Revisionssicheres Archiv

01.07.2017 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Dr. Markus Knasmüller

Das papierarme Büro ist zwar nur bei wenigen Firmen Realität, dennoch ist mittlerweile bei vielen Unternehmen das digitale Dokument in den Vordergrund gerückt. Mit zunehmender Menge ist es dann auch nicht mehr zielführend, diese Dokumente mit dem Windows Explorer zu verwalten. Professionelle Archivierungsprogramme, wie etwa das Dokumentenmanagement von BMD, sind hier oftmals das geeignetere Werkzeug.

Besondere Bedeutung wird Dokumentenmanagement ab dem 1.1.2013 bekommen, wenn die gesetzlichen Barrieren in Bezug auf die elektronische Rechnung im Wesentlichen entfernt werden. Dann wird (bei Erfüllung gewisser Rahmen-bedingungen) auch eine Rechnung, die als PDF vorliegt, einen Vorsteuerabzug erlauben.

Hier wird es wesentlich sein, dass das DMS-System revisionssicher ist. Was das genau bedeutet, wird im Prüfkatalog „Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen“ vom deutschen TÜV festgelegt. Relevante Themen sind Berechtigungen, Sicherungen, Unveränderbarkeit der Dokumente, internes Kontrollsystem usw.

Im Hinblick darauf hat sich BMD als Unternehmen selbst und auch die BMD-Dokumentenmanagementlösung BMD CRM heuer durch den deutschen TÜV zertifizieren lassen. Aufbauend auf einen Prüfkatalog wurde eine umfassende Dokumentation (beinahe 1.000 Seiten) angefertigt, die belegt hat, dass BMD alle Kriterien einhält. Danach hat der TÜV-Zertifizierende alle Unterlagen und die Software überprüft, um auch noch in einer zweitägigen Befundaufnahme vor Ort letzte Detailfragen zu klären.

BMD hat dabei in allen Punkten bestanden, wodurch das entsprechende TÜV-Zertifikat verliehen worden ist. Da der für die Zertifizierung notwendige Software-Teil auch den Entwicklungsprozess als Ganzes umfasst hat, gilt dies auch (die Software betreffend) für alle Kundeninstallationen betreffend BMD DMS.

Somit sind Anwender des BMD-Dokumentenmanagementsystems in dieser Hinsicht bestens auf die neue Art der digitalen Rechnung vorbereitet.