Kassenprüfungen: Wie bereite ich mich vor?

20.08.2018 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps Allgemeine News | Dr. Markus Knasmüller

Wie sieht die ideale Vorbereitung auf eine Kassenprüfung aus? Die BMD Software und ein neues Seminarangebot unterstützen Sie in diesen Belangen. Beispielsweise können Sie Datenerfassungsprotokolle selbst prüfen.

Ein gutes Jahr ist nun die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Kraft und die meisten Kassenumstellungen sind überstanden. Ab und zu sieht man noch Belege, die per Hand oder zumindest nicht mit einer – der RKSV entsprechenden – Kasse, erstellt werden. Eine Abstimmung von Zahlen aus Finanzministerium und Wirtschaftskammer ergibt ca. 10 % noch nicht angemeldete Kassen.

Das wäre eigentlich recht positiv, jedoch stimmen andere Zahlen nachdenklich. Sie zeigen, dass ein weiteres Problem offensichtlich viel verbreiteter ist, als gedacht. Es handelt sich dabei um eine zwar grundsätzlich korrekt angemeldete Registrierkasse, die aber in einzelnen Fällen fehlerhaft ist. Das BMF berichtet davon, dass nach mehreren Monaten Kontrollphase 5.677 von 15.744 überprüften Nullbelegen fehlerhaft waren.

Überprüfungen von Datenerfassungsprotokollen

Ähnlich deutlich ist das Ergebnis bei durchgeführten Überprüfungen von Datenerfassungsprotokollen, die im Regelfall nicht wie der Belegtest bei Kassennachschauen, sondern im Rahmen von Betriebsprüfungen durchgeführt werden. Hier waren 707 von 2.727 (26 %) fehlerhaft. Wird dabei nur die Anzahl an geprüften Unternehmen – also nicht an Kassen – analysiert, so zeigt das Ergebnis eine noch größere Fehlerquote auf: Von 1.018 geprüften Unternehmen wiesen 549 ein fehlerhaftes Protokoll auf, also 54 % (siehe dazu auch SWK-Heft 13/14 aus 2018, Markus Knasmüller, RKSV: Zeit für eine Bilanz).

Grund genug, um sich rechtzeitig auf derartige Überprüfungen vorzubereiten. Ist es beim einzelnen Belegtest sehr einfach die Belege mit Hilfe der BMF-BelegApp zu prüfen, ist dies bei Datenerfassungsprotokollen wesentlich schwieriger. Wer schon einmal derartige Protokolle geöffnet hat, weiß, dass diese Aneinanderreihung von Zeichen nur von einem Computer interpretiert werden kann.

Neues Prüfprogramm

Die BMD Software schafft hier Abhilfe: Im Lizenzmodul Kanzleiinformation findet sich neu auch ein Prüfprogramm mit dessen Hilfe Datenerfassungsprotokolle selbst geprüft werden können. Unter Angabe des AES-Schlüssels wird das Protokoll syntaktisch und bezüglich aller Verkettungen und Umsatzzählerberechnungen kontrolliert. Dies ist völlig unabhängig von FinanzOnline-Zugangsdaten und vom Kassenhersteller möglich. Somit werden die wesentlichsten Punkte geprüft und abgesehen von Analysen im Zusammenhang mit der Registrierkassendatenbank des BMF (etwa wurde die Kasse rechtzeitig angemeldet, etc.), die technisch dem Ministerium vorbehalten sind, werden wohl alle möglichen Fehler in einem Datenerfassungsprotokoll überprüft. Die Registrierkasse betreffend ist das die ideale Vorbereitung auf eine anstehende Betriebsprüfung.

Visualisierung des RKSV-DEPs in der NTCS-Klienteninformation

Neues BMD-Seminar

Dazu passend werde ich im Herbst/Winter gemeinsam mit dem Leiter der Finanzpolizei im BMF, Wilfried Lehner, MLS ein Seminar zum Thema „Hilfe – Kassennachschau durch die Finpol“ halten. Dabei wird genau darauf eingegangen, was bei diesen Kassennachschauen (oder auch Kassenprüfungen im Rahmen der Betriebsprüfung) geprüft wird und wie Sie sich darauf vorbereiten können. Insbesondere werden auch viele Praxisfälle mit Fehlern aus verschiedensten Kassenprogrammen behandelt. Das Seminar ist für alle im Einsatz befindlichen Kassenprogramme geeignet. Nähere Informationen dazu finden sich aktuell auf https://www.bmd.com/rksv

Dr. Markus Knasmüller
Leiter SW-Entwicklung BMD
Gerichtlich zertifizierter Sachverständiger (u. a. für Kassensoftware)

Übrigens: Dr. Knasmüller hat gemeinsam mit Prof. Ritz (Fachexperte für Verfahrens- und Organisationsrecht im BMF i.R.), Dr. Koran (Richterin am BFG) und Dr. Kutschera (Leiter des Fachsenates für Datenverarbeitung der KSW) das neue Standardwerk Handbuch Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht geschrieben. Das Buch erscheint im Oktober beim Linde Verlag.