Personaleinsatzplanung für Steuerberatungskanzleien: die Antwort auf Fachkräftemangel und Ressourcenverknappung

30.05.2023 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Mag. Gerald Strutzenberger

Die Personaleinsatzplanung für Steuerberatungskanzleien ermöglicht Ihnen einen besseren Überblick über die Auslastung Ihrer Kanzlei und macht Ihren Erfolg planbar.

Steuerberatungskanzleien erledigen jährlich hunderte bis tausende Bilanzen, Buchhaltungen und Lohnverrechnungen für ihre Mandanten. Dabei ist es nicht immer leicht, den Überblick über die aktuelle Agenda von Mitarbeitenden zu behalten. Während manche Kolleginnen bereits an die Grenzen ihrer Kapazität gelangt sind, haben andere noch Reserven. Dazu kommt gerade in diesen Zeiten ein immer stärkerer Fachkräftemangel, der sich in der Verknappung des Angebots am Arbeitsmarkt, aber auch in Abwerbungsversuchen durch Mitbewerber äußert.

Die BMD Personaleinsatzplanung (PEP) für Kanzleien kann den Arbeitsmarkt nicht verändern. Sie kann Sie aber beim Umgang damit unterstützen.

Sie hilft Ihnen bei der optimierten Zuordnung von Mitarbeitenden zu durchzuführenden Tasks und führt so zur effizienteren Nutzung bestehender Human-Ressourcen. Gleichen Sie so derartige Mängel durch bessere Planung aus.

Darum gestaltet sich die Personaleinsatzplanung in Kanzleien schwierig

Die Planung von Mitarbeiterkapazitäten ist nicht immer einfach. Denn auch wenn Mitarbeitende ihrer Arbeit effizient nachgehen, verfügen sie trotzdem immer über ein begrenztes Jahresbudget an Stunden. Wer gehört nun zur bereits ausgelasteten Gruppe und wer hat noch Ressourcen? Wer könnte herangezogen werden, wenn ein neues Mandat an Land gezogen wird? Fällt ein Mitarbeiter aus oder verlässt das Unternehmen? Ist es besser, das Mandat auf mehrere Kollegen aufzuteilen? Dies sind nur einige der Fragestellungen, welche die Personaleinsatzplanung zu einer komplexen Angelegenheit machen.

Zusätzlich zu den genannten Themen muss darüber hinaus auch das nächste Kanzleijahr geplant werden. Welche Bilanzen fallen an und wann sollte mit welcher begonnen werden, damit sie den Mandanten rechtzeitig bereitgestellt werden können? Fast jede Kanzlei steht vor diesen und ähnlichen Fragen und somit vor der Herausforderung, die Dienstleistungen für Mandanten – insbesondere Bilanzierung, aber auch Buchhaltung und Lohnverrechnung – in Bezug auf Ressourcen und Termine zu planen.

Personaleinsatzplanung mit oder ohne Software?

Die Notwendigkeit der systematischen Planung beginnt in den meisten Fällen bereits bei einer Kanzleigröße ab 10 Mitarbeitenden.

Heute greifen noch immer viele Kanzleien für den Zweck der PEP auf diverse Tabellenkalkulationsprogramme zurück. Dies wird eher als notwendiges Übel beschrieben, da es sehr aufwendig, umständlich, unübersichtlich und ungenau ist.

Eine professionelle Softwarelösung optimiert die Planung von Mitarbeitenden und birgt ein enormes Potenzial. Davon sind in jedem Fall jene Kanzleien überzeugt, welche die BMD NTCS mit dem Modul „Personaleinsatzplanung für Kanzleien“ bereits in Verwendung haben.

Eine vereinfachte Personaleinsatzplanung für Kanzleien mit BMD

Das PEP-Modul für die Steuerberatung bietet Lösungen in Bezug auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterplanung im gewohnten BMD Outfit. Anhand der Stammdaten erkennt das Programm, welche Arbeiten für welche Mitarbeitenden zu planen sind. Ein Gantt-Diagramm stellt die verplante Zeit (Soll-Anfang und Soll-Ende) grafisch dar.

So kann die Planung von Mitarbeiter/innen nicht nur übersichtlich, sondern auch rasch erfolgen und nachträglich noch flexibel angepasst werden. Denn jeder weiß, dass ein Jahr meist nicht exakt so läuft, wie es ursprünglich geplant war – und das nicht erst seit Corona.

Die geplanten Zeiten können anschließend kontinuierlich mit den tatsächlich geleisteten Zeiten der LEA verglichen werden. Während spezialisierte Planungstools häufig nur die Soll-Seite abbilden, bietet Ihnen die Planung in NTCS die vollintegrierte Gegenüberstellung mit der Leistungserfassung und somit den tatsächlichen Ist-Werten.

Vereinfachtes Frühwarnsystem

Optionale Benachrichtigungen können die Verantwortlichen permanent – und auch präventiv – informieren, falls geplante Stundenbudgets, Beginn- oder Fertigstellungszeitpunkte Gefahr laufen, überschritten zu werden.

Suche nach freien Ressourcen per Mausklick

Wer kommt in Frage, um die Bilanz eines neuen Mandanten zu übernehmen? Ein Buchhalter lässt Ihnen am Beginn der Woche ausrichten, dass er wegen eines gebrochenen Armes mehrere Wochen ausfällt. Eine Bilanziererin kündigt mit Jahresende und verweist auf ein noch beträchtliches Resturlaubsbudget. Reagieren Sie auf solch kurzfristige Veränderungen der Rahmenbedingungen mittels Mausklick.

Die Kapazitätssuche listet nach Eingabe Ihrer individuellen Kriterien die in Frage kommenden Mitarbeiter/innen und stellt die Monatsaufteilung der noch freien Ressourcen übersichtlich dar.

Automatische Assistenz bei der jährlichen Planung

Die Personaleinsatzplanung für Steuerberatungskanzleien denkt für Sie voraus und legt Ihnen jedes Jahr automatisch eine Aufgabe für die nächste Personalplanung an. Die Aufgabe hält eine Planungscheckliste für Sie bereit, damit kein wichtiger Schritt außer Acht gelassen wird. Sofern alle Schritte erledigt wurden, ist die Planung fürs nächste Jahr bereits finalisiert. Nutzen Sie hier den Vorteil, um die Planung des nächsten Jahres automatisch auf Basis der Planung und Zeiten des Vorjahres zu erstellen.

Mit BMD nutzen Sie Ihre Ressourcen effizient und vereinfachen die Personaleinsatzplanung in Ihrer Kanzlei.

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