Praxisbericht: Zotter Schokoladen

01.08.2012 | Praxisberichte | BMD Systemhaus GesmbH

Zotter Schokoladen deckt alle internen Prozesse seit 2009 mit der BMD Software ab.

Im Sommer 2009 wurde die Firma BMD beauftragt, die Produktionsprozesse in ein integriertes ERP-System einzubinden. Den Verlauf und das Ergebnis dieses Projekts möchten wir hier kurz vorstellen.

Die Firma Zotter kreiert Schokolade für individuelle Menschen, die bewusst genießen. Im Vordergrund steht immer der Mensch, der Geschmack und die öko-soziale Verantwortung, die wir für unsere Welt tragen. Seit 1992 erforscht Josef Zotter die Welt der Schokolade. Der Kreativ-Chocolatier aus Riegersburg (Oststeiermark) hat es geschafft, die Welt der Schokoladen zu verändern. Mit den handgeschöpften Schokoladen ist es Zotter gelungen unser vertrautes Schokoladenweltbild ins Wanken zu bringen.

Das Plädoyer von Herrn Zotter lautet: Wir brauchen nicht noch mehr Produkte auf dem Markt, sondern Menschen, die ihre Produkte leben und Sachen schaffen, die Persönlichkeit und Charisma besitzen.

Bean-to-bar - Von der Bohne bis zur Schokolade

Mit der Eröffnung des Schokoladewerks hat Josef Zotter nun alle Produktionsprozesse der Schokoladenerzeugung im Haus: Von der Röstung der Kakaobohnen über das Walzen bis hin zum edlen Schliff in der Conchieranlage wird alles mit dem größten Feingefühl selbst gemacht.

Der Kreativ-Chocolatier Josef Zotter (links im Bild) und sein gesamtes Team

Die Firma BMD stellte ein Projektteam als Berater zur Verfügung. Am 5.11.2009 wurde das Projekt offiziell mit den Verantwortlichen der Firma Zotter und dem Projektteam der Firma BMD gestartet.

Was steckt dahinter?

Das BMD Projektteam. Von links: Patrick Pöchlauer, Willi Krenn, Reinhard Möslinger, Jürgen Hauser

Die wichtigsten Ziele dieses Projekts waren:

die Einführung der Produktionsprogramme,
des CRM Moduls und
die Integration der Chargenverwaltung, um die Warenrückverfolgung zu gewährleisten.

Um diese Ziele umsetzen zu können, wurden vom Projektteam gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern ein Projektstrukturplan und ein Projektterminplan erstellt, wobei auch die Bedürfnisse der Firma Zotter (Produktionspause im Sommer) berücksichtigt wurden. Die Basis für das Gelingen des Projekts war die Konzepterstellungsphase. In den Monaten von November 2009 bis Jänner 2010 wurden die Prozesse vom Bereich Wareneingang über die Rösterei und Produktion bis zum Versand analysiert. Das Ergebnis wurde Ende Jänner präsentiert und diente als Grundlage für die weitere Projektphasen.

Die weiteren Projektphasen waren

die Datenaufbereitung und Datenübernahme (Februar bis April 2010),
die Anbindung des WebShops (Februar bis Juli 2010),
die Abschlusstests, Enduser- u. Nachschulungen (Mai bis Juli 2010) und
die Begleitung des Echtbetriebes (von 2.8.2010 bis 10.8.2010).

Für die Phasen Abschlusstest, Enduserschulung, Nachschulung und Begleitung des Echtbetriebes wurden noch zwei weitere BMD Mitarbeiter in das Projektteam aufgenommen, um alle Mitarbeiter gezielt auf die neuen Prozesse und Programme zu schulen und im Echtbetrieb zu begleiten.

Es war erstaunlich, dass die sehr komplexen Abläufe in kurzer Zeit mit der BMD Software umgesetzt werden konnten und die Mitarbeiter die Funktionen schnell erlernt haben. Der Umstieg auf die neue Software erfolgte problemlos und es gab keinen Stillstand.

Am 5.11.2010, ein Jahr nach dem Projektstart, wurde das Projekt offiziell mit einer kleinen Feier erfolgreich abgeschlossen.

Ein paar Prozesse sollen an dieser Stelle besonders hervorgehoben werden.

Warenannahme...

... von Kakaobohnen

Beim Wareneingang wurde die technische Voraussetzung dafür geschaffen, dass alle Eingänge sofort im System erfasst und etikettiert werden. Dadurch wurde die Rechnungsprüfung wesentlich erleichtert und durch die Qualitätskontrolle sind auch die QM-Kriterien erfüllt, die für die Biokontroll- und Fairtradeprüfung benötigt werden. Die Aufzeichnungen beim Wareneingang sind auch die Grundlage für die lückenlose Warenrückverfolgbarkeit. Auch im Lager konnten wesentliche Verbesserungen erzielt werden.

Abfüllung von ...

... Halbfertigprodukten

Beim Wiegen: Die Daten kommen nun direkt ins System

In der Produktion werden Halbfertigprodukte abgefüllt, mit einer Chargennummer versehen und etikettiert. Früher wurde bei diesem Prozess eine händische Chargenliste erfasst. Durch das BMD Wiegeprogramm kommen die Daten nun direkt ins System und eine doppelte Datenerfassung wird somit eingespart.

Mobile Datenerfassung im Versand

Im Versand wurde ein eigenes „Mobiles Datenerfassungsgerät“ konstruiert. Dieses dient zur Kommissionierung der Kundenaufträge. Bei diesem Prozess werden die Artikelnummer und die Chargennummer vom Etikett der Verpackung eingescannt, dadurch werden Fehllieferungen an den Kunden vermieden und im System kann rasch festgestellt werden, welche Kunden welche Chargen bekommen haben.

Problemloses Kassieren im Shop

Hier werde die Eintrittskarten fürs Schoko-Laden-Theater produziert

Hier gibt's leckere Trinkschokolade

Im Shop und im Schoko-Laden-Theater wurde auf die BMD NTCS Kassenlösung umgestellt und beim Start des Echtbetriebes mit über 1000 Besuchern einer großen Belastungsprobe unterzogen. Durch die Touchscreen-Bedienung und da die Sonderartikel als Button auswählbar sind, ist eine große Erleichterung beim Kassiervorgang erzielt worden.

Abschließend ist noch zu erwähnen, dass es ein großer Vorteil ist, dass alle internen Prozesse im BMD System abgedeckt werden können und keine Schnittstellen zu anderen Systemen notwendig sind. Durch die Optimierung der Abläufe können Zeit und Kosten eingespart werden.

Bei diesem Projekt habe ich in der Arbeit der BMD Mitarbeiter den Einsatz und die Liebe erkannt, die auch wir in unsere Produkte stecken. Nachdem wir noch viele Ideen und Pläne haben, werden wir den langen Weg mit BMD gemeinsam gehen. Das Nachfolgeprojekt „Nährwertberechnung“ wurde bereits gestartet und das Projekt „Fachhändlerportal“ wird demnächst in Auftrag gegeben.