Mehr Zeitersparnis und weniger Wartungskosten dank BMD

08.09.2022 | Praxisberichte | Mag. (FH) Michael Wölfl (Prokurist und Bereichsleiter Personal & Finanzen), Andrea Schauflinger (BMD)

Mehr Zeitersparnis, reduzierte Wartungskosten und eine verbesserte Datenqualität: Dies sind nur drei der wesentlichen Verbesserungen, welche die GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH dank BMD erzielt.

Zusammenführung auf eine zentrale Gesamtlösung

Die GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH mit Sitz in St. Pölten-Hart ist einer der größten Integrativen Betriebe Österreichs sowie ein attraktiver Arbeitgeber im Raum St. Pölten. Die Mission und der gesetzliche Auftrag des Betriebes ist es, Menschen mit Beeinträchtigungen zu beschäftigen und auszubilden. Das Angebot der GW St. Pölten reicht dabei von Metall- und Elektroproduktion über Textilarbeiten, Schilder, Druck und Werbetechnik bis hin zu Dienstleistungen wie Grünraumpflege, Gebäudereinigung und Sanierung.

Der Hauptgrund für die Umstellung auf BMD war die Zusammenführung auf eine zentrale Gesamtlösung, um alle HR-Agenden effizienter und zeitsparender abzuwickeln. Dabei hat die BMD Business Software bei der GW St. Pölten verschiedene Altsysteme abgelöst. In den Bereichen Personalverrechnung, Zeiterfassung samt Dienstplanung sowie Personalinformation vertraut die GW St. Pölten nun zu 100% auf BMD.

Datenqualität deutlich verbessert

„Im Auswahlverfahren fiel die Letztentscheidung für BMD, weil hier einerseits alle Anforderungen am besten abgedeckt wurden und andererseits das Vertrauen durch sehr positive Erfahrungswerte von anderen Integrativen Betrieben, unserem Wirtschaftsprüfer und weiteren Parteien am größten war“, bestätigt Michael Wölfl (Prokurist und Bereichsleiter Personal & Finanzen, GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH).

Mit BMD hat die GW St. Pölten eine führende Softwarelösung mit zentraler Datenverwaltung zur Verfügung, die deutlich weniger Schnittstellen aufweist. Dadurch hat sich die Daten- und Informationsqualität im Betrieb aufgrund der Einführung von BMD deutlich verbessert. So sind beispielsweise Mehrfacheingaben von Daten nicht mehr notwendig. Darüber hinaus vereinfacht BMD zahlreiche, vormals händisch durchgeführte Prozesse und überzeugt mit Automatisierungen, wie z. B. durch den digitalen Personalakt.

Wartungskosten eingespart und Mitarbeitende freigespielt

Programmunterstützte Routinen lösen manuelle Tätigkeiten ab, wodurch Mitarbeiter/innen einerseits entlastet werden und sich andererseits verstärkt auf Kernaufgaben konzentrieren können. Sie haben so weniger Druck und Stress bei der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung. All dies steigert auch die Produktivität der GW St. Pölten, da Mitarbeiter/innen nun wieder entspannter arbeiten und insbesondere für wertschöpfende Tätigkeiten freigespielt sind.

Praktische Workflows unterstützen Mitarbeitende und Teams bei komplexen Aufgaben, sodass eine Übersicht über alle Arbeitstätigkeiten zu jeder Zeit gegeben ist und keine Aufgaben auf der Strecke bleiben. Nicht zuletzt schlägt sich der Umstieg auf BMD auch finanziell zu Buche, da die Wartungskosten für IT-Systeme um insgesamt ca. 25% gesenkt werden konnten.

Gute Zusammenarbeit auf beiden Seiten

Die Arbeiten in der Projektvorbereitungs- und Planungsphase waren sehr intensiv, wobei alle wichtigen Grundlagen gemeinsam mit dem BMD Projektmanagement für den insgesamt erfolgreichen Projektverlauf geschaffen wurden.

„Allgemein betrachtet hat die Zusammenarbeit mit BMD gut geklappt“, subsummiert Michael Wölfl über den Verlauf des Projekts. „Die Projektleitung hatte immer ein offenes Ohr, hat sich zeitnah um Fragen und Anliegen gekümmert sowie diese intern mit dem Beraterteam koordiniert und klar an uns zurück kommuniziert. Die Berater/innen haben unsere Anforderungen kritisch hinterfragt und gemeinsam mit unserem HR-Team versucht, praktikable und passende Lösungen zu finden. Das BMD Team weiß sehr genau, was es tut und gibt das auch weiter. Durch gemeinsame Diskussionen, Schulungen usw. haben beide Seiten voneinander profitiert.“

Somit stand dem Startschuss des Echtbetriebs am 1. Januar 2022 nichts im Wege. Kleinere Anlaufschwierigkeiten konnten aufgrund der geplanten Begleitung im Echtbetrieb durch die BMD Trainer/innen zeitnah gelöst werden. Auch zeigt sich Michael Wölfl über die Dynamiken in den Projektteams sehr zufrieden: „Die Stimmung und Arbeitsweise im gesamten Projektteam war generell positiv und konzentriert. Phasenweise haben wir gemeinsam geschwitzt, aber auch viel gelacht.“