Praxisbericht: Tiroler Versicherung

25.09.2012 | Praxisberichte | BMD Systemhaus GesmbH

Die Tiroler Versicherung konnte sich den Recommender-Award 2012 für „exzellente Kundenorientierung“ sichern und zeichnet sich als beliebteste Regionalversicherung Österreichs aus.

Dr. Walter Schieferer, Vorstandsvorsitzender der Tiroler Versicherung zeigt sich begeistert: "Wir haben uns vor zehn Jahren zum Ziel gesetzt, für alle Tirolerinnen und Tiroler die spürbar beste Versicherung zu sein und dies auch in unserem Leitbild festgeschrieben. Diese hohe Auszeichnung bestätigt den von uns eingeschlagenen Weg, in unsere Serviceleistung zu investieren.“

Um sich dem stark umkämpften Markt besser widmen zu können, war es für das Team rund um Frau Mag. Stieg wichtig, dass die Prozesse in der Verwaltung optimal unterstützt werden. Die Reduktion der RWS-Internen Schnittstellen, sowie die Anbindung bestimmter branchenspezifischer Spezialsoftware durch BMD sichern die Nachhaltigkeit. Durch die – während der BMD-Software-Implementierung durchgeführten organisatorischen Veränderungen - werden die umfangreichen Richtlinien in der Versicherungsbranche auf ganzer Linie abgedeckt.

Mag. Lukas Haidinger war für die Implementierung der Bereiche Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling zuständig und gibt einen Einblick in diese Bereiche:

Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung & Controlling

Die Finanzbuchhaltung ist das Kernstück des Rechnungswesens und bei einem Kunden wie der Tiroler Versicherung mit einer Vielzahl an Buchungen und komplexen Schnittstellenanforderungen ein entscheidender Faktor. Die Einführung funktionierte ausgezeichnet, was sich darauf begründet, dass das gesamte Projektteam (BMD und Tiroler Versicherung) konsequent über den gesamten Implementierungshorizont an einem Strang gezogen hat.

Im Zuge der Einführung von BMD wurde unter anderem der Kontorahmen überarbeitet und an die derzeitige RLG-Struktur angepasst – die Daten aus dem Vorsystem wurden für Vorjahresvergleiche auf die neue Kontenstruktur in BMD übernommen.

Eine weitere Herausforderung war die Anbindung von diversen Schnittstellen – so können nun auf Knopfdruck die Daten aus verschiedenen Fremdsystemen (Prämien, Schäden, Lohn…) automatisch übernommen werden. Bei all diesen Schnittstellen werden auch sämtliche Kostenstellendaten mitgeliefert (Sparte, Produkt, Vermittler). Die Schnittstellenfiles sind logisch und für alle Beteiligten nachvollziehbar aufgebaut.

Durch den automatischen Zahlungsverkehr ist in Kombination mit der ER-Kontrolle eine effizientere Bearbeitung der Eingangsrechnungen möglich. Neben dem Vorteil der Zeitersparnis durch die automatische OP-Abstattung werden nun auch eventuell nicht ausgenützte Lieferantenskonti transparent gemacht:

Überweisungsvorschlag: nicht ausgenützte Lieferantenskonti

In der Kostenrechnung wurde gemeinsam mit den Experten der Tiroler Versicherung ein detailliertes Konzept ausgearbeitet. Neben den klassischen Kostenstellen sind auch weitere Kostentypen in Verwendung – so ist es der Controlling-Abteilung nun möglich, vielschichtige Auswertungen flexibel zu generieren (z. B. Welche Prämienerlöse wurden mit welchem Produkt in welcher Sparte von welchem Vermittlerbüro erwirtschaftet?)

Damit Abteilungsleiter, Bereichsverantwortliche etc. selber Auswertungen generieren können (und somit auch zur Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Controlling beitragen), wurde eine entsprechende Berechtigungsstruktur eingerichtet – gemeinsam mit vordefinierten Reports ist es nun dem jeweiligen Anwender möglich auf Knopfdruck jederzeit seine Zahlen (für die Bereiche, für die dieser berechtigt ist) abzufragen. Aus den Auswertungen kann auch direkt auf die gescannten Originalrechnungen durchgestiegen werden.

Die Vorgehensweise für die Bereiche CRM und ER-Kontrolle beschreibt Mag. Barbara Berghuber:

CRM und ER-Kontrolle

Die ER-Kontrolle ist speziell auf die Bedürfnisse der Tiroler Versicherung zugeschnitten worden und ermöglicht Abläufe, welche vor der Einführung der BMD NTCS zeitaufwändig und fehleranfällig waren, aber nun standardisiert und kontrolliert durchgeführt werden.

Ausgangssituation war die Notwendigkeit, Betragsgrenzen für die unterschiedlichen Positionen im Unternehmen zu definieren, um die Verantwortung der Freigabe von Rechnungen betragsmäßig korrekt abzuwickeln.

Von Seiten BMD wurden die notwendigen Einstellungen programmtechnisch umgesetzt. Auf der Seite der Tiroler Versicherung fanden unternehmensorganisatorische Umstrukturierungen statt, um die nötige Transparenz für die Einführung der ER-Kontrolle zu erreichen und um eine abteilungsübergreifende Richtlinie für den Ablauf zu gewährleisten.

Über diverse Programmfunktionalitäten wird gewährleistet, dass die Rechnung alle notwendigen Personen im Workflow erreicht, ohne eine unnötige Zuordnung zu verursachen.
Anhand der Position des Mitarbeiters und dessen eingetragenen Abteilungsleiter bzw. in weiterer Folge Geschäftsführer kann automatisch die Zuständigkeit ermittelt werden.

Weiters wird natürlich eine Kontrolle der eingegangenen Ware zu einer Rechnung mit Hilfe der Wareneingangskontrolle ermöglicht, welche einen Vergleich zwischen bestellter Ware und vereinbartem Preis und gelieferter Ware und verrechnetem Preis zulässt. In weiterer Folge kann mit Hilfe der Wareneingangskontrolle die Spesenaufteilung durchgeführt und eine eventuelle Preiskorrektur vorgenommen werden.

Prozess ER-Kontrolle

Mag. Karina Kerbl berichtet aus den beiden Bereichen Bilanzierung und Anlagenbuchhaltung:

Anlagenbuchhaltung

Die Übernahme der Anlagenbuchhaltung erfolgte teilweise durch eine Übernahme aus der BMD 5.5 und aus einer aus einem Fremdsystem exportierten CSV-Datei.

Um ab dem Jahr 2012 eine Arbeitserleichterung zu schaffen, wurde in der FIBU auf den Anlagenkonten die Anlagenvorerfassung aktiviert. Dies bedeutet, dass bereits beim Einbuchen der Zugänge in der Finanzbuchhaltung parallel die Informationen für die Anlagenbuchhaltung erfasst werden können. Diese werden dann mit der Funktion „Übernahme Zugänge aus FIBU“ in die NTCS Anlagenbuchhaltung übernommen.

Funktion "Übernahme aus FIBU"

Vor der Übernahme besteht hier noch die Möglichkeit, einen gesammelten Zugang beispielsweise auf mehrere Wirtschaftsgüter aufzuteilen:

Zugang auf mehrere Wirtschaftsgüter verteilen

Eine weitere Einstellung, die zur Fehlervermeldung vorgenommen wurde, war die Hinterlegung der Vorschlagswerte für die Nutzungsdauer. Dies bedeutet, dass beim Erfassen eines Zugangs in der FIBU bereits die am Konto hinterlegte Nutzungsdauer vorgeschlagen wird.

Bilanzierung

Im Bereich der Bilanzierung wurden zum einen die Bilanzprojekte für die einzelnen Firmen erstellt und zum anderen erfolgte dann eine Konsolidierung aller Firmen in der NTCS. Das Hauptaugenmerk wurde zu Beginn auf die standardmäßige Kontenzuordnung zum Bilanzgliederungsschema für Versicherungen (Gliederungsschema Nr. 350 – Bilanz und GuV nach VAG) gelegt. Hierbei wurden alle Konten aus dem Standardkontorahmen der Tiroler Versicherung zugeordnet, damit in den einzelnen Jahresabschlüssen die Kontengliederung übernommen werden kann.

Gliederungsschema für Versicherungen (VAG)

Um eine möglichst einfache Handhabung bzw. Erstellung der Bilanz zu gewährleisten, wurde die Checkliste für die Bilanzierung an die Bedürfnisse der Tiroler Versicherung angepasst.

Nach der Fertigstellung der Einzelabschlüsse wurden diese dann noch in der NTCS konsolidiert, damit zum einen die gesamten Werte und zum anderen daneben die Werte der Einzelabschlüsse dargestellt werden.

Michael Daxner BA erklärt in Kürze die Veränderungen in der Warenwirtschaft:

Warenwirtschaft

Im Bereich der Warenwirtschaft wurde die Beschaffung der Büroartikel in das NTCS-Bestellwesen verlagert. Bei Unterschreitung der definierten Mindestbestände werden Beschaffungsvorschläge ausgelöst, um somit eine kontinuierliche Versorgung des Bürobedarfs zu ermöglichen. Verkaufsseitig erfolgt eine interne Verrechnung der Marketing- und Büroartikel auf die Mitarbeiter der Tiroler Versicherung. Ebenfalls wurden bereits die Vorkehrungen für eine externe Fakturierung der Marketingartikel getroffen, die zukünftig angedacht ist.