Mit Software von BMD die Baustellenverwaltung und die Kosten fest im Griff

04.04.2018 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | BMD Systemhaus GesmbH

Einen dringend notwendigen Digitalisierungsschub in der Bauwirtschaft orten die Experten der BMD Systemhaus GesmbH. Fakt für BMD ist, dass in der Bauwirtschaft noch ein großes Optimierungspotenzial vorhanden ist. So rechnet BMD Bausoftwareexperte Ing. Gerhard Poschinger mit einem beträchtlichen Einsparungspotenzial in der Bauwirtschaft bei Verwaltung und Organisation: „Zukünftig wird es für die Bauwirtschaft notwendig werden, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, rascher auf Kundenwünsche zu reagieren, Informationen zentral abzulegen und eine genauere Baustellenkalkulation durchzuführen, um ihre Ziele zu erreichen. Klar ist, dass die Digitalisierung auch eine Veränderung der Firmenorganisation notwendig macht.“

Up to date mit BMD Software

„Der Umstand, dass bei vielen Bau-Unternehmen die bestehende ERP-Lösung den immer komplexer werdenden Anforderungen nicht mehr entspricht bzw. in den nächsten Jahren Engpässe erkennen lässt, hat BMD veranlasst, in der Software Anpassungen vorzunehmen“, erklärt Mag. Wolfgang Foißner, Abteilungsleiter Verkauf bei BMD. „So wurden eine Vielzahl an neuen Funktionen und Arbeitsabläufen in Zusammenarbeit mit verschiedenen Bau-Unternehmen und branchennahen Unternehmen ausgearbeitet. Dabei spannt sich in der BMD ERP-Lösung der Bogen von der Baustellenorganisation bis zur Nachkalkulation der Baustelle.“

Umfassendes System

Beispielsweise können mit der BMD Baustellen-Stammdatenanlage bereits den Dokumenten Aufgaben oder Termine zugeordnet werden, damit ein elektronischer Baustellenakt entsteht. Darüber hinaus können Baustellenangebote direkt in der Bausoftware von BMD erfasst werden. Eine weitere Option ist die Überleitung aus der führenden Ausschreibungssoftware „Auer-Success“ in das Angebotswesen. Nach erfolgter Beauftragung des Bauvorhabens können Projektpläne mit einzelnen Bauphasen und Meilensteinen definiert werden. Selbstverständlich sind auch die Personaleinsatzpläne in das System inkludiert.

Zeiterfassung am Bau

Mittels Leistungserfassung werden die sogenannten Bautagebücher geführt. Die Erfassung der Baustellenzeiten kann sowohl klassisch anhand von Arbeitsberichten in Zettelform als auch mobil durch Web-Erfassung über einen Internetbrowser durchgeführt werden. Sofern die Mitarbeiter die Arbeitszeiten selbst aufzeichnen sollen, steht auch eine App für Android bzw. Apple zur Verfügung. Die geleisteten Arbeitszeiten werden auf die Baustellen gebucht und mit Mitarbeiterkosten bewertet. Die Überleitung sowohl in die Baustellen-Kalkulation als auch in die BMD Lohnverrechnung vereinfacht Arbeitsabläufe und verhindert doppelte Erfassungstätigkeiten. In der BMD Lohnverrechnung steht natürlich die Urlaubsverwaltung mit der Bauarbeiter-Urlaubskasse zur Verfügung, Datendrehscheibe inklusive.

Lösungen für den Materialfluss

Alle Materiallieferungen können über Baustellen-Aufträge gebucht werden. Dabei ist neben einer händischen Erfassung auch die Erfassung mittels Scanner (offline/online) möglich. Ein in der BMD Gesamtlösung integriertes Bestellwesen ermöglicht baustellenbezogene Bestellungen mit Direktlieferungen auf die Baustelle. Diese Direktlieferungen können automatisch in einen Baustellen-Auftrag übergeleitet werden. Dadurch ist eine rasche und sichere Verrechnung an den Kunden gewährleistet.

Geräteverwaltung mit „BMD Verleih“

„Beinahe jede Baustelle benötigt neben Baumaterial und der Arbeitskraft der Mitarbeiter auch Baugeräte“, sagt Poschinger. „Die Verwaltung dieser Geräte ist komplex und verschwundene bzw. verlorengegangene Werkzeuge sind eine finanzielle Belastung, die nicht notwendig ist. Aus diesem Grund hat BMD extra für die Baubranche das Modul „BMD Verleih“ entwickelt, das eine optimale Übersicht, an welche Baustelle Geräte geliefert worden sind und wie lange sie sich bereits auf der Baustelle befinden, ermöglicht.“ Die Ausgabe der Geräte kann mittels eigenen Ausgabescheinen oder mit Material-Lieferscheinen wie Ziegel, Rohre oder andere Baustoffe gemeinsam erfolgen. Die Belastung der Baustellen mit den Verleihkosten wird automatisch durchgeführt und kann jederzeit in der Baustellennachkalkulation ausgewertet werden.

Rücknahme, Freistellung, Freigabe

Die Rücknahme kann sowohl mit Materialrücklieferungen als auch mit einer eigenen Verleihrücknahme erfolgen. Die Freistellung der Baumaschinen für einen bestimmten Zeitraum (z. B. Betriebsurlaub) entlastet das Bauvorhaben. Die Freigabe von Maschinen signalisiert, dass diese auf der Baustelle nicht mehr benötigt werden, eine Umbuchung auf ein anderes Bauvorhaben kann erfolgen.

BMD Verleihverwaltung

Automatisierte Abrechnung von Leihstellungen

Aufgrund des Ausgabedatums als auch des Rücknahmedatums können die Leihstellungen bei Regiebaustellen mit Tagespauschalen automatisiert abgerechnet werden. Die Kosten für die Leihstellungen werden in die Nachkalkulation (Kostenrechnung) übernommen. Bei Fixbaustellen erfolgt üblicherweise keine Verrechnung, sondern nur die Belastung der Baustelle.

Optimale Wartung mit Service- und Instandhaltungsplänen

Service- bzw. Instandhaltungspläne dienen einer optimalen Wartung und Pflege der Baumaschinen, auch hier können vorzeitig die anfallenden Reparaturkosten reduziert werden. Die Palettenverwaltung, neben noch vielen anderen Spezialfunktionen für die Baubranche, rundet das Thema Baustellenorganisation optimal ab.

Fakturen

Regiefakturen oder Pauschalfakturen mit Teil- & Schlussrechnungs-Automatiken können mit BMD ohne viel Aufwand erstellt werden. „Da Deckungsrücklässe und Haftrücklässe in der Bauwirtschaft laufend an Bedeutung gewinnen, hat sich BMD auch dieses Themas angenommen“, erläutert Poschinger. „Dabei werden bei der Fakturierung berücksichtigte Nachlässe in der Buchhaltung gesondert gebucht und die Haftbriefe in einer Garantien-Verwaltung mitgeführt.“

Finanzbuchhaltung

Nach erfolgter Kontrolle können sowohl die Ausgangs- als auch die Eingangsrechnungen in die Finanzbuchhaltung übergeleitet werden. Offene Postenverwaltung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr mit HFU-Liste unterstützen hier den täglichen Umgang mit Forderungen kunden- und lieferantenseitig. In der BMD Kostenrechnung erfolgt die Baustellennachkalkulation. Alle Erlöse können hiermit den Aufwänden (Personalaufwand, Materialaufwand, Fremdleistungen, Leihstellungen, eventuelle Reisekosten, Gemeinkosten) gegenübergestellt werden.

Der elektronische Baustellenakt

Der elektronische Baustellenakt rundet die Gesamtlösung elegant ab. Sämtliche Dokumente wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine bzw. Mahnungen werden vollautomatisch der Baustelle bzw. dem Kunden zugeordnet. Der gesamte Schriftverkehr kann im BMD Dokumentenmanagement einfach archiviert werden. E-Mails, Fotos, CAD-Entwürfe aber auch gescannte Dokumente stehen rasch zur Verfügung.