Neue BMD Lizenzierungen: Das müssen Sie darüber wissen

30.04.2025 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Mag. Wolfgang Foißner, Mag. Helene Roselstorfer

Mit 1. Mai 2025 gibt es ein neues Lizenzierungsmodell in der BMD Software mit dem Ziel, die Lizenzvergabe nicht nur transparenter, sondern auch planbarer zu gestalten. Ab sofort (vorausgesetzt Version 28.01.47 bzw. 28.02.29) werden Lizenzen bestimmten Benutzerinnen und Benutzern bzw. deren Geräten zugewiesen. Hier erfahren Sie alles über die wichtigsten Änderungen und die neuen Benutzerkategorien, die Ihnen dabei helfen, Ihre Lizenzen optimal einzusetzen.

Treffsicherer Zugriff unabhängig von der Auslastung

Im Rahmen der neuen Lizenzierung ist jede Lizenz an einen bestimmten Benutzer bzw. ein fixes Gerät geknüpft. Das bedeutet: Diese Lizenz ist für einen konkreten Benutzer reserviert und kann nicht von anderen verwendet werden – egal, ob sie gerade genutzt wird oder nicht.  Hat ein Benutzer eine Lizenz zugewiesen bekommen, ist der Zugriff jederzeit möglich – unabhängig von der Auslastung.

Die neuen Benutzerarten

 Mit 1.5.2025 wird zwischen vier Arten von Benutzern unterschieden:

Management-User: Diese Nutzer/innen können alle gekauften BMD Module in vollem Umfang verwenden. Einschränkungen werden hier nur durch das Berechtigungssystem festgelegt. Mit einer Web-Server-Lizenz können Management-User alle Funktionen, die in BMD für einen Management-User erworben wurden, auch im BMD Web und in der App BMD Go im verfügbaren Umfang nutzen.
Web-User: Benutzer/innen, die nur eingeschränkte Funktionen wie das Hochladen von Belegen oder Dokumenten, Anseh-Funktionen für die gekauften Module sowie einfachste Funktionen rund um Belege (Rechnungen freigeben oder ablehnen, Notizen erfassen, Lieferscheine scannen) benötigen, können als Web-User in den Varianten Basis, Plus und Pro arbeiten.
Employee-User: Diese Anwender/innen nutzen beispielsweise das Lohnsetportal im Rahmen der BMD Lohnverrechnung, Employee-Self-Service-Funktionen aus den HR-Paketen oder auch die Zeiterfassung, die Reisekostenabrechnung oder die Leistungserfassung. Die Lizenzierung zeichnet sich dadurch aus, dass alle Funktionen darauf beschränkt sind, nur den eigenen Mitarbeiter zu sehen. So kann man die eigenen Zeitbuchungen einsehen, aber nicht die eines anderen Mitarbeitenden, denn dazu wäre eine Management-Lizenz notwendig. Auch diese User können die Funktionen über BMD Web oder BMD Go nutzen, soweit die entsprechenden Funktionen dort verfügbar sind.
Schließlich gibt es noch Terminal-User, die beispielsweise für die BMD Scan-Station oder für Geräte im Rahmen der mobilen Datenerfassung verwendet werden. Diese orientieren sich an der Anzahl der verwendeten Geräte und können somit unabhängig von der jeweiligen Basislizenz des Pakets – zum Beispiel CRM oder Warenwirtschaft – lizenziert werden.

Eine Übersicht bietet Ihnen diese Abbildung:

Übersicht der Lizenzen bei BMD [© BMD]

Wie können die neuen Lizenzen manuell zugeordnet werden?

Eine vollständige Erklärung der Lizenzzuordnung finden Sie in unserer Anleitung inkl. Video. Zur Anleitung "Lizenzen im BMD zuordnen"

Vorteile des neuen Lizenzierungsmodells: Überblick & FAQ

Die neue Art der Lizenzierung ist besonders für regelmäßige Nutzer mit personalisierten Arbeitsbereichen geeignet und bietet Unternehmen sowie deren Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile:

Personalisierte Nutzung

Jede Lizenz ist einem bestimmten Benutzer zugewiesen, was individuelle Einstellungen, Vorlieben und Datenspeicherung ermöglicht.

Zugriff unabhängig von der Nutzung anderer

Jeder lizenzierte Benutzer hat jederzeit Zugang zur Software, unabhängig davon, ob andere sie gerade nutzen oder nicht. Dies bedeutet keine Wartezeiten oder Nutzungseinschränkungen. Damit bietet das neue Lizenzmodell eine 24/7-Verfügbarkeit für eingetragene Nutzer/innen.

Einfache Verwaltung und Compliance

Es besteht kein Risiko, dass zu viele Nutzer gleichzeitig versuchen, eine begrenzte Anzahl von Lizenzen zu nutzen. Die Verwaltung und Nachverfolgung der Lizenzen ist einfach, da jede Lizenz einem bestimmten Nutzer zugeordnet ist. Diese steht dann zur Verfügung, wenn Sie benötigt wird.

Bessere Integration in die Unternehmenssoftware

Lizenzen sind oft mit einem Single sign-on (SSO) und Unternehmensidentitätsmanagement kompatibel, was die Kontrolle und Verwaltung innerhalb von IT-Abteilungen erleichtert. Somit entfällt auch das Verwalten oder individuelle Merken unterschiedlicher Zugangsdaten für verschiedene Webseiten und Applikationen.

Was passiert mit den bestehenden Lizenzen?

Ihre bisherigen Lizenzen bleiben so wie sie sind erhalten. Nur neue Lizenzen werden entsprechend dem neuen Lizenzmodell angeboten und aktiviert. Die Möglichkeit, die Software von BMD on-premises zu installieren (d. h. keine Verpflichtung zu einem Cloud-Zugang) bleibt bestehen, solange Microsoft entsprechende Datenbanken und Betriebssysteme für die Installation auf Ihrem eigenen Server bereitstellt.

Ist die neue Lizenzierung teurer?

Bei guter Planung der Usertypen ist keine Kostensteigerung zu erwarten. Für Nutzer/innen mit eingeschränktem Funktionsumfang gibt es kostengünstige Optionen für Web-Basis-/Plus-/Pro-User.

Kann ich bestehende Lizenzen umtauschen?

Ein Umtausch bestehender Lizenzen in das neue Modell ist nicht vorgesehen. Neue Lizenzen nach dem neuen Modell können durch den Kauf zusätzlicher Lizenzen oder neuer BMD Module erworben werden.

Was passiert bei Abwesenheit?

Im Falle regelmäßiger Stellvertretungen empfiehlt BMD, die entsprechenden Lizenzen zu erwerben. Automatisierte temporäre Lizenzüberträge sind nicht vorgesehen.

Die Lizenzierung war früher einfacher!

Auf den ersten Blick erscheint die alte Lizenzierung einfacher, jedoch ist das neue System klarer strukturiert, fairer verteilt und besser planbar.

Muss ich zukünftig dann keine Berechtigungen mehr vergeben?

Auch zukünftig ist auf die korrekte Berechtigungsvergabe zu achten. Die neue Lizenzierung kann dies jedoch erleichtern, da über die Wahl des Usertyps bereits einige Beschränkungen hinsichtlich Funktionalität integriert sind.

Bessere individuelle Nutzungsmöglichkeiten

Das neue Lizenzierungsmodell bietet Unternehmen und Kanzleien eine effizientere und personalisierte Nutzungsmöglichkeit. Durch eine kluge Planung können Kosten optimiert und die Verwaltung vereinfacht werden. Wer auf eine flexible und zukunftssichere Lizenzierung setzt, profitiert von den neuen Optionen.

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