Pro Juventute baut Einsatz von BMD aus

29.08.2022 | Praxisberichte | Susanne Molnar, Franz Mitterbaur, Helene Roselstorfer

Eine langjährige Zusammenarbeit wurde nun weiter ausgebaut: Pro Juventute setzt verstärkt auf die BMD Business Software und hat jetzt den Einsatz von BMD in unterschiedlichen Bereichen weiter ausgebaut.

Bewährte Softwarelösung mit individuellen Programmierungen

Pro Juventute ist eine in sechs Bundesländern tätige Social Profit Organisation. Sie begleitet Kinder und Jugendliche, die aus unterschiedlichen Gründen nicht bei ihren Eltern leben können. Um den Ansprüchen im Sinne der Vereinsstatuten gerecht werden zu können und die bestmögliche Betreuung für die anvertrauten Kinder und Jugendlichen zu gewährleisten, müssen viele kleine Rädchen ineinandergreifen. Eines dieser Rädchen hat Pro Juventute zur Kooperation mit BMD veranlasst.

Im Rahmen des neuen Projekts wurde schnell klar, dass die besonderen Anforderungen und komplexen Strukturen von Pro Juventute berücksichtigt werden mussten. Um beispielsweise dem gesetzlichen Auftrag nachzukommen oder den Bedingungen des Kollektivvertrages gerecht zu werden, reichen reine Standardlösungen nicht aus. Mit BMD profitiert Pro Juventute davon, dass eine vielfach bewährte Software vorliegt, die bei Bedarf individuell ergänzt und angepasst werden kann.

Vorteile in der Lohnverrechnung und Finanzbuchhaltung

Maßgeschneiderte Programmierungen wurden unter anderem in der Zeiterfassung und der Dienstplanerstellung notwendig. So benötigten Mitarbeiter/innen im stationären Bereich z. B. viel umfassendere Funktionen in der Dienstplangestaltung als Mitarbeitende in der Verwaltung. Die Ausrollung der neuen Zeiterfassung und Dienstplanerstellung erfolgte zuerst in der Zentrale und danach Schritt für Schritt auch in den pädagogischen Wohngemeinschaften von Pro Juventute. Mit März 2022 konnte das erste sozialpädagogische Angebot in den Echtbetrieb gehen.

Im Rahmen des Projekts mit BMD hat Pro Juventute auch das System der Lohnverrechnung komplett überarbeitet. Innerhalb von nur vier Monaten wurde ein neuer Aufbau aller Lohnarten implementiert und in den Echtbetrieb übergeleitet. Dies erlaubt Pro Juventute jetzt weitaus mehr Flexibilität sowie eine Verbesserung der Kommunikation und Arbeitsabläufe. So können beispielsweise Änderungen in der Lohnverrechnung bis zur letzten Minute bearbeitet werden. Ein weiterer, großer Vorteil ergibt sich durch die direkte interne Überleitung der Lohnverrechnung in die Buchhaltung.

BMD Web wurde ebenso aufgebaut, was noch mehr Flexibilität gewährleistet. Mitarbeitende können je nach Berechtigung nun auch dezentral auf Stundenauswertungen, Monatsjournals oder Dienstpläne zugreifen und z. B. Änderungen von Dienstzeiten oder Urlaubstage jederzeit online beantragen.

Erweiterungen in Finanz- und Rechnungswesen

Im Bereich Finanz- und Rechnungswesen arbeitete Pro Juventute bereits früher mit BMD 5.5. Nun wurde der existierende Bestand in die BMD NTCS übernommen und durch weitere Module ergänzt. In der Finanzbuchhaltung ist die Vorerfassung der Rechnungen durch BMD Scan erweitert, sodass Rechnungen seither direkt eingescannt und ganz einfach digital im System hinterlegt werden können. Die Eingangsrechnungskontrolle wurde mittels Workflow zur digitalen Freigabe aufgebaut und eingeführt. Darüber hinaus ist das Mahnwesen neu in BMD implementiert und auch der Zahlungsverkehr wird jetzt in BMD vorbereitet. Es wurden mehrere Schnittstellen zu anderen Systemen aufgebaut, damit reibungslos kommuniziert werden kann.

In der Kostenrechnung bietet BMD ein umfassendes Reporting mit verschiedenen Berichten. Darüber hinaus erfolgt jetzt auch die Budgetierung in der BMD Business Software. Da im Bereich Bilanz Berichte ab sofort in BMD vorbereitet und durchgeführt werden, kann Pro Juventute nun sowohl die komplette Bilanzierung als auch den Jahresabschluss vollständig in BMD durchführen.

Langjährige, erfolgreiche Zusammenarbeit

Die Corona-Situation sowie die individuellen Anforderungen des Auftraggebers stellte die Umsetzung des Projekts anfänglich vor einige Herausforderungen, die von den Teams auf beiden Seiten erfolgreich bewältigt wurden. Pro Juventute ist mit dem finalen Ergebnis sehr zufrieden: „Wir sind froh, mit BMD einen Partner gefunden zu haben, der auf unsere individuellen Bedürfnisse so gewissenhaft und geduldig eingeht und damit den Übergang in die neue Systemlandschaft für uns wesentlich erleichtert hat. An dieser Stelle möchten wir uns nochmals herzlich beim kompletten BMD Team für die kompetente und freundliche Unterstützung in den letzten Jahren bedanken“, so Mag. Susanne Molnar (Geschäftsführerin, Pro Juventute).