Ludwig Boltzmann Gesellschaft & BMD: Weniger Verwaltung – mehr Zeit für Kernthemen

07.05.2025 | Praxisberichte | Marion Frauwallner, Lenka Binding, Helene Roselstorfer

Mit der Erweiterung ihrer BMD Lösung hat die Ludwig Boltzmann Gesellschaft (LBG) noch mehr Effizienz geschaffen: Dank vielfältiger Automatisierungen und einem hohen Integrationsgrad erleben die Mitarbeitenden mehr Transparenz und schnellere Prozesse bei reduzierter händischer Arbeit im Alltag. Der erfolgreiche Einsatz der Software zeigt, wie BMD auch Forschungseinrichtungen helfen kann, Prozesse nachhaltig zu verbessern.

Digitale Transformation in der Forschung

Die LBG ist eine außeruniversitäre Forschungsorganisation mit Sitz in Wien, die 1960 gegründet wurde und sich thematisch auf Medizin, Life Sciences sowie Geistes-, Sozial- und Kulturwissenschaften konzentriert. In Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen betreibt sie 20 Ludwig Boltzmann Institute in ganz Österreich. Diese initiieren neue Forschungsthemen, reagieren flexibel auf aktuelle gesellschaftliche bzw. wissenschaftliche Entwicklungen und betreiben interdisziplinäre Pionierforschung.

Wie viele andere Institutionen stand auch die LBG vor der Herausforderung, interne Verwaltungsprozesse zu verschlanken. Ineffiziente Altsysteme, viele manuelle Prozesse und fehleranfällige Excel-Listen erschwerten das tägliche Arbeiten. Deshalb entschied sich die LBG bereits 2022 für die Einführung der BMD Lohnverrechnung und dem BMD Personalinformationssystem, wobei auch Teile des Customer Relationship Managements (CRM) implementiert wurden. Seit diesem Zeitpunkt hat die LBG außerdem die BMD Zeiterfassung im Einsatz, auf die Mitarbeitende auch online über BMD Web zugreifen können.

Schritt für Schritt zur digitalen Transformation

Bereits im ersten Projekt zeigte sich, dass BMD nicht nur bestehende Prozesse erleichtert, sondern auch neue Möglichkeiten zur Automatisierung eröffnet. In der zweiten Phase folgte die Einführung der BMD Module für Rechnungswesen und Projektleistungserfassung, was einen weiteren Meilenstein für die Effizienz der gesamten Organisation darstellt.

Die Entscheidung für BMD fiel aufgrund der umfangreichen Funktionen und der hohen Benutzerfreundlichkeit der Software.

„Besonders überzeugt hat uns die nahtlose Integration, die eine effiziente Abwicklung vieler für uns relevanter Verwaltungsprozesse ermöglicht. Die spezifische Anpassbarkeit an unsere Anforderungen als Forschungsorganisation sowie die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, waren weitere entscheidende Faktoren. Auch schätzen wir den zuverlässigen Support und die kontinuierliche Weiterentwicklung der BMD Software, die eine langfristige und zukunftssichere Lösung für unsere Organisation darstellt“, fasst Marion Frauwallner (Ludwig Boltzmann Gesellschaft) die vielen Vorteile zusammen.

Nahtlose Integration und individuelle Anpassung

Die Einführung und Erweiterung des BMD Systems hat für die LBG spürbare Effekte: Alle relevanten Prozesse sind miteinander verknüpft – von der Zeiterfassung über die Projektleistungserfassung und das Rechnungswesen bis hin zur Eingangsrechnungskontrolle. Das ermöglicht eine wesentlich effizientere Zusammenarbeit, da Daten automatisiert von einem in den anderen Bereich übertragen werden und Mitarbeitende diese nicht mehr händisch in verschiedene Systeme eingeben müssen. Die hohe Integration reduziert außerdem Schnittstellen, was weitere manuelle Eingaben und damit verbundene Fehlerquellen minimiert.

„Durch die Einführung von BMD haben sich zahlreiche Arbeitsprozesse verbessert. Wir können vor allem eine bessere Datenverfügbarkeit gewährleisten, was zu deutlichen Zeitersparnissen führt“, freut sich Marion Frauwallner. Sowohl in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung als auch in der Projektleistungserfassung stehen den Mitarbeitenden jetzt detaillierte und tagesaktuelle Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, die sich mit wenigen Klicks erstellen lassen. Das Führen unterschiedlicher, teilweise recht fehleranfälliger Excel-Listen ist damit nicht mehr notwendig.

Digitale Effizienz statt Papierchaos

Auch punktet BMD mit einheitlichen Abläufen und einer übersichtlichen, nachvollziehbaren Dokumentation im Rahmen von Freigabeprozessen wie der Eingangsrechnungskontrolle. Die Assistentinnen und Assistenten der LBG digitalisieren und erfassen Eingangsrechnungen direkt im System und müssen sich nicht mehr mit Papierrechnungen herumschlagen. Gescannte Rechnungsmerkmale lassen sich dank der OCR-Erkennung automatisch ins System übertragen und können bei Bedarf durch die Mitarbeitenden weiter ergänzt werden. Der Eingangsrechnungsworkflow sorgt mithilfe eines individuell adaptierten Berechtigungssystems dafür, dass digitale Belege direkt an die korrekten Sachbearbeitenden zur Freigabe und Überprüfung weitergeleitet werden. Das führt zu deutlich mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vergleich zu früher.

Weitere Erleichterungen ergeben sich durch Digitalisierungsprozesse im Zahlungsverkehr: So führen Mitarbeitende Bankbuchungen jetzt automatisiert in BMD durch. Neu eingeführt ist auch der digitale Lieferantenzahlungsverkehr, womit Zahlungen an Lieferanten nicht mehr manuell im Onlinebanking durchgeführt werden müssen, sondern sich direkt in der Software erledigen lassen.

Ergebnisse, die überzeugen

Die erfolgreiche Implementierung war auch dem engen Austausch mit dem BMD Projektmanagement zu verdanken.

„Bereits in der Planungsphase wurden unsere spezifischen Anforderungen genau analysiert und in die Implementierung einbezogen. Während der Einführung stand uns das Team von BMD stets beratend zur Seite und unterstützte uns dabei, die Software optimal an unsere Prozesse anzupassen. Auch bei Herausforderungen während der Umstellung reagierte BMD schnell und lösungsorientiert. Wir sind sehr zufrieden“, lobt Marion Frauwallner die Kooperation zwischen den Teams von BMD und LBG.

Besonders schätzt der Kunde auch die enge Abstimmung sowie die transparente Kommunikation während des gesamten Projekts. Durch die professionelle Unterstützung konnte die Umstellung auf die neuen BMD Module effizient durchgeführt und die Software schnell in den Arbeitsalltag integriert werden. Wie vielen anderen Einrichtungen bleibt auch der LBG nun weitaus mehr Zeit für Forschungsarbeiten und andere Kernaufgaben.

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