ÖGB - Stärke zahlt sich aus

13.09.2016 | Kasse Praxisberichte | BMD Systemhaus GesmbH

Das gilt aber nicht nur für Gewerkschaftsmitglieder, sondern auch für Software-Lösungen.

Der Österreichische Gewerkschaftsbund (ÖGB) ist eine überparteiliche Interessensvertretung aller unselbstständig Beschäftigten in Österreich. Mit seinen 1,2 Millionen Mitgliedern und sieben Gewerkschaften sind die arbeitenden Menschen gut vertreten. Und diese Stärke zahlt sich aus, mit einem umfassenden Serviceangebot, den jährlichen Kollektivvertragsverhandlungen mit Lohn- und Gehaltserhöhungen sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld und natürlich der Streikunterstützung – nur für den Fall der Fälle.

Vor kurzem haben der ÖGB und seine Gewerkschaften und weitere seiner Organisationseinheiten aber auch in einem ganz anderen Bereich an Stärke gewonnen. Zwischen 2014 und 2016 wurden nämlich im Rahmen des Projekts „BMD4ÖGB“ verschiedenste Anforderungen aus den Bereichen der Finanz- und Anlagenbuchhaltungen gelöst und erfolgreich umgesetzt. Der ÖGB forderte zu Beginn unter anderem ein einheitliches Rechnungswesen, eine zentrale und übergreifende Auswertbarkeit und eine Konsolidierung per „Knopfdruck“. Auch diese Stärke zahlt sich aus.

Im Bereich des Rechnungswesens wurde vom bisherigen System auf BMD umgestellt, die Buchhaltungen und Kostenrechnungen mit sämtlichen Daten und Mandanten übernommen, die Bilanzierung konfiguriert und MitarbeiterInnen geschult. Mit BMD konnte gewerkschaftsübergreifend die ÖGB-Konzernkonsolidierung verbessert werden.

Mit dem BMD-CRM-System wurde zusätzlich ermöglicht, dass mittels eines aufgeklebten Barcode auf der Rechnung eine nachträgliche Zuordnung zwischen Rechnung und Dokument durchgeführt werden kann.

Zahlreiche Workflows wurden definiert, die BMD-UserInnen arbeiten via Terminalserver und es galt doch auch, einige Herausforderungen im CRM-Bereich zu meistern. Beispielsweise gab es anstelle einiger weniger Workflows bei näherer Betrachtung gleich mehrere Hundert. Ausgegangen war man anfangs von zunächst 100 unterschiedlichen UserInnen. Im Laufe des Projekts erhöhte sich die Anzahl beinahe um das Siebenfache. Dass das kein Problem darstellte, spricht eindeutig für die Akzeptanz der eingesetzten Software.

Im Rahmen des Projekts wurden

33 Anlagenbuchhaltungen aus Fremdsystemen übernommen,
100 unterschiedliche Workflows definiert,
650 UserInnen angelegt und
3,7 Millionen Buchungszeilen übernommen.

Nach der Umstellung auf die neue Software gibt es 42 Buchhaltungen; ÖGB, Gewerkschaften und weitere Organisationseinheiten nutzen die Möglichkeiten der Digitalisierung („papierloses Buchen“) zur Optimierung ihrer gesamten Prozesse in den Bereichen Rechnungswesen, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung. Schlussendlich profitieren alle von einem besseren Überblick durch eine einheitliche Software. Der Mehrwert und die Stärke der neuen Lösungen zeigten sich bereits bei der Erstellung der ersten Bilanzen mit BMD.

Vorteile der eingesetzten Software:

Gesteigerte Transparenz durch den digitalen Workflow
Bessere Nachvollziehbarkeit des Status der Rechnungen durch papierloses Buchen
OCR-Erkennung der Barcodes und automatische Zuordnung des Dokuments zur Buchung
Reduktion der Durchlaufzeiten durch Workflow-Lösungen
Ausgezeichnete Nachvollziehbarkeit der Workflows und Freigabeprocedere

In den BereichenFinanzbuchhaltung und Kostenrechnung werden laufende Erweiterungen und regelmäßige Updates bei rechtlichen Anpassungen zur Verfügung gestellt.