Mit Datensicherung teuren & unangenehmen Problemen vorbeugen

03.04.2023 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps Allgemeine News | Andreas HERMANN, Leitung BMD Technik

Eine professionelle Datensicherung beugt Unannehmlichkeiten im Unternehmen vor und ist somit eine wichtige Präventionsmaßnahme, die sich im Notfall zu 100% rentiert. Denn kaputte oder verlorene Daten kosten nicht nur Geld, sondern auch viel Zeit und Nerven.

Das hoffnungsvolle Bangen um Daten

Leider hat auch BMD mittlerweile sehr häufig mit defekten Datenbanken zu tun, wobei in bisher keinem einzigen Fall die BMD Business Software selbst der Verursacher war. Immer wieder treffen Meldungen von verzweifelten Kundinnen und Kunden ein, weil ihre Datenbank nicht mehr funktioniert. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Hardwaredefekte.
Die hoffnungsvolle Bitte lautet in der Regel: „Ist es möglich, von meinen Daten noch etwas zu retten?“ Wenn sich Kunden bei BMD melden, ist es in vielen Fällen schon sehr spät – und oft auch zu spät. Das Bangen um wertvolle Unternehmensdaten lässt sich jedoch vermeiden, indem regelmäßig eine korrekte und vollständige Datensicherung durchgeführt wird.

So erkennen Sie Datenbankprobleme

In beinahe allen Fällen zeichnen sich Datenbankdefekte bereits ab, bevor es zu einem großflächigen Problem kommt und können frühzeitig erkannt werden. Eindeutige Zeichen bzw. Hinweise sind:

Im Eventlog des Servers tauchen immer wieder Fehler auf (z. B. Disk Error). Leider werden diese Ereignisanzeigen oft nicht kontrolliert.
Ein (hoffentlich) eingerichteter SQL-Wartungsplan läuft bereits wochenlang nicht mehr korrekt und bricht mit einem Fehler ab. Leider wird das oft nicht bemerkt, weil keine Mail-Benachrichtigungen diesbezüglich eingerichtet worden sind.
Das SQL-Backup der Datenbank funktioniert schon lange nicht mehr, aber auch das bleibt unbemerkt.
Die Sicherungssoftware meldet Warnungen, dass Daten nicht gelesen werden können. Das Protokoll wird jedoch selten überprüft oder findet keine Beachtung.

Die unangenehmen Folgen einer fehlenden Datensicherung

Werden alle Warnungen und Kontrollen außer Acht gelassen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich bestimmte Funktionen der BMD NTCS ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr starten lassen, Eingaben nur mit einem Fehler quittiert werden und das ganze System immer langsamer wird. Oft wird der Server nach mehreren Wochen neu gestartet und plötzlich startet die Datenbank gar nicht mehr.
Meist ist es zu diesem Zeitpunkt dann bereits zu spät. Die Daten innerhalb der Datenbank sind defekt und können nicht mehr gelesen werden. Nun beginnt die Suche nach den Ursachen für das fehlende Backup: Wann hat das Problem begonnen? Gibt es eine Sicherung der Datenbank? Dabei wird meistens festgestellt, dass die letzte funktionierende Datensicherung bereits mehrere Wochen alt ist.
In solchen Fällen kann BMD versuchen, die Daten in der SQL-Datenbank zu rekonstruieren, jedoch kostet dies viel Zeit und auch Geld und funktioniert nicht immer. Somit kann es passieren, dass Kunden ganze Wochen oder auch Monate an Arbeit verlieren.

Das Problem von Schadsoftware

Ein ebenfalls sehr häufig auftretendes Problem ist der Befall des Rechners oder Servers durch Schadsoftware. Immer mehr Kunden führen ihre Sicherung lediglich auf Festplatten durch, was grundsätzlich ein guter Ansatz ist, jedoch niemals das einzige Backup sein sollte. Die Schadsoftware versucht sehr häufig, diese Sicherungen zu verschlüsseln.
Gibt es dann auch kein Offline-Backup – typischerweise in Form einer Bandsicherung – und sind die Daten verschlüsselt, ist auch die BMD Technik machtlos und kann nicht mehr helfen. Die SQL- Datenbank ist dabei eher selten betroffen. Denn solange diese läuft, können die Files nicht verschlüsselt werden. Jedoch werden in solchen Fällen meist die kompletten Archivdaten verschlüsselt.

Wirken Sie Datenproblemen pro-aktiv entgegen

In solchen Fällen hilft nur ein funktionierendes Backup-Konzept, das vor einem Zugriff durch Schadsoftware geschützt ist. In der Praxis gestaltet es sich sehr oft so, dass das Backup zwar schon einmal eingerichtet wurde, jedoch seit Wochen oder Monaten nicht mehr richtig funktioniert.
Die tägliche Sicherung wichtiger Daten ist bedauerlicherweise ein vielfach vernachlässigtes Thema. Da man die Datensicherung im Idealfall niemals braucht, wird der Konfigurationsaufwand bewusst oder unbewusst oft vernachlässigt. Doch kommt es in der Realität zu einem Daten- oder Rechnercrash, ist die Sicherung, auf die man in diesem Fall zurückgreifen kann, meist unbezahlbar. Insbesondere beim Befall durch eine Schadsoftware, die Daten verschlüsselt, ist ein vorhandenes Backup Gold wert. Deshalb rentiert es sich für Unternehmen, Datenproblemen pro-aktiv entgegenzuwirken.

So sichern Sie Ihre NTCS Daten

Die NTCS Software besteht grundsätzlich aus drei Teilen. Einerseits gibt es das NTCS Programm selbst, welches keinerlei Daten beinhaltet. Die Daten als solches werden im Hintergrund in einer SQL-Datenbank gespeichert. Darüber hinaus gibt es noch das BMD Archiv. Die Dokumente aus dem Archiv werden allerdings nicht in der Datenbank, sondern in einem zusätzlichen Verzeichnis abgelegt.
Das Programm und das Archivverzeichnis können grundsätzlich durch einfaches Kopieren gesichert werden. Bei der SQL-Datenbank hingegen ist eine Sicherung nicht ganz so einfach. Diese muss entweder im beendeten Zustand oder über die Backup-Funktion des SQL-Servers selbst gesichert werden.
Die NTCS bietet eine ganz einfache Möglichkeit, um eine tägliche Datensicherung schnell und unkompliziert zu konfigurieren, und das ohne spezielle SQL-Datenbankkenntnisse. Um die Sicherung einzurichten, muss die NTCS mit administrativen Rechten direkt am PC bzw. Server gestartet werden. Dazu wählen Sie in der NTCS Software unter „Tools“ - „Datenbank“ - „Sicherungsassistent“ den Punkt „Sicherung planen...“. Unter „Extras“ - „Standardjobs anlegen“ kann ein Vorschlag von BMD importiert werden. Dieser beinhaltet eine tägliche und vollständige SQL-Sicherung, die um 22:00 Uhr durchgeführt wird. Zusätzlich wird mehrmals am Tag eine Differenz- bzw. Transaktionslog-Sicherung in die Wege geleitet.

Das müssen Sie bei der Datensicherung beachten

Zu beachten ist, dass das Verzeichnis, in dem die Sicherungen erstellt werden, am SQL-Server vorhanden sein muss. Ist dies nicht der Fall, funktioniert die Sicherung nicht ordnungsgemäß und auch sogenannte Netzwerkshares funktionieren nicht, da die Sicherung auf ein vorhandenes, lokales Laufwerk erfolgen muss.
Als Standardverzeichnis wird das Workverzeichnis der NTCS Installation verwendet. Wichtig ist dabei, dass dieser Sicherungsvorschlag direkt auf den SQL-Server durchgeschrieben wird. Das bedeutet, dass die Kontrolle der erfolgreichen Sicherung ebenfalls am SQL-Server selbst erfolgen muss. Dazu kann und sollte eine automatische Benachrichtigung via E-Mail am SQL-Server eingerichtet werden. Entsprechende Informationen dazu finden Sie auf unserer Website unter Support & Technik.
Das SQL-Backup-File, das NTCS Programmverzeichnis und auch die gelisteten Archivpfade müssen anschließend auf ein anderes Medium kopiert werden. Ob dies entweder traditionell über eine tägliche Bandsicherung oder auf ein eigenes Backup2Disk-System (also eine Festplattensicherung) erfolgt, obliegt Ihrer Entscheidung. Ein Backup auf ein externes Medium stellt sicher, dass auch im Falle eines Festplattenausfalls oder Schadsoftwarebefalls auf die Sicherung zurückgegriffen werden kann.

Alle Infos zur Datensicherung finden Sie auf der BMD Website

Ob die gesicherten Daten auch gelesen werden können, sollte in jedem Fall durch regelmäßige Rücksicherungen getestet werden. Nur so lässt sich feststellen, ob sich die erstellten Backups im Notfall auch verwenden lassen. Die tägliche Sicherung obliegt der Verantwortung des Kunden.
Auf unserer Website finden Sie im Bereich „Technik & Support“ alle Anleitungen, um die Sicherung auch ohne NTCS Assistent direkt am SQL-Server zu konfigurieren. Dort befindet sich auch eine Anleitung, um ein Restore der Datenbank durchzuführen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Datensicherung – und dass Sie diese nie in einem Notfall benötigen werden!