Personaleinsatzplanung für Steuerberatungskanzleien leicht gemacht

05.10.2021 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Mag. Gerald Strutzenberger

Steuerberatungskanzleien erledigen jährlich hunderte bis tausende Bilanzen, Buchhaltungen und Lohnverrechnungen für ihre Mandanten. Dabei ist es nicht immer leicht, den Überblick über die aktuelle Agenda von Mitarbeitenden zu behalten. Während manche Kollegen bereits an die Grenzen ihrer Kapazität gelangt sind, haben andere noch Reserven. Die BMD Personaleinsatzplanung (PEP) für Kanzleien sorgt für eine optimierte Zuordnung von Ressourcen und Mitarbeiter/innen.

Darum gestaltet sich die Personaleinsatzplanung in Kanzleien schwierig

Die Planung von Mitarbeiterkapazitäten ist nicht immer einfach. Denn auch wenn Mitarbeitende ihrer Arbeit effizient nachgehen, verfügen sie trotzdem immer über ein begrenztes Jahresbudget an Stunden. Wer gehört nun zur bereits ausgelasteten Gruppe und wer hat noch Ressourcen? Wer könnte herangezogen werden, wenn ein neues Mandat an Land gezogen wird? Fällt ein Mitarbeiter aus oder verlässt das Unternehmen? Ist es besser, das Mandat auf mehrere Kollegen aufzuteilen? Dies sind nur einige der Fragestellungen, welche die Personaleinsatzplanung zu einer komplexen Angelegenheit machen.

Zusätzlich zu den genannten Themen muss darüber hinaus auch das nächste Kanzleijahr geplant werden. Welche Bilanzen fallen an und wann sollte mit welcher begonnen werden, damit sie den Mandanten rechtzeitig bereitgestellt werden können? Fast jede Kanzlei steht vor diesen und ähnlichen Fragen und somit vor der Herausforderung, die Dienstleistungen für Mandanten – insbesondere Bilanzierung, aber auch Buchhaltung und Lohnverrechnung – in Bezug auf Ressourcen und Termine zu planen.

Personaleinsatzplanung mit oder ohne Software?

Die Notwendigkeit der systematischen Planung beginnt in den meisten Fällen bereits bei einer Kanzleigröße ab 10 Mitarbeitenden. Ein von BMD durchgeführter Workshop mit Steuerberatungskanzleien widmete sich kürzlich diesem Thema mit dem Ziel, einen Erfahrungsaustausch in Bezug auf die Planung von Mitarbeitenden zu ermöglichen. Dabei wurde sowohl das Planen ohne Software, als auch eine Planung unter Einbezug der BMD Business Software in Betracht gezogen.

Dabei hat sich herausgestellt, dass heute noch immer viele Kanzleien für den Zweck der PEP auf ein Excel-Sheet zurückgreifen, sofern kein spezielles Tool für die Personaleinsatzplanung vorhanden ist. Allerdings betrachteten die am Workshop teilnehmenden Kanzleien das Arbeiten mit Excel eher als ein notwendiges Übel und beschrieben es als sehr aufwendig, umständlich und unübersichtlich.

Eine professionelle Softwarelösung optimiert die Planung von Mitarbeitenden und birgt ein enormes Potenzial. Davon sind in jedem Fall jene Kanzleien zutiefst überzeugt, welche die BMD NTCS mit dem Modul „Personaleinsatzplanung für Kanzleien“ bereits in Verwendung haben.

Eine vereinfachte Personaleinsatzplanung für Kanzleien mit BMD

Das PEP-Modul für die Steuerberatung bietet Lösungen in Bezug auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterplanung im gewohnten BMD Outfit. Anhand der Stammdaten erkennt das Programm, welche Arbeiten für welche Mitarbeitenden zu planen sind. Ein Gantt-Diagramm stellt die verplante Zeit (Soll-Anfang und Soll-Ende) grafisch dar.

So kann die Planung von Mitarbeiter/innen nicht nur übersichtlich, sondern auch rasch erfolgen und nachträglich noch flexibel angepasst werden. Denn jeder weiß, dass ein Jahr meist nicht exakt so läuft, wie es ursprünglich geplant war – und das nicht erst seit Corona. Die geplanten Zeiten können anschließend kontinuierlich mit den tatsächlich geleisteten Zeiten der LEA verglichen werden.

Vereinfachtes Monitoring von Mitarbeiterressourcen

Optionale Vorgangsbenachrichtigungen können die Verantwortlichen permanent – und auch präventiv – informieren, falls geplante Stundenbudgets, Beginn- oder Fertigstellungszeitpunkte überschritten werden.
Wer kommt in Frage, um die Bilanz eines neuen Mandanten zu übernehmen? Diese und ähnliche Fragen beantwortet die Personaleinsatzplanung für Steuerberatungskanzleien mit nur einem Mausklick. Dafür steht eine komfortable Suchfunktion zur Verfügung, die nach Eingabe Ihrer individuellen Kriterien die in Frage kommenden Mitarbeiter/innen listet und die Monatsaufteilung der noch freien Ressourcen übersichtlich darstellt. Details zur PEP für die Steuerberatung...

Automatische Assistenz bei der jährlichen Planung

Die Personaleinsatzplanung für Steuerberatungskanzleien denkt für Sie voraus und legt Ihnen jedes Jahr automatisch eine Aufgabe für die nächste Personalplanung an. Die Aufgabe hält eine Planungscheckliste für Sie bereit, damit kein wichtiger Schritt außer Acht gelassen wird. Sofern alle Schritte erledigt wurden, ist die Planung fürs nächste Jahr bereits finalisiert. Nutzen Sie hier den Vorteil, um die Planung des nächsten Jahres automatisch auf Basis der Planung und Zeiten des Vorjahres zu erstellen.