Praxisbericht: Ardex Baustoff GmbH

19.11.2009 | Praxisberichte | BMD Systemhaus GesmbH

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Die Ardex Baustoff GmbH mit Produktionsstandort Loosdorf in Niederösterreich ist ein Teilkonzern der weltweit erfolgreich agierenden Ardex-Gruppe. Es ist ein konzernfreies, unabhängiges Familienunternehmen mit Stammsitz in Witten (D). Ardex ist Produzent von qualitativ hochwertigen Spezialbaustoffen, wie Fliesenkleber, Fugen- und Spachtelmassen, Schnellestriche, Abdichtungen, Bodenbelagsklebstoffe, Pandomo-Boden- u. Wanddesign, die für den professionellen Anwender entwickelt und ausschließlich über den Fachhandel vertrieben werden.

Ardex Österreich betreut die Märkte Österreich, CEE, SEE, Italien u. Türkei. Ardex schafft beste Verbindungen zu Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten und viele Auszeichnungen, wie baustoffhandelsfreundlichste Industrie Österreichs oder den dritten Platz beim Great-Place-to-work in Österreich.

Eine nachhaltige Geschäftsverbindung hat Ardex auch mit dem Softwarehaus BMD in Steyr. Seit 1993 wird das komplette Rechnungswesen mit der BMD-Software abgewickelt. Seit 2007 setzt Ardex auch in der Warenwirtschaft und in der Produktionssteuerung auf BMD und wickelt die wesentlichen Kernprozesse, wie Beschaffung, Lager, Produktion, Auftragsabwicklung und Rechnungswesen (inkl. Bilanzierung, Kostenrechnung u. Konsolidierung) mit der BMD-Software ab.

Aufgrund der integrierten Datenbank – alles aus einer Hand - ergeben sich viele Erleichterungen im täglichen Arbeitsalltag, z. B. müssen die Stammdaten nicht mehr in mehreren Systemen gewartet werden und dadurch fällt viel Doppelgleisigkeit und Abstimmarbeit weg.

Alle Bestellungen werden ausschließlich im ERP-System erfasst und dadurch kann jeder einsehen, was zu welchem Preis bestellt wurde und wann mit der Lieferung zu rechnen ist. Die Lieferungen werden den strengen Eingangsqualitätskontrollen unterzogen und alle Qualitätsmerkmale werden in BMD erfasst. Es erfolgt ein Soll-Ist-Vergleich und erst bei positivem Qualitäts-Check erfolgt die elektronische Anlieferungsfreigabe und die Erfassung im Lager mit den von BMD erzeugten Barcodeaufklebern. Mit der Registrierung im Lager erfolgt auch automatisch die Verbuchung des Wareneinganges in der Finanzbuchhaltung. Dadurch ist gewährleistet, dass die Lagerstände in der WWS und in der Fibu 100 % ident sind. Sobald später die Rechnung des Lieferanten eintrifft, wird die Eingangsrechnung eingescannt und im BMD-Archiv archiviert. Und nun beginnt die Arbeit des ER-Workflows von BMD, der je nach Art der Rechnung individuell angelegt wird und den weiteren Rechnungsablauf festlegt.

Durch den Einsatz des BMD-ER-Workflows nähern wir uns dem papierlosen Büro wieder einen Schritt näher, denn dadurch brauchen keine Rechnungen mehr in Papierform zu den einzelnen Abteilungen gebracht werden. Der zuständige Mitarbeiter in der Abteilung bekommt einen elektronischen Hinweis, dass eine Rechnung zu kontrollieren ist , die dann je nach Berechtigung vom Sachbearbeiter entsprechend freizuzeichnen ist. Auch alle elektronischen Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw. werden zur Rechnung verbunden.

Eventuelle Unterschiede zwischen Rechnung des Lieferanten und dem Einkaufswert lt. BMD-WWS-Bestellung werden sofort ersichtlich und müssen daher bei Auftreten bereinigt werden. Freigegebene Differenzen werden wiederum sofort in der WWS und in der Fibu verbucht. Eingangs-Frachtrechnungen können eigens zu den Materialkosten zugeordnet werden und dadurch behält man die Übersicht über noch nicht fakturierte Transportleistungen.

Durch die Protokollierung im BMD-ER-Workflow ist jederzeit bekannt, welcher Mitarbeiter seit wann für die Rechnungskontrolle zuständig ist und somit gehören nicht ausgenützte Skonti wegen verspäteter Prüfung der Rechnung der Vergangenheit an, denn der Sachbearbeiter bekommt einen Fälligkeitstermin, bis zu dessen Zeitpunkt die Erledigung erfolgen muss. Auch die händische Kontierung erübrigt sich, da diese über die Kontensteuerung automatisch erfolgt. Die Buchhaltung übt somit nur mehr Kontrollfunktion aus.

Auch die laufende Produktionsplanung erfolgt in NTCS. Im Bestellvorschlag werden die Mindestlagerbestände, die Reichweite sowie die optimale Chargengröße und die Verkaufswerte der Vergangenheit aus der einheitlichen Datenbank berücksichtigt. Anhand der Stücklisten werden Rohstoffmengen termingerecht reserviert und in die Dispoliste erfasst. In der PPS werden Maschinenkapazitäten für die verplanten Produktionslose reserviert. Sämtliche Produktionsdaten, wie Soll/Ist-Mengen der Rohwaren u. Fertigprodukte sowie der Arbeitsgänge und des geplanten Personals werden erfasst. Die Daten der produzierten Rohwaren werden vollautomatisch per XML-Schnittstelle vom Produktionsleitstand in das NTCS-WWS-Lager gebucht. Die mit SSCC-Nr. versehenen Paletten werden dann mittels BMD-MDE-Geräten gescannt und im Lager auf den entsprechenden Lagerplatz umgelagert.

Die Lagerware kann erst für den Versand bereitgestellt werden, sobald das Labor die Qualitätsfreigabe, welche ebenfalls mit BMD erfolgt, durchgeführt hat.

Bei der Auftragserfassung erfolgt sofort eine Prüfung des aktuellen Obligos aus der Fibu. Kontoüberziehungen können somit sofort im Vorfeld bereinigt werden.

Der Kommissionierer arbeitet den auf seinem Staplerterminal ersichtlichen Auftrag mittels Scannerpistole ab. Sämtliche Lagerinformationen, wie Lagerort, Produktionsdatum usw. stehen auf dem Kommissioniergerät zur Verfügung und dadurch ist der Kommissionierer in der Lage, das First-In/First-Out-Prinzip zu 100 % auszuführen.

Durch die Scannung der Ware auf dem Lagerplatz erfolgt sofort eine Kontrolle mit dem Auftrag und dadurch können Falschkommissionierungen hundertprozentig ausgeschlossen werden. Nach der Kommissionierung wird die Ware zum Versand bereitgestellt.

Bei der Abholung der Ware wird im Zuge der BMD-Verladungsfunktion jede Palette eingescannt und mit dem Auftrag des Kunden verglichen. Dadurch können eventuelle Palettenverwechslungen bzw. Fehlmengen völlig ausgeschaltet werden.

Durch die Einführung von BMD-WWS ist es Ardex nun möglich, sofort nach Verladung der Ware die anfallenden Ausgangsfrachten zu ermitteln, die dann automatisch in der Fibu und Kostenrechnung übergeleitet werden. Viel Zeit, die früher mit der Aufteilung der Frachtrechnungen auf Artikel, Kunde, Vertreter, verbracht wurde, kann nun eingespart werden.

Alles was wir denken, wird Wirklichkeit und daher beschäftigt sich Ardex auch sehr intensiv mit dem Budgetierungsprozess, der für die Umsätze, Materialeinsätze, Kundenboni, Ausgangsfrachten, Altstoffrecyclinggebühr ebensfalls in BMD-WWS abgebildet wird.

Die Planung kann von der Unternehmensebene bis hinunter je Vertreter, Kunden oder Artikel durchgeführt werden, wobei als Grundlage die Ist-Rezepturen und die Ist-Kundenvereinbarungen lt. Kundenstamm bei der Bonusberechnung angesetzt werden. Diese Plandaten aus der WWS werden in die controllrechnung transferiert und mit den Kosten laut Kostenrechnung ergänzt.

Das Management-Informationssystem wird mit BMD-QlikView abgebildet, das grafisch ansprechende, schnelle und zuverlässige Informationen für alle Bereiche des Unternehmens liefert.

Das BMD-NTCS-WWS-System ist sehr komplex und aufgrund der laufenden Expansion gibt es immer neue Herausforderungen, die rasch umzusetzen sind. Die Mitarbeiter von BMD sind immer bestrebt, sehr rasch die Ardex-Anforderungen umzusetzen. Auch in der täglichen Betreuung werden wir sehr freundlich, zuvorkommend und kompetent bedient.

Zusammengefasst darf gesagt werden, dass wir mit dem integrierten WWS/PPS-System und dem umfangreichen Rechnungswesen der BMD-Softwareschmiede sehr zufrieden sind und wir wollen auch in Zukunft unser Softwarehaus BMD fordern und uns gemeinsam weiterentwickeln. Denn wer aufhört besser zu werden, hört auf gut zu sein.