) und fährt begeistert fort: “Selbst die einfachsten und lächerlichsten Problemstellungen wurden durch unseren Hauptansprechpartner bei BMD immer ruhig, kompetent und verständlich erklärt, sodass der Weg für unsere erfolgreiche Programmumstellung geebnet war. Ich möchte mich hiermit nochmals für die tolle Projektabwicklung und Projektumsetzung bedanken. Es bleibt festzuhalten, dass ich noch selten eine Programmumstellung – und davon hatte ich schon mehrere – erlebt habe, die so perfekt gelaufen ist.“