So vereinfacht BMD die Zusammenarbeit von Steuerberatungskanzleien und Mandanten

22.02.2023 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Helene Roselstorfer

In Zeiten knapper personeller Ressourcen, flexibler Arbeitsmodelle und hoher Betriebskosten ist es für Steuerberater/innen nicht immer einfach, eine optimale Mandantenbetreuung zu gewährleisten, während die Kanzleiadministration gleichzeitig nicht auf der Strecke bleiben darf. Die BMD Business Software bietet zahlreiche Möglichkeiten, wie sich die Zusammenarbeit mit Mandantinnen und Mandanten flexibler, einfacher und auch kostensparender gestalten lässt, sodass die Zufriedenheit auf beiden Seiten steigt.

Schnellere Kommunikationsschleifen, weniger Administration

„Ziel der BMD Werkzeuge und Funktionen ist es, notwendige Kommunikationsschleifen sowie den Austausch von Informationen zwischen Steuerberatungskanzleien und Mandantenkreisen zu optimieren, automatisieren und zu beschleunigen. Dadurch lassen sich administrative Prozesse deutlich schlanker und effektiver gestalten, sodass nicht nur wertvolle zeitliche Kapazitäten, sondern auch Kosten auf beiden Seiten reduziert werden“, erklärt Experte Wolfgang Foißner (Leitung Verkauf, BMD Systemhaus GesmbH).

Ob Ein-Personen-Unternehmen, KMU oder Betrieb mit ausgelagerter Lohnverrechnung: Die BMD Tools für Steuerberater und Mandanten lassen sich unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche allerorts einsetzen. Darüber hinaus ist es möglich, diese flexibel auf unterschiedlichen Geräten zu nutzen, wie beispielsweise auch auf dem Smartphone oder Tablet.

Einfachere und schnellere Prozesse für Steuerberatungskanzleien

Kernstück für Steuerberater/innen ist die BMD Com Mandantenplattform, welche die Betreuung von Mandanten optimiert und Arbeitsschritte für beide Seiten vereinfacht. Dadurch, dass Mandanten digital in Informations- und Kommunikationsprozesse eingebunden sind, lassen sich Routinen beschleunigen, wodurch viel Zeit eingespart wird.

Über BMD Com geben Steuerberater/innen Dokumente wie z. B. Bilanzen oder Lohnsets für die Plattform frei. Da ihre Mandanten an das System angebunden sind, können diese alle Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt online ansehen und abrufen. Sowohl Kanzleimitarbeitende als auch Mandanten sind somit nicht mehr länger von spezifischen Terminvereinbarungen abhängig, haben einen besseren Überblick und agieren weitaus flexibler.

Bei offenen Fragen können Chats über den in die BMD Com Mandantenplattform integrierten, sicheren Messenger-Dienst ausgetauscht werden. Damit ist es nicht mehr notwendig, andere – teilweise unsichere – Messaging-Programme oder externe Informationsaustauschkanäle zu verwenden. Nachrichten landen direkt im BMD Chat des zuständigen Kanzleimitarbeiters. Umgekehrt kann auch die Kanzlei Mandanten kontaktieren und z. B. eine Aufgabe zur Übermittlung eines bestimmten Dokuments an die Kanzlei, erstellen.

Vereinfachungen in der Buchhaltung & Lohnverrechnung

Gleichzeitig können auch Mandanten Belege rasch und einfach einscannen und per Knopfdruck an die Kanzlei weiterleiten. Der langwierige Papierkram bzw. ständige Telefonate auf beiden Seiten sind somit nicht mehr notwendig, da beide Parteien selbstständig Zugriff auf alle relevanten Informationen in digitalisierter Form haben. Auch ist es möglich, dass Kanzleimitarbeitende und Mandanten Dokumente digital unterschreiben und gleich im Anschluss daran bereitstellen.

Sofern die Lohnverrechnung von Mandanten an die Steuerkanzlei ausgelagert ist, lassen sich über BMD Com auch zahlreiche vorbereitende Arbeiten in der Lohnabrechnung – z. B. die Eingabe von Nichtleistungszeiten, variablen Lohnarten wie Provisionen oder Überstunden sowie Reisekosten – digital erstellen, abwickeln und übermitteln. Auch können Belege wie Hotelrechnungen, Arztbestätigungen etc. in die BMD Lohnverrechnung weitergeleitet werden, ohne dass eine händische Übertragung notwendig ist.

Die Zusammenarbeit lässt sich bis hin zur Zeiterfassung über die BMD Com Mandantenplattform erweitern. Dabei steht Mandanten eine vollwertige Zeiterfassung samt Workflows z. B. für Urlaubsanträge zur Verfügung. Die Daten aus der Zeiterfassung lassen sich direkt in die Lohnabrechnung übernehmen und so kann auch hier wertvolle Zeit eingespart werden.

my BMD Com: Von der Belegerfassung bis zur Überweisung alles aus einem Guss

Für den reinen Upload von Belegen sowie für Mandanten, die Buchhaltungsprozesse selbstständig durchführen, bietet die Anbindung an die BMD Com Mandantenplattform ausgezeichnete Möglichkeiten, um Prozesse und Arbeitstätigkeiten zu optimieren. Mit „my BMD Com“ steht insbesondere Kleinunternehmen bzw. EPUs ein weiteres Tool bereit, das alle Prozesse der Belegerfassung, Bezahlung und Übermittlung an die Steuerberatungskanzlei in einem einzigen, integrierten Programm abwickelt.

Über my BMD Com laden Mandanten per Drag & Drop bequem gleich mehrere Belege, Anhänge und Dokumente hoch. Diese lassen sich für die an die Kanzlei ausgelagerte Buchhaltung vorkategorisieren. Dank der praktischen OCR-Erkennung werden relevante Beleg- bzw. Rechnungsdaten darüber hinaus automatisch ausgelesen und zugeordnet. Im nächsten Schritt können Mandanten die dazugehörige Überweisung direkt in my BMD Com durchführen, sofern ihre Bank bzw. der jeweilige Kontotyp diesen Prozess unterstützt.

Mit my BMD Com haben Mandantinnen und Mandanten nicht zuletzt auch einen ausgezeichneten Überblick über ihre Bankkonten, Buchhaltungskennzahlen und den Status aller offenen Aufgaben und Chats. Es erfolgt eine reibungslose und automatisierte Übertragung von Daten sowie Informationen an den Steuerberater, sodass sich auch dort die relevanten Arbeitsroutinen auf ein Minimum reduzieren.

BMD Go: Steuerunterlagen direkt vom Smartphone via App hochladen

Seit einiger Zeit können BMD Kundinnen und Kunden mit „BMD Go“ auch eine App nutzen, die komplett in die BMD Systemlandschaft integriert ist und sich ganz einfach über den iPhone App Store bzw. Google Play für Android auf das Smartphone downloaden lässt. In Kooperationsprozessen zwischen Mandanten und Steuerberatungskanzleien ist insbesondere relevant, dass Mandanten ihre Steuerunterlagen im Zusammenspiel von BMD Go einerseits und der BMD Com Mandantenplattform andererseits nun noch schneller und flexibler übermitteln können.

Sie verwenden dazu ihr Tablet oder Smartphone, indem sie alle Dokumente und steuerlich relevanten Unterlagen mit der Kamera ihres mobilen Geräts fotografieren oder bereits vorhandene Bild- bzw. PDF-Dateien verwenden, die über die App automatisch entzerrt und ausgeschnitten werden. Auch können sie diese mit Anmerkungen versehen und kategorisieren, bevor sie auf Knopfdruck an die Steuerberatungskanzlei weitergeleitet werden.

Für Sachbearbeiter/innen der Kanzlei stehen alle Belege im Anschluss daran in der BMD Databox bereit. Via Drag & Drop können sie diese der entsprechenden Steuererklärung bzw. Kennzahl zuordnen und automatisch archivieren.

Setzen Sie jetzt auf die BMD Tools und optimieren Sie ihre Routinen

Die leistungsfähigen Werkzeuge von BMD garantieren, dass der Informationsfluss sowie die Dokument- und Datenübertragung zwischen Kanzleien und Mandanten wesentlich rascher und reibungsloser funktionieren als bisher. Der digitale Austausch von Daten und Belegen erfolgt so schnell wie nie und ermöglicht eine flexible Einsicht auf beiden Seiten. So ergibt sich ein wesentlich besserer Überblick über Dokumente, Informationen und Aufgaben.

Viele ursprünglich physisch durchgeführte Prozesse können eingespart werden. Das reduziert Kosten und auch Zeit. Sowohl Mandanten als auch Mitarbeitende von Steuerberatungskanzleien können sich wieder verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während administrative Belange wie nebenbei mit minimalem Aufwand erledigt werden.

Eine Übersicht zur BMD Com-Produktwelt finden Sie hier: BMD Com-Produktwelt

Setzen Sie jetzt auf die kraftvollen Werkzeuge und Funktionen von BMD: Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie konkret, welche Arbeitsroutinen sich in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Kanzlei durch BMD digitalisieren und verbessern lassen.

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