Modre Bergbau nutzt das stabile und zukunftsträchtige ERP-System von BMD

15.07.2016 | Praxisberichte | BMD Systemhaus GesmbH

Wenn die Flintstones eine neue Software brauchen

Als durchaus umfangreich kann das Projekt beschrieben werden, das mit vielen Konfigurations- und Schulungsstunden im Zeitraum von August 2013 bis Dezember 2015 Modre Bergbau und BMD umgesetzt haben.

Das Steinbruchunternehmen Modre Bergbau ist seit über hundert Jahren erfolgreich tätig. Das traditionsreiche Kärntner Unternehmen erzeugt mit seinen professionellen Mitarbeitern zukunftsorientierte Produkte für seine Kunden. Es gewinnt hochwertige Rohstoffe, die in ganz Österreich und Europa verkauft werden. Dazu zählen Produkte für Industrie und Straßenbau (Edelsplitte, Schotter, Wasserbausteine und Schmelzgestein) genauso wie für Garten- und Landschaftsgestaltung (Dekorkiese, Dekorsteine, Natursteinmauern, Mauersteine, Gabionenbefüllung…).

Software-Umstellung: Umfassende Integration und starke Vernetzung

Modre entschied sich für die Software-Lösungen von BMD für den Bereich Rechnungswesen: FIBU, KORE, ANBU, CRM, ER-Kontrolle, Leistungserfassung und Zeiterfassung. Im Bereich Warenwirtschaft wurden Einkauf, Verkauf auf BMD umgestellt. Außerdem wurde eine Schnittstelle zur Verwiegesoftware SchenckProcess realisiert.

Für Modre Bergbau waren die umfassende Integration, die starke Vernetzung und die Tatsache, dass nahezu alle Anforderungen in der Software abbildbar sind, die Argumente für die Partnerschaft mit BMD.

Stabiles ERP-System

Das wesentliche Ziel der Software-Umstellung war die Einrichtung eines stabilen und auf die Zukunft ausgerichteten ERP-Systems. Weitere Ziele waren:

die Zusammenführung aller Daten in einem zentralen System
die Verwendung einer aussagekräftigen und korrekten Kostenrechnung
die Implementierung eines übersichtlichen und zuverlässigen Reportings.

Die digitale Archivierung stand ebenso im Fokus wie der unkomplizierte und effiziente Einsatz von mobilen Endgeräten wie beispielsweise Tablets und Smartphones, um Unternehmensdaten extern einsehen bzw. erfassen zu können.

Hohe Usability für Endanwender

Die Anwender bei Modre sollen mit der Software effizient arbeiten können und dabei muss diese auch benutzerfreundlich sein. So dient zum Beispiel der Einsatz von Workflows dazu, Prozesse sicherer und effizienter zu gestalten.

Eingangsrechnungsprozess

Der Großteil der Bestellungen wird über das BMD-Beschaffungssystem geführt. Dadurch ist es möglich, einen hinterlegten Workflow im Beschaffungsprozess einzuhalten. Dieser gibt alle Schritte vor bzw. dokumentiert diese auch: von der Bedarfsmeldung bis hin zur Freigabe und Bestellung. Im Beschaffungsprozess sind auch die jeweiligen Budgets der einzelnen Kostenstellen bei der Bestellung ersichtlich. So ist zu sehen, ob noch ausreichend Budget in der relevanten Kostenstelle verfügbar ist.

Daten-/Auftragserfassung

Zusätzlich war es Ziel des Projekts den Vertrieb verstärkt in die Daten- bzw Auftragserfassung einzubinden. So kann direkt durch den Vertrieb frühzeitig die Angebotserstellung initiiert werden. Eine Entlastung des internen Verwaltungsbereichs war so auch möglich.

Kostentransparenz im Gerätepark

Die Kostentransparenz ist für den kostenintensive Modre Gerätepark (bestehend aus LKW, PKW, Bagger, Lader, Arbeitsmaschinen wie z.B. Bohrgeräte oder mobile Brech- und Siebanlagen) unbedingt erforderlich. Die Kostenrechnung liefert daher folgende Auswertung: Ein LKW hat X Tonnen innerhalb einer Betrachtungsperiode geliefert, er hat damit Y € Erlöse erzielt und Z € gekostet. Daraus lässt sich eine Rentabilitätsrechnung ableiten. Dies kann den Entscheidungsfindungsprozess unterstützen, ob das Gerät künftig geleast oder gekauft wird oder ob sich das Gerät „rechnet“.

Zeit-Planung im Gerätepark

Um die Rentabilität künftig korrekt zu berechnen und Leasingvarianten bewerten zu können, kann künftig mittels manueller Eingabe in der Zeit-Planung eine Zuteilung einer Maschine auf einen Steinbruch erfolgen. Über eine manuelle Eingabe kann eine Zuteilung eines Baggers von einem Steinbruch auf einen anderen erfolgen. Darüber hinaus konnte auch gewährleistet werden, dass eine Maschine für einen Zeitraum gesperrt ist (Reparatur/Service). Aufgrund der Zuteilung auf einen Steinbruch belastet die Maschine mit den hinterlegten Aufwänden den Steinbruch.

In der Planungsübersicht können bestimmte Maschinen bzw. alle Maschinen selektiert werden.

Ein bestimmter Zeitraum kann ausgewählt werden und über Buchungsarten kann der Bezug zum Steinbruch hergestellt werden. Mit Tagesabschluss wird die Überleitung in die Leistungserfassung realisiert. Von der Leistungserfassung werden die Aufwände in die Kore übergeleitet (Steinbruch = Kostenstelle).

Workflow im Verkaufsprozess

Die unterschiedlichen Auftragsphasen werden in der Auftragsverwaltung abgebildet:

Erfassen der erhaltenen Anfrage (bzw . das aktive Zugehen auf einen Kunden)
Erstellung und Versendung des Angebots
Nachbesserung eines Angebots
Auftragsabschluss (Auftragsbestätigung)
Start der „Bedienung“ des Auftrags (Lieferscheine)
Fakturierung des Auftrags (Ausgangsrechnungen)

Nachweis Leistungserbringung

Da die Lieferscheine für das Unternehmen der primäre Nachweis für die Leistungserbringung sind, ist eine vollständige und korrekte Erfassung von immenser Bedeutung, da es ansonsten zu nicht fakturierten Leistungen kommen kann. Aus dem Verwiegeprogramm werden die Wiegedaten in BMD importiert. Die gescannten Lieferscheine werden mit den Wiegedaten aus dem Wiegeprogramm verknüpft, damit jeder Lieferschein im Archiv und die Daten für das Fakturieren zur Verfügung stehen. Demnach ist die Überleitung der Daten aus den beiden Brückenwaagen für einen reibungslosen Fakturierungsablauf in BMD von wesentlicher Bedeutung und die korrekte Funktionsweise der Schnittstelle von großer Wichtigkeit.